Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:
Czy osoba, która ma działalność nierejestrowaną i praktycznie nigdy nie otrzymuje od klientów, będących osobami fizycznymi, nieprowadzących działaności gospodarczej, żądania otrzymania faktury, musi uzyskać NIP, aby zrealizować obowiązek rozliczania się w systemie e-faktur (i to nawet, jeśli nie jest się czynnym podatnikiem VAT, zawiera się umowy tylko B2C i nigdy nie ma potrzeby wystawić faktury, gdyż żaden klient o nie nie prosi)?
Spis treści:
- Wprowadzenie - czym jest działalność nierejestrowana
- Obowiązki dokumentacyjne przy działalności nierejestrowanej – faktury, paragony i ewidencja
- Nowe regulacje w zakresie e-faktur - co zmienia się w 2026 i co to oznacza dla małych podmiotów
- Podsumowanie i rekomendacje - kiedy wystarczą proste formy ewidencji, a kiedy potrzebne są bardziej zaawansowane rozwiązania
Wprowadzenie - czym jest działalność nierejestrowana
Działalność nierejestrowana, stanowi jedną z najbardziej elastycznych form prowadzenia drobnej aktywności zarobkowej w Polsce. Jej konstrukcja została pomyślana jako narzędzie ułatwiające osobom fizycznym rozpoczęcie prostych usług lub sprzedaży bez konieczności formalnego zakładania firmy, co znacząco obniża barierę wejścia na rynek. Dzięki temu rozwiązaniu wiele osób może legalnie testować pomysł na działalność gospodarczą, realizować okazjonalne zlecenia czy funkcjonować w mikroskali bez złożonych obowiązków rejestracyjnych i administracyjnych.
Kluczowym elementem odróżniającym działalność nierejestrowaną od zarejestrowanej działalności gospodarczej jest limit przychodów, który nie może przekroczyć miesięcznie wysokości minimalnego wynagrodzenia. Dopóki osoba fizyczna nie przekracza tego limitu i jednocześnie nie prowadziła zarejestrowanej działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy, może korzystać z dobrodziejstw działalności nierejestrowanej. Ten model funkcjonowania szczególnie dobrze sprawdza się przy usługach o niskiej intensywności, takich jak drobne korepetycje, rękodzieło, niewielkie usługi porządkowe czy sporadyczne wykonanie zleceń dla osób fizycznych.
Specyfiką działalności nierejestrowanej jest to, że mimo braku wpisu w CEIDG oraz braku formalnego statusu przedsiębiorcy, osoba wykonująca czynności zarobkowe w tym trybie nadal pozostaje stroną obrotu prawnego. Jej czynności mają charakter cywilnoprawny: zawiera umowy, ponosi odpowiedzialność za ewentualne wady usług czy towarów, a także jest zobowiązana do prowadzenia podstawowej ewidencji sprzedaży. W odróżnieniu jednak od standardowych przedsiębiorców, nie jest obciążona obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne z tytułu tej aktywności, dzięki czemu efektywne koszty działania pozostają minimalne.
Warto również zauważyć, że zarówno zakres, jak i charakter obowiązków dokumentacyjnych w działalności nierejestrowanej są ograniczone do niezbędnego minimum. Jednocześnie musi jednak respektować prawa konsumenta, przepisy dotyczące rękojmi czy ochrony danych osobowych, jeśli w ramach swojej działalności przetwarza informacje pozwalające na identyfikację klienta.
Podsumowując, działalność nierejestrowana jest formą aktywności gospodarczej o bardzo niskim progu wejścia, umożliwiającą legalne uzyskiwanie niewielkich przychodów bez konieczności rejestracji przedsiębiorstwa. Dzięki swojej konstrukcji jest często pierwszym krokiem na drodze do założenia pełnoprawnej działalności gospodarczej, stanowiąc praktyczne narzędzie do eksperymentowania z pomysłem biznesowym przy minimalnych wymaganiach administracyjnych.
Obowiązki dokumentacyjne przy działalności nierejestrowanej – faktury, paragony i ewidencja
Choć działalność nierejestrowana funkcjonuje poza systemem typowej działalności gospodarczej, nie jest całkowicie zwolniona z obowiązków dokumentacyjnych. Osoba działająca w tym modelu nie wystawia co do zasady faktur z własnej inicjatywy, lecz powinna to zrobić na żądanie nabywcy, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w terminach wynikających z ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że nawet drobne czy okazjonalne usługi świadczone konsumentom mogą wiązać się z koniecznością udokumentowania sprzedaży, jeżeli klient wyraźnie tego zażąda – co jest elementem ochrony praw konsumenta oraz przejrzystości obrotu.
Niezależnie od częstotliwości takich sytuacji, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi prowadzić ewidencję sprzedaży umożliwiającą ustalenie, czy nie został przekroczony ustawowy limit przychodów określony w Prawie przedsiębiorców. Ewidencja ta ma charakter uproszczony, ale powinna być rzetelna i systematyczna, ponieważ stanowi podstawę do oceny, czy dana aktywność nadal mieści się w ramach działalności nierejestrowanej.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej nie dotyczy większości przypadków działalności nierejestrowanej, o ile nie są spełnione szczególne warunki wynikające z rozporządzeń dotyczących zwolnień z kas rejestrujących – przykładowo dotyczących określonych rodzajów usług, poziomu obrotów lub formy płatności. To zwolnienie stanowi jeden z kluczowych elementów upraszczających funkcjonowanie drobnych usługodawców i sprzedawców.
Co istotne, przepisy podatkowe oraz regulacje konsumenckie nakładają na wykonującego działalność nierejestrowaną obowiązek zachowania transparentności wobec klienta – w tym informowania o cenie, zakresie usługi, zasadach reklamacji czy prawie do rękojmi. Nawet przy braku formalnej rejestracji jako przedsiębiorca, osoba taka pozostaje odpowiedzialna za należyte wykonanie umowy i dokumentowanie sprzedaży w takim zakresie, jaki wynika z przepisów szczególnych.
Nowe regulacje w zakresie e-faktur - co zmienia się w 2026 i co to oznacza dla małych podmiotów
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny, państwowy system służący do wystawiania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, którego celem jest uproszczenie i ujednolicenie dokumentowania sprzedaży oraz rozliczeń podatkowych. Do końca 2025 r. korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, jednak od 2026 r. ustawodawca przewidział obowiązkowe stosowanie systemu. Obowiązek będzie wprowadzany etapami: od 1 lutego 2026 r. obejmie największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. również pozostałych podatników VAT, przy czym najmniejsi przedsiębiorcy objęci są przesunięciem obowiązku do 2027 r. Wdrożenie KSeF ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, ujednolicenie formy faktur oraz zwiększenie automatyzacji procesów księgowych, eliminując potrzebę samodzielnego archiwizowania dokumentów, zmniejszając ryzyko błędów i zagubienia faktur, a także ułatwiając korekty i weryfikację dokumentów.
Jednocześnie warto zaznaczyć, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wyłącznie podatników VAT. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT i świadczą swoje usługi głównie konsumentom (B2C), pozostają poza kręgiem podmiotów objętych obligatoryjnym e-fakturowaniem. W takich przypadkach regulacje KSeF nie nakładają dodatkowych obowiązków dokumentacyjnych ponad te, które wynikają z ogólnych przepisów podatkowych i konsumenckich, takich jak prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży czy wystawienie rachunku lub faktury na żądanie klienta.
Mimo braku obowiązku korzystania z KSeF, przygotowania do jego stosowania mogą stanowić dobrą okazję do oceny własnej aktywności gospodarczej i przemyślenia, czy w przyszłości nie zajdzie potrzeba przekształcenia działalności nierejestrowanej w zarejestrowaną, podlegającą szerszym obowiązkom ewidencyjnym i technicznym. Cyfryzacja rozliczeń podatkowych, rozwój centralnych systemów i stopniowe wprowadzanie obowiązkowego e-fakturowania wskazują wyraźny kierunek zmian w polskim systemie podatkowym, który coraz mocniej opiera się na automatyzacji i centralizacji procesów dokumentacyjnych. Dlatego nawet najmniejsi przedsiębiorcy i osoby działające okazjonalnie powinny dbać o przejrzystość dokumentów, prowadzić systematyczną ewidencję przychodów oraz monitorować aktualne przepisy, aby w razie rozwoju działalności łatwiej było sprostać obowiązkom związanym z e-fakturowaniem i formalną rejestracją.
Podsumowanie i rekomendacje - kiedy wystarczą proste formy ewidencji, a kiedy potrzebne są bardziej zaawansowane rozwiązania
Wprowadzane sukcesywnie zmiany w systemie fakturowania oraz rozwój elektronicznych narzędzi administracyjnych sprawiają, że także najmniejsze formy aktywności zarobkowej powinny być prowadzone z dbałością o prawidłową dokumentację. W przypadku działalności nierejestrowanej kluczowe pozostaje jednak to, że jej obowiązki są uproszczone - spełnienie rocznej granicy przychodów i prowadzenie ewidencji sprzedaży zwykle wystarczają do zachowania pełnej zgodności z przepisami. Dokumentacja ta ma przede wszystkim umożliwiać monitorowanie limitów i udzielanie klientom podstawowych informacji o zakupie.
Równocześnie warto mieć świadomość, że cyfryzacja procesów podatkowych postępuje, a rozwiązania takie jak KSeF stają się coraz bardziej powszechne. Nie każda forma drobnej działalności będzie musiała z nich korzystać, jednak kierunek zmian jest wyraźny: państwo buduje spójny system automatyzujący obieg dokumentów i kontrolę rozliczeń. Dlatego osoby prowadzące sprzedaż nierejestrowaną mogą zyskać, regularnie obserwując zmiany przepisów i analizując, czy rozwój ich aktywności nie będzie wymagał w przyszłości stosowania bardziej formalnych narzędzi.
Choć obecnie działalność nierejestrowana pozostaje relatywnie nieskomplikowana pod względem obowiązków ewidencyjnych, warto myśleć perspektywicznie. Przejście do działalności gospodarczej, zwiększenie liczby klientów lub rozpoczęcie współpracy z firmami mogą zmienić zakres obowiązków dokumentacyjnych. Dlatego już dziś opłaca się dbać o przejrzystość sprzedaży i podstawową organizację dokumentów, aby ewentualne rozszerzenie działalności było prostsze i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/
Dziękujemy
Stan prawny: 10 grudnia 2025 r.
Stan prawny:
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018, poz. 650 ze zm.)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535)
