Koszty egzekucyjne w egzekucji podatkowej: kiedy można je naliczyć ponownie?

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Czy Urząd Skarbowy może po raz kolejny naliczyć koszta egzekucyjne za ten sam dług?

Spis treści:

1. Wprowadzenie - czym są koszty egzekucyjne
2. Przepisy regulujące naliczanie kosztów - kluczowe zasady
3. Kiedy koszty mogą być naliczone przy ponownej egzekucji
4. Moment, od którego naliczane są koszty egzekucyjne
5. Podsumowanie - co prawo dopuszcza, a co stanowi nadużycie

Wprowadzenie - czym są koszty egzekucyjne

Koszty egzekucyjne to kategoria obciążeń, która pojawia się na styku obowiązku podatkowego i mechanizmów jego przymusowego wyegzekwowania. W praktycznym ujęciu nie są one „karą” za zaległość, lecz środkiem mającym pokryć konkretne czynności i wydatki ponoszone przez organ egzekucyjny w związku z dochodzeniem należności. Z punktu widzenia osoby, przeciwko której prowadzona jest egzekucja, w pozytywnym ujęciu pełnią funkcję rozliczeniową - pokazują, za co naprawdę pobierane są dodatkowe opłaty poza samą kwotą główną długu.

W praktyce koszty te dzielą się na kilka kategorii, które odpowiadają różnym etapom i rodzajom działań. Najprościej myśleć o nich w trzech warstwach: koszty związane z formalnym wszczęciem procedury i administracyjną obsługą sprawy, koszty bezpośrednio związane z realizacją konkretnych czynności egzekucyjnych (jak np. doręczenia, zajęcia rachunków czy wynagrodzeń) oraz zwroty wydatków rzeczywiście poniesionych przez organ (np. opłaty pocztowe, koszty przejazdów, koszty zastępstwa procesowego tam, gdzie występują).

Warto podkreślić, że celem systemu nie jest „maksymalizacja wpływów”, lecz zapewnienie przejrzystości i proporcjonalności obciążeń. Oznacza to, że koszty powinny odzwierciedlać rzeczywiście wykonane czynności i poniesione wydatki - każda pozycja w rozliczeniu kosztów powinna dać się przypisać do konkretnej aktywności organu. W praktyce administracyjnej wymaga to prowadzenia dokumentacji oraz sporządzenia rozliczenia kosztów, tak by dłużnik mógł ocenić, czy obciążenia są uzasadnione.

Równocześnie system przewiduje mechanizmy różnicujące sytuacje: część opłat jest związana ze „startem” procedury - są to opłaty administracyjne pobierane przy uruchomieniu egzekucji - natomiast inne powstają dopiero w wyniku konkretnych działań. W praktyce oznacza to, że w przypadku ponownego podejmowania działań przeciwko tej samej należności może wystąpić mieszanina kosztów: niektóre będą „nowe” (wynikające z nowych czynności), inne będą powtórzeniem już poniesionych wydatków tylko wtedy, gdy faktycznie zostały wykonane ponownie.

Z punktu widzenia osoby zadłużonej, najistotniejsze są trzy praktyczne obserwacje. Po pierwsze: każde rozliczenie kosztów powinno być czytelne - pozycje muszą być opisane w sposób umożliwiający powiązanie ich z konkretnymi działaniami organu. Po drugie: koszty odzwierciedlają przede wszystkim czynności faktycznie wykonane lub wydatki faktycznie poniesione; jeżeli dana czynność nie miała miejsca, odpowiednie obciążenie powinno budzić wątpliwość. Po trzecie: istnienie „opłaty za uruchomienie” procedury nie wyklucza późniejszych pozycji związanych z wykonywaniem konkretnych działań, ale wszystkie one razem muszą tworzyć logiczną, udokumentowaną całość.

Podsumowując - na poziomie praktycznym koszty egzekucyjne to nie tajemnicze dopłaty, lecz wyodrębniona grupa opłat mających odzwierciedlać pracę i wydatki organu przy dochodzeniu należności. Ich obecność i struktura powinny być zrozumiałe dla dłużnika, a ich naliczenie powinno wynikać z realnych czynności, nie zaś z automatycznego mnożenia pozycji bez podstawy. Dobra praktyka administracyjna oraz czytelna dokumentacja to elementy, które minimalizują spory i zapewniają, że obciążenia są sprawiedliwe i przewidywalne.

Przepisy regulujące naliczanie kosztów - kluczowe zasady

System naliczania kosztów egzekucyjnych opiera się na kilku fundamentalnych zasadach, które określają zarówno to, jakie opłaty mogą zostać pobrane, jak i kiedy ich naliczenie jest uzasadnione. Ramy prawne są tu dość precyzyjne i tworzą spójny mechanizm mający zapewnić, by każda pobrana opłata była powiązana z realnym działaniem organu.

Pierwsza z zasad dotyczy charakteru samych kosztów - mają one odpowiadać rzeczywistym czynnościom lub faktycznie poniesionym wydatkom związanym z prowadzeniem egzekucji. Oznacza to, że organ nie może obciążać dłużnika opłatami symbolicznymi czy „automatycznymi”, jeżeli nie stoją za nimi konkretne działania. Stąd tak duża waga przykładana jest do dokumentowania czynności, tworzenia rozliczeń oraz umożliwienia stronie wglądu w strukturę i źródło naliczonych kwot.

Druga zasada odnosi się do momentu pobierania opłat. System przewiduje zarówno koszty związane ze startem procedury, jak i opłaty pojawiające się dopiero w toku działań, np. przy doręczeniach, zajęciach czy podejmowaniu środków przymusu. Regulacje przewidują również sytuacje, w których opłaty są pobierane ponownie - przykładowo wtedy, gdy postępowanie musi być rozpoczęte od nowa, albo gdy nowe czynności są konieczne do dalszego prowadzenia sprawy. To, czy dana opłata może pojawić się ponownie, zależy nie od samego istnienia długu, lecz od przebiegu i charakteru działań organu.

Trzecia zasada to transparentność. Organ ma obowiązek przedstawić stronie rozliczenie kosztów w sposób, który pozwala ustalić, skąd wzięła się każda pozycja. Praktyka administracyjna kładzie duży nacisk na to, aby dłużnik miał możliwość oceny zasadności naliczenia poszczególnych opłat - zarówno tych związanych z czynnościami, jak i tych o charakterze administracyjno-operacyjnym.

Wreszcie, ramy prawne przewidują również mechanizmy ochronne: możliwość kwestionowania wysokości kosztów, żądania wyjaśnień, czy wykazania, że określona czynność nie została wykonana. Takie rozwiązania mają ograniczać ryzyko nadużyć i zapewnić, że system egzekucyjny będzie opierał się na zasadzie proporcjonalności.

Kiedy koszty mogą być naliczone przy ponownej egzekucji

Ponowne naliczenie kosztów egzekucyjnych budzi zrozumiałe emocje - dla dłużnika może wyglądać jak „płacenie dwa razy za to samo”. W rzeczywistości jednak system egzekucyjny działa według określonej logiki, w której kluczową rolę odgrywa to, jakie czynności organ musi wykonać, aby skutecznie dochodzić należności.

Najprościej mówiąc: koszty mogą pojawić się ponownie, jeśli organ rzeczywiście podejmuje nowe działania. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w których wcześniejsza egzekucja została zakończona, umorzona albo po prostu nie przyniosła rezultatu - wtedy procedura rozpoczyna się od nowa. Nowe wszczęcie to również nowa praca administracyjna, nowe dokumenty, nowe doręczenia i często także nowe środki egzekucyjne. To nie jest „kontynuacja” poprzedniego procesu, lecz jego kolejna odsłona, w pełni formalna i samodzielna.

Koszty mogą pojawić się również wtedy, gdy organ, mimo prowadzenia tej samej sprawy, musi zastosować inne działania niż dotychczas. Każde zajęcie, każde zapytanie do instytucji, każde doręczenie czy podjęta czynność to realna praca, która generuje konkretne wydatki. Jeśli pojawiają się nowe czynności - pojawiają się też odpowiadające im koszty. Nie są one powtórzeniem wcześniejszych, lecz odzwierciedleniem nowego etapu działań.

Istotne jest jednak to, że ponowne naliczenie kosztów nie oznacza pełnej dowolności. Cały system opiera się na zasadzie proporcjonalności i przejrzystości - koszty muszą wynikać z tego, co rzeczywiście zostało wykonane. Nie ma podstaw do powielania opłat za czynności, które już wcześniej miały miejsce, ani do doliczania pozycji, których organ faktycznie nie zrealizował. Dlatego każde rozliczenie powinno być jasne, opisane i możliwe do zweryfikowania.

W praktyce więc ponowne naliczenie kosztów nie zależy od tego, czy dług jest „ten sam”, lecz od tego, czy organ musiał wykonać nowe działania. Jeśli tak - koszty są naturalną konsekwencją procesu. Jeżeli nie - dłużnik ma prawo pytać i kwestionować to, co budzi wątpliwości.

Moment, od którego naliczane są koszty egzekucyjne

Koszty egzekucyjne pojawiają się dopiero wtedy, gdy organ dochodzi do wniosku, że dobrowolne uregulowanie należności nie nastąpi w rozsądnym czasie i konieczne jest sięgnięcie po środki przymusu. Innymi słowy, samo istnienie długu - nawet przewlekłe - nie uruchamia ich automatycznie. Dopiero konkretna czynność podejmowana przez organ, zmierzająca bezpośrednio do wyegzekwowania należności, otwiera drogę do ich naliczenia.

W praktyce wygląda to tak, że zanim dojdzie do obciążenia podatnika dodatkowymi kosztami, organ musi zainicjować realne działania egzekucyjne. Każde z nich ma swój ciężar finansowy, który jest proporcjonalny do rodzaju i nakładu pracy po stronie administracji. Co ważne, samo wysłanie ponagleń czy standardowej korespondencji nie jest traktowane jako podstawa do obciążania zobowiązanego dodatkowymi opłatami. Dopiero działania, które faktycznie ingerują w jego majątek - albo do takiej ingerencji prowadzą - rodzą koszty.

Warto też podkreślić, że organy są zobowiązane działać racjonalnie i w sposób możliwie najmniej uciążliwy. Jeżeli więc zobowiązanie zostanie uregulowane na wczesnym etapie lub podatnik wykaże dobrą wolę i skontaktuje się z organem, często zapobiega to podejmowaniu tych najbardziej kosztownych kroków. Z tego względu właśnie tak istotne jest wczesne reagowanie na korespondencję z urzędu i wyjaśnianie wszelkich niejasności na bieżąco.

Podsumowanie - co prawo dopuszcza, a co stanowi nadużycie

Rozważając zagadnienie ponownego naliczania kosztów egzekucyjnych przez organy skarbowe, warto spojrzeć na cały proces szerzej - nie jako na pojedynczą czynność administracyjną, ale jako na sekwencję działań, które mają prowadzić do odzyskania należności publicznoprawnych w sposób transparentny, proporcjonalny i przewidywalny dla zobowiązanego. System ten opiera się na założeniu, że każda ingerencja państwa w sytuację majątkową podatnika musi być nie tylko potrzebna, ale również adekwatna do celu, który ma zostać osiągnięty. Oznacza to, że koszty egzekucyjne nie mogą pojawiać się jako konsekwencja samego faktu istnienia zadłużenia, ale wyłącznie jako efekt podjęcia konkretnych, realnych działań, które z natury rzeczy generują określone wydatki po stronie administracji.

W praktyce oznacza to także, że organ nie może dowolnie powielać kosztów za te same czynności. Jeżeli dana procedura - na przykład zajęcie rachunku bankowego - została już przeprowadzona i wywołała określone skutki prawne, nie ma podstaw do ponownego naliczenia opłat z tytułu wykonania identycznego działania w tej samej sprawie. Kluczowa pozostaje tutaj przejrzystość procesu: każde nowe obciążenie finansowe musi wynikać z nowego etapu egzekucji, rzeczywistego, a nie formalnego, i uzasadnionego z punktu widzenia całego postępowania.

Nie mniej istotne jest to, że egzekucja administracyjna nie może być prowadzona w oderwaniu od zasady minimalnej uciążliwości. Organ powinien zawsze poszukiwać takich rozwiązań, które umożliwiają odzyskanie należności przy jak najmniejszym naruszeniu sfery majątkowej zobowiązanego. Jeśli istnieje sposób działania mniej kosztowny i równie skuteczny - to on powinien być wybrany. W ten sposób dłużnik chroniony jest przed nieuzasadnionym obciążeniem dodatkowymi kosztami, a organy administracji zobowiązane są do szczególnej staranności w podejmowaniu decyzji o uruchomieniu kolejnych środków egzekucyjnych.

Jednocześnie warto podkreślić, że postawa zobowiązanego ma realny wpływ na przebieg egzekucji. Szybki kontakt z organem, przedstawienie wyjaśnień, potwierdzenie wpłat czy wskazanie okoliczności, które mogą mieć znaczenie dla sprawy, często pozwala uniknąć czynności, które w przeciwnym razie byłyby nie tylko konieczne, ale i kosztowne. Egzekucja administracyjna nie jest procesem pozostawiającym dłużnika bez głosu - przeciwnie, system przewiduje szereg narzędzi, które pozwalają mu reagować, wnosić zastrzeżenia i wpływać na adekwatność podejmowanych działań.

Ostatecznie więc, choć samo istnienie długu może prowadzić do uruchomienia egzekucji, to naliczenie kosztów wymaga czegoś więcej: musi być efektem działań, które są rzeczywiście potrzebne i pozostają w racjonalnym związku z celem postępowania. Takie podejście nie tylko chroni zobowiązanego przed nadmiernymi obciążeniami, ale także wzmacnia przewidywalność i spójność całego systemu poboru należności publicznoprawnych.

 

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

 

Stan prawny: 8 grudnia 2025 r.

 Stan prawny:

1. Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji