Braki magazynowe w czasie inwentaryzacji

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytanie dotyczące braków magazynowych podczas inwentaryzacji. Wskazał, że firma wystawiła na fakturach sprzedażowych większą ilość sztuk produktów niż ma zakupione.
Brakuje około 2674 sztuki. Co w takim przypadku należy zrobić?

Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest jednym z warunków sprawdzenia stanu majątkowego firmy oraz przygotowania sprawozdania finansowego. W obowiązujących przepisach nie ma szczegółowych regulacji dotyczących sposobu przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji.

Ustawodawca pozostawił jednostkom dużą swobodę w tym zakresie. Jednakże ujawnione rozbieżności pomiędzy zapisami księgowymi, a danymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji z całą pewnością należy wyjaśnić.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: „ustawa”), inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt. 4 – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy się do 15 dnia następnego roku. Dlatego jednostki, dla których rok kalendarzowy pokrywa się z rokiem obrotowym, inwentaryzację większości składników majątku, powinny zakończyć do 15 stycznia nowego roku. Powstałe rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym, ustalonym w wyniku przeprowadzonego spisu z natury, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, trzeba wyjaśnić, dowiedzieć się skąd wynikają i rozliczyć jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania za dany rok obrotowy, za który inwentaryzacja była przeprowadzana. Określa to art. 27 ust. 2 ustawy zgodnie z którym „Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Termin rozliczenia różnic ujawnionych na podstawie inwentaryzacji określa natomiast art. 24 ust. 5 pkt. 2 ustawy na podstawie którego „zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt. 1, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Odpowiednie ujęcie różnic inwentaryzacyjnych wymaga ustalenia przyczyny ich powstania. Jednym z problemów, które mogą napotkać osoby przeprowadzające inwentaryzację jest identyfikacja składników majątku. Ma to miejsce w sytuacji, gdy przedsiębiorcy nie mają oznaczonych składników majątku, oznaczenie jest błędne lub nieczytelne. Trudno w takim przypadku, porównać wyniki spisu ze składnikami ujętymi w księgach rachunkowych. Arkusze spisowe są podstawą rozliczenia inwentaryzacji. To na ich podstawie porównuje się majątek, który był spisany z tym wykazanym w ewidencji przedsiębiorstwa. Ujawnione w tym momencie różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach inwentaryzacyjnych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ujawnione różnice mogą wynikać m.in. z niedokładnie prowadzonej ewidencji środków trwałych, braku przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa (brak informacji o sprzedaży) lub zużyciu składnika majątku.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

W sytuacji, gdy ujawniono niedobory lub nadwyżki w toku inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana je wyjaśnić. Osobą, która podejmuje decyzje w sprawie rozliczenie niedoborów i nadwyżek jest kierownik jednostki. Niedobory i nadwyżki mogą być w różny sposób kwalifikowane, w zależności od powodów ich powstania, i tak:

niedobory i nadwyżki pozorne - dotyczą najczęściej błędów popełnionych w trakcie sporządzania spisu;
niedobory zawinione powstają najczęściej w skutek zaniedbań, niewłaściwej ochrony i nadzoru nad mieniem lub celowego działania - jeżeli pracownik zgadza się z wynikiem inwentaryzacji i przyjmuje swoją winę są to niedobory bezsporne, których wartością pracodawca obciąża pracownika; natomiast gdy pracownik nie uznaje swojej winy, wtedy mamy do czynienia z niedoborami spornymi;
gdy komisja inwentaryzacyjna nie jest w stanie wyjaśnić przyczyny powstania różnicy uznaje się ją za niezawinioną;
mieszczące się w granicach norm i limitów - są to niedobory usprawiedliwione, powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych - dotyczy to składników majątkowych podlegających np. działaniu czynników biologicznych lub klimatycznych, warunkami magazynowania lub transportu.

Komisja musi dołożyć wszelkich starań, aby jej działania dokonane w celu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych były rzetelne i nie budziły wątpliwości. Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji księgowej różnic inwentaryzacyjnych jest ,,protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych”. W protokole tym, oprócz zauważonych różnic powinno znaleźć się również, wyjaśnienie ich powstania oraz proponowany sposób ich rozliczenia. Kolejnym krokiem jest zaktualizowanie stanu majątku w ewidencji księgowej. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych musi być zgodny ze stanem faktycznym na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.