Jak prowadzić działalność gospodarczą na etacie i ubiegać się o dofinansowanie – Przewodnik 2025

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Chciałbym w niedalekiej przyszłości otworzyć działalność gospodarczą, nadal jednak chcę pracować u obecnego pracodawcy, gdyż wszystkie pieniążki z działalności chciałby reinwestować w swoją firmę. Czy w mojej sytuacji mogę ubiegać się o dofinansowanie do mojej firmy. Podkreślę że do swojej firmy zostanie zatrudniony jeden pracownik na UoP i dwóch na UZ. Do firmy będzie potrzebny niezbędny sprzęt.

Czy można prowadzić działalność gospodarczą na etacie?

W polskim systemie prawnym nie ma przeciwwskazań, by łączyć zatrudnienie na umowie o pracę z prowadzeniem działalności gospodarczej. W praktyce wiele osób wybiera taki model – praca etatowa daje stabilność finansową, a działalność gospodarcza pozwala rozwijać własne pomysły i budować przyszłość firmy. To rozwiązanie szczególnie popularne wśród początkujących przedsiębiorców, którzy chcą przetestować swoją ofertę na rynku bez rezygnowania z dotychczasowych dochodów. Należy jednak pamiętać o potencjalnych ograniczeniach wynikających z umowy o pracę. Jeśli zawarto w niej klauzulę o zakazie konkurencji, to prowadzenie własnej działalności w podobnym zakresie jak działalność pracodawcy może być zabronione i rodzić konsekwencje prawne. Dlatego zawsze warto przeanalizować treść umowy i – w razie wątpliwości – skonsultować się z prawnikiem. Dobrze również poinformować pracodawcę o swoich planach, jeśli działalność nie wchodzi w konflikt z jego interesami – pozwala to uniknąć nieporozumień i buduje transparentność. Co istotne, osoby łączące etat z działalnością często mogą korzystać z preferencyjnych składek ZUS, jeśli to działalność jest ich "drugim" źródłem dochodu. Dzięki temu koszty prowadzenia firmy na początku są znacznie niższe. Warto jednak zadbać o odpowiednie planowanie czasu, by pogodzić obowiązki etatowe z rozwijaniem własnego biznesu – to wyzwanie logistyczne, ale możliwe do zrealizowania.

Dodatkowym atutem takiego rozwiązania jest możliwość reinwestowania całości zysków z działalności gospodarczej w rozwój firmy. Praca na etacie pokrywa bieżące potrzeby życiowe, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi wypłacać sobie wynagrodzenia z działalności, co pozwala np. szybciej zgromadzić środki na zakup sprzętu czy zatrudnienie pracowników. Taki model daje ogromną elastyczność i sprawia, że ryzyko związane z prowadzeniem firmy jest znacznie mniejsze. Oczywiście, trzeba pamiętać, że każda z form zatrudnienia wiąże się z osobnymi obowiązkami podatkowymi i rozliczeniowymi – pracując jednocześnie na etacie i prowadząc działalność, będziesz musiał złożyć odpowiednie deklaracje podatkowe, m.in. PIT-36. Należy także zadbać o właściwe prowadzenie księgowości i ewidencji. Niemniej, dla osób z planem na biznes i chęcią do działania, połączenie etatu z działalnością gospodarczą może być bardzo efektywnym i rozsądnym rozwiązaniem na start.

Dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej

Fakt, że jesteś zatrudniony na umowę o pracę, nie wyklucza Cię automatycznie z możliwości ubiegania się o dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Kluczowe jest tu spełnienie warunków danego programu – a te różnią się w zależności od instytucji i formy wsparcia. W przypadku dofinansowania z urzędu pracy (np. tzw. dotacji na start), najczęściej wymagane jest, aby osoba ubiegająca się o pomoc była bezrobotna zarejestrowana w urzędzie pracy. W takiej sytuacji etat rzeczywiście może stanowić przeszkodę. Natomiast w programach realizowanych przez fundusze unijne czy w ramach instrumentów wsparcia dla rozwoju przedsiębiorczości, często liczy się przede wszystkim pomysł, innowacyjność, a także gotowość do prowadzenia firmy i zatrudnienia pracowników.
Przykładem mogą być programy w ramach PARP (Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości) lub regionalnych instytucji wdrażających środki europejskie – tam warunkiem nie jest bycie osobą bezrobotną. Jeśli planujesz zatrudnić pracowników i zainwestować w sprzęt, może to stanowić atut we wniosku – świadczy o realnym potencjale rozwoju firmy. Należy jednak pamiętać, że dofinansowania często wymagają wkładu własnego oraz przedstawienia realistycznego i szczegółowego biznesplanu. Niektóre programy preferują osoby rozpoczynające działalność po raz pierwszy lub w konkretnej sytuacji życiowej, np. powracające na rynek pracy po urlopie macierzyńskim. Warto więc dokładnie przeanalizować, z jakich form wsparcia możesz skorzystać i odpowiednio przygotować się do złożenia wniosku.

Zatrudnienie pracowników na starcie działalności może pozytywnie wpłynąć na ocenę, ale to już wiesz, Twojego wniosku o dofinansowanie. Instytucje udzielające wsparcia – zwłaszcza te wykorzystujące środki publiczne – często premiują tworzenie nowych miejsc pracy, uznając je za istotny element rozwoju lokalnej gospodarki. Jeżeli planujesz zatrudnić jedną osobę na umowę o pracę oraz dwie kolejne na umowy zlecenie, dobrze jest to odpowiednio uzasadnić i wytłumaczyć we wniosku, np. ze względu na charakter pracy, sezonowość zleceń czy etap rozwoju firmy. Warto też podkreślić, że nawet zatrudnienie na podstawie UZ może zostać pozytywnie ocenione, jeśli jest to uzasadnione profilem działalności i pokazuje, że firma rzeczywiście potrzebuje dodatkowych rąk do pracy. Niektóre programy mogą nawet stawiać wymóg zatrudnienia pracownika jako warunek wypłaty środków lub ich rozliczenia – dlatego zapowiedź takiego działania od razu na początku może zadziałać na Twoją korzyść. Istotne jest, abyś wykazał, że zatrudnienie to nie tylko formalność, ale faktyczna potrzeba – poparta analizą rynku, planem rozwoju czy harmonogramem działań. Pomocne może być także dołączenie opisów stanowisk pracy, szacunkowych kosztów zatrudnienia i informacji o tym, jakie kwalifikacje będą wymagane od przyszłych pracowników. Przedstawienie zatrudnienia jako inwestycji w rozwój firmy i jej efektywność, a nie jako obowiązku wynikającego z wymogów formalnych, zwiększa szansę na uzyskanie wsparcia.

Koszty związane z zakupem sprzętu to częsty i uzasadniony element wniosków o dofinansowanie. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności sprzęt może stanowić niezbędne narzędzie pracy – czy to w branży usługowej, produkcyjnej, czy kreatywnej. Wniosek o wsparcie powinien jasno wskazywać, jaki sprzęt jest potrzebny, do czego będzie służył oraz jakie korzyści przyniesie jego zakup – np. zwiększenie wydajności, skrócenie czasu realizacji usług, poprawa jakości, czy rozszerzenie oferty firmy. Dobrze też pokazać, że sprzęt ten nie będzie zbędnym luksusem, ale realnym narzędziem pracy. Warto wskazać konkretne modele, szacunkowe ceny, a także uzasadnienie, dlaczego wybrano właśnie te rozwiązania – niektóre instytucje zwracają uwagę na racjonalność kosztów. Zakup środków trwałych bywa objęty szczególnymi zasadami – np. wymaga udokumentowania fakturą, utrzymania przez określony czas czy zakazu sprzedaży przez kilka lat. Ponadto zakup sprzętu może być jednym z największych wydatków na początku prowadzenia działalności, dlatego dobrze jest go dokładnie zaplanować i wpisać w harmonogram realizacji projektu. Należy też pamiętać, że jeśli sprzęt będzie współfinansowany ze środków publicznych, może podlegać kontroli w zakresie zgodności z deklarowanym celem użycia. Jasne określenie roli sprzętu w Twoim biznesie pokazuje, że masz konkretny plan działania, wiesz, czego potrzebujesz i jak to wykorzystać – co zdecydowanie zwiększa Twoją wiarygodność jako przyszłego przedsiębiorcy.

Kilka słów na koniec – jak przygotować się do ubiegania się o dofinansowanie?

Planując finansowanie swojej działalności gospodarczej, warto dokładnie przeanalizować wszystkie dostępne źródła wsparcia, uwzględniając przy tym swoją sytuację zawodową, planowane zatrudnienie oraz niezbędne inwestycje. Kluczowe jest, aby dopasować rodzaj dofinansowania swoich możliwości i potrzeb – inne warunki będą obowiązywały w przypadku dotacji z urzędu pracy, a inne w ramach programów unijnych czy regionalnych. Niezwykle istotne jest również rzetelne przygotowanie biznesplanu, który przedstawi realistyczną wizję rozwoju firmy, uwzględni koszty, harmonogram działań i celowość planowanych wydatków. Pamiętaj, że instytucje oceniające wnioski poszukują projektów przemyślanych, spójnych i rokujących na sukces. Warto też zadbać o prawidłowe uzasadnienie planowanego zatrudnienia i zakupu sprzętu – pokazując, że to nie tylko formalność, ale realna potrzeba wynikająca z charakteru działalności. Aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie wsparcia i uniknąć błędów formalnych, zdecydowanie warto skorzystać z pomocy doradców – zarówno w punktach informacyjnych funduszy europejskich, jak i u prywatnych konsultantów specjalizujących się w pozyskiwaniu dotacji. Ich doświadczenie może okazać się bezcenne, szczególnie przy interpretacji przepisów, przygotowaniu dokumentacji czy rozmowach z instytucjami finansującymi.

Zobacz także: Jak wybrać źródła i otrzymać dofinansowanie

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 23 kwietnia 2025 r.
Podstawa prawna:
1) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350)
2) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz.U. 1997 Nr 137 poz. 926)
3) Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646)
4) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93)
5) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 Nr 137 poz. 887)