Miejsce dokumentu w aktach osobowych pracownika

Użytkowniczka zwróciła się do nas z pytaniem dotyczącym przechowywania dokumentów w aktach osobowych pracownika. Prosiła o wyjaśnienie, w jaki sposób należy przechowywać dokumenty w części B akt osobowych pracownika i czy ma znaczenie ich kolejność.

Warto wskazać, że jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązuje założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników. Zatrudniający zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego podwładnego akta osobowe.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest to szczególnie istotne ze względu na fakt, że naruszenie tych zasad może skutkować karą grzywny. Zgodnie bowiem z art. 281 Kodeksu pracy, kto:

nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wskazany w przepisach czas,albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Powyższe obowiązki wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prawidłowego prowadzenia akt osobowych reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2028 w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

W część A powinna zawierać wszelką dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata do pracy o zatrudnienie.

Z treści rozporządzenia wynika, że w części A przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Należy jednak pamiętać o art. 22(1) Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących, m.in. wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy gdy te informacje są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, co do zasady zbiera od kandydata do pracy m.in. informacje na temat jego dotychczasowego doświadczenia czy stopnia wykształcenia, co powinno zostać potwierdzone przedłożeniem przez kandydata do pracy stosownymi dokumentami. Osoba, która ma nawiązać z pracodawcą stosunek pracy do momentu podpisania umowy o pracę nie posiada jeszcze statusu pracownika. Jest kandydatem do pracy.

Od kandydata wymaga się chociażby przedłożenia do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku oraz wypełnienia kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wszystkie dokumenty otrzymane od kandydata do pracy przez pracodawcę, należy umieścić w części A akt osobowych pracownika. W praktyce, dokumenty te otrzymuje pracownik działu kadrowego.

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania – oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie – również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 221 § 2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:

pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
kwestionariusz osobowy dla pracownika,
oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
informacja dotycząca równego traktowania,
orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich,
dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy,
dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego,
oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

Od 21 marca 2023 r. w części B akt osobowych należy także przechowywać potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania. Od 7 kwietnia 2023 r. w części B akt osobowych należy także zamieścić dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalne.

Podobnie jak w części A, w części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika. Odpowiadając natomiast na pytanie Użytkowniczki wskazujemy, że z przepisów nie wynika kolejność w jakiej dokumenty mają zostać ułożone. Wystarczy zatem, że będą uszeregowane według ich daty.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny na dzień: 7 grudnia 2023 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

Umowa o dzieło - umowa zlecenie

Wielokrotnie spotykamy się z problematyką, jaką jest wybór właściwego rodzaju umowy. Najczęściej mylonymi i błędnie stosowanymi umowami są umowa o dzieło/umowa zlecenie. Zarówno umowa o dzieło, jak i umowa zlecenie są umowami cywilnoprawnymi, pełnią jednakże zdecydowanie inne funkcje i powodują różne skutki. Istotą zawarcia umowy o dzieło jest zobowiązanie się przyjmującego zamówienie do wykonania określonego, szczegółowo w umowie dzieła, zaś strony zmawiającej do zapłaty wynagrodzenia. Istotą umowy zlecenia jest wykonanie nie przez przyjmującego zlecenie określonej czynności prawnej lub faktycznej.

Pobierz poradnik