Dane klientów w prowadzeniu księgowości

Użytkownik naszego serwisu zamierza rozszerzyć dotychczasową działalność gospodarczą (działalność lekarska) o sklep internetowy, w którym będzie sprzedawał wyłącznie produkty cyfrowe w postaci udzielania dostępu do dodatkowych funkcji na stronie internetowej lub możliwości pobrania produktu cyfrowego (np. e-booka). Płatności w sklepie mają być realizowane za pośrednictwem platformy przelewy24. Przelew środków na konto bankowe ma zostać ustawiony jako suma zbiorczą z dnia. Dane zbierane od klientów podczas sprzedaży w sklepie to adres e-mail oraz adres IP. Produkty dostępne w sklepie skierowane będą głównie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przebywających na terenie Polski (uczniowie szkół średnich i w przyszłości również nauczyciele). Użytkownik chciałby skorzystać ze zwolnienia z VAT ze względu na niski obrót oraz zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej jaka przysługuje przy sprzedaży wysyłkowej z dochodem przekazywanym w całości na konto bankowe. Użytkownik zamierza prowadzić księgowość online samodzielnie przy pomocy platformy eFirma bez wystawiania dowodów sprzedaży (dowód wyłącznie na życzenie klienta).

Użytkownik zwrócił się do nas z zapytaniem jakie dane klientów koniecznie musi zbierać celem prowadzenia księgowości i rozliczeń?

Ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, faktura VAT a zakres przetwarzania danych

Co do zasady każdy podatnik podatku od towarów i usług dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jest zobowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten dotyczy każdej sprzedaży, niezależnie czy dana sprzedaż jest zwolniona z podatku od towarów i usług czy też nie. W przypadku sprzedaży zwolnionej z podatku, podatnik ujmuje ją w ewidencji jako sprzedaż zwolnioną z podatku.

Ewidencja sprzedaży, jak i jej sposób prowadzenia zostały unormowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2020 r., poz. 732). Zgodnie z tą regulacją, podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej jest zobowiązany podać dane identyfikujące sprzedaż (m.in. kolejny numer w ewidencji, cenę sprzedaży, stawkę podatku, oznaczenie sprzedanego towaru lub usługi), jak również dane identyfikujące podatnika, czyli sprzedawcy. Rozporządzenie to nie nakłada obowiązku pozyskania danych osobowych kupującego będącego osobą fizyczną, w tym podania adresu zameldowania czy zamieszkania kupującego. Co więcej, danych tych nie zamieszcza się również na paragonie fiskalnym, stanowiącym wydruk z ewidencji danej transakcji.

Skoro ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity – Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z póź. zm.) – dalej też jako „ustawa o VAT” – jak również w/w rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, nie nakładają na podatnika (sprzedawcę) obowiązku wprowadzania do ewidencji sprzedaży danych osobowych kupującego będącego osobą fizyczną, to należy stwierdzić, że przetwarzanie danych osobowych, w tym adresu zamieszkania/zameldowania, kupującego będącego osobą fizyczną, nie znajduje uzasadnienia w obowiązkach ustawowych nałożonych na sprzedawcę.

Podstawa – i potrzeba – przetwarzania tego rodzaju danych przez sprzedawcę może przy tym oczywiście wynikać z innych względów. Korzystanie przez niego z takich danych może być przede wszystkim niezbędne z uwagi na warunki konkretnej transakcji i inne okoliczności dokonywanej sprzedaży, choćby takie jak zakres usług świadczonych przez podatnika na rzecz osoby fizycznej, np. związane z dostawą towarów do miejsca zamieszkania kupującego. Jednak to, czy taka podstawa w danym przypadku zaistnieje, będzie już odrębną kwestią – niezwiązaną z wymogami prawa podatkowego. Bez takiej odrębnej podstawy sprzedawca nie powinien uzasadniać zbierania dodatkowych, nadmiarowych danych względami fiskalnymi. Mógłby bowiem stać się ich administratorem. Jeśli nie będzie wówczas w stanie wykazać odpowiedniej podstawy prawnej do ich przetwarzania, może narazić się na odpowiedzialność z powodu naruszenia przepisów RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).

Dla porządku trzeba wspomnieć, że istnieje w tym zakresie istotny wyjątek. Inaczej przedstawia się bowiem zakres przetwarzania danych przez podatnika – sprzedawcę, gdy kupujący w terminie do trzech miesięcy od daty wydania mu paragonu, zażąda wystawienia faktury. Ustawa o VAT wymienia dane konieczne, które muszą zostać zamieszczone na fakturze. Poza danymi identyfikującymi podatnika – sprzedawcy i samą transakcję, wymagane jest wówczas zamieszczenie na fakturze imienia i nazwiska kupującego oraz jego adresu.

Wynika z tego, że na sprzedawcę – podatnika został nałożony obowiązek prawny przetwarzania danych osobowych nabywcy będącego osobą fizyczną, jeżeli zażądał on wystawienia faktury VAT. Podstawą przetwarzania tych danych osobowych jest więc wykonanie obowiązku nałożonego na sprzedawcę (jako administratora danych osobowych) ustawą VAT.

Zwolnienie z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

Podatnicy korzystający z kas rejestrujących przy sprzedaży towarów czy usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy na rzecz rolników ryczałtowych, po spełnieniu kryteriów wysokości obrotu z tego tytułu (tj. jeśli obrót nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20.000,00 zł) jak również w odniesieniu do niektórych czynności, w danym roku podatkowym lecz nie później niż do dnia 31 grudnia 2021 r. mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego.

Zwolnienie to zostało przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519 z poź. zm.). W załączniku do w/w rozporządzenia zostały wymienione kategorie czynności, wobec których przedsiębiorcy mogą korzystać z przedmiotowego zwolnienia. Wśród nich jest wymienione świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ta płatność dotyczyła.

Aby móc korzystać z tego zwolnienia, za każdą z przeprowadzonych transakcji zapłata musi mieć formę bezgotówkową, a podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji dowodów obejmujących zapłatę w taki sposób by możliwe było przyporządkowanie każdej zapłaty do odpowiedniej transakcji.

Z powyższych regulacji nie wynika jednak by na podatnika – sprzedawcę, został nałożony obowiązek przetwarzania danych osobowych osób fizycznych (nabywców), w szczególności adresu zamieszkania/zameldowania nabywcy.
Świadczący usługę podatnik jest jedynie zobowiązany do wykazania przyporządkowania płatności do danej transakcji. Tymczasem zidentyfikowanie i wyróżnienie danej konkretnej transakcji typowo będzie możliwe bez wskazywania tego rodzaju danych nabywcy. Dopełnienie tego obowiązku może bowiem polegać na oznaczeniu danej transakcji kolejnym numerem (np. indywidualnym numerem zamówienia) oraz przypisanie tego numeru do płatności bezgotówkowej (np. przez wskazanie numeru zamówienia w tytule przelewu). Tym samym na gruncie przepisów prawa określających zasady zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, podatnicy nie są zobowiązani do przetwarzania danych osobowych nabywców, takich jak adres zamieszkania/zameldowania. Co więcej, pozyskanie i przetwarzanie przez podatnika tych danych „na zapas” powoduje ryzyko na gruncie RODO. Jeśli bowiem podatnik miałby zbierać dodatkowe dane osobowe wyłącznie po to, żeby zabezpieczyć się na ogólne potrzeby fiskalne, ale nie ciążyłby na nim żaden konkretny i wymagający zbierania takich danych obowiązek podatkowy, to przetwarzając takie dane nadmiarowe mógłby narazić się na sankcje RODO.

Użytkownik serwisu wskazał, że transakcje bezgotówkowe będą realizowane za pośrednictwem podmiotu trzeciego, który będzie przetwarzać dane osobowe w zakresie przez siebie ustalonym i koniecznym do prawidłowego przekazania płatności na rzecz podatnika. To, jakie dane osobowe będzie przekazywać podmiot trzeci podatnikowi zależy od umowy zawartej pomiędzy tym podmiotem a podatnikiem – świadczącym usługi – a przetwarzanie danych osobowych nabywców przez podatnika następować może wówczas na innej podstawie niż wykonanie obowiązku ustawowego nałożonego na podatnika.

Porada została przygotowana przez prawników Kancelarii Gessel, Koziorowski Sp. k.

Podstawa prawna (stan na dzień 08.03.2021 r.):

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2020 r., poz. 732);
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity – Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z póź. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519 z poź. zm.);
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L. z 2016 r., nr 119.1 z dnia 04 maja 2016 r.).

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT w 2021.