Przedsiębiorca prowadzący JDG na workation – jak pracować na wakacjach zgodnie z prawem

Działalność gospodarcza w Polsce, a praca w innym kraju–  w czasach, gdzie workation staje się coraz bardziej popularne jest to dosyć częste zagadnienie. Wątpliwą kwestią jest tutaj rozliczenie ZUS. Pojawia się bowiem pytanie, z jakiego tytułu przedsiębiorca powinien opłacać składki ZUS. Należy również rozważyć kwestie podatkowe.

 

Ryzyka związane z prowadzeniem działalności na workation

W dzisiejszych czasach praca zdalna za granicą staje się coraz bardziej powszechna. Dla programisty praca zdalna za granicą to niemal standard, ale także graficy, marketerzy i specjaliści z wielu innych branż wykorzystują możliwości, jakie daje im Internet, do świadczenia usług firmom z całego świata. 

Przed podjęciem takiej decyzji, warto sprawdzić, jak w przypadku pracy zdalnej z innego kraju wyglądają kwestie formalno-podatkowe. Pytanie nie brzmi więc „czy mozna pracowac zdalnie z zagranicy?”, ale „na co należy zwrócić uwagę, kiedy pracuje się zdalnie z zagranicy”. W dzisiejszym spisie podpowiemy, o czym trzeba pamiętać.

 

Workation a kwestie podatkowe

Jeśli pracujesz zdalnie z innego kraju, musisz mieć pewność, w jakim kraju płacić podatki. Zależy to od wielu zmiennych, w tym od umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania. W niektórych przypadkach, osoby pracujące zdalnie mogą podlegać opodatkowaniu w kraju, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorcy.

W przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zasadniczo może dojść do powstania obowiązku podatkowego gdy przedsiębiorca przebywa w danym kraju dłużej niż 183 dni (okres ten może być wyliczany w ciągu roku lub w ciągu 12 miesięcznego okresu, w zależności od umowy). Inaczej może wyglądać sytuacja, jeśli przedsiębiorca wyjedzie do kraju, z którym Polska nie zawarła takiej umowy – wówczas kwestia powstania obowiązku podatkowego będzie regulowana wyłącznie przez przepisy prawa krajowego, do którego pracownik wyjedzie i nie można wykluczyć, że taki obowiązek powstanie od razu lub np. po upływnie 30 dni. Znajomość prawa podatkowego kraju pobytu pracownika w tym zakresie może okazać się kluczowa.

Od statusu podatkowego (rezydent / nierezydent podatkowy) uzależniony jest zakres opodatkowania przychodów (dochodów) podatnika. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PDOF) polskim rezydentem podatkowym (tj. osobą mającą nieograniczony obowiązek podatkowy) jest osoba fizyczna, której pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przekroczył w roku podatkowym 183 dni lub która posiada w Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych). Podatnik, który nie spełnia żadnego z tych warunków jest traktowany jako nierezydent podatkowy.

Najbardziej typowy będzie zapewne scenariusz, że podatnik utrzyma w Polsce rezydencję podatkową – jeśli jednak jednocześnie spełni warunki do opodatkowania za granicą, wówczas w polskim rozliczeniu rocznym konieczne będzie odpowiednie wykazanie przychodów (dochodów) i zastosowanie właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania. Nie można też wykluczyć sytuacji, że pracownik, który wyjechał za granicę na okres co najmniej 183 dni lub wyjechał nawet na okres krótszy, ale razem z rodziną, przeniesie swoją rezydencję podatkową do innego kraju (zależy to od przepisów tego kraju). W takim przypadku obowiązek rozliczenia całości przychodów uzyskanych w okresie rezydencji podatkowej powstanie w drugim kraju (w Polsce pracownik wykaże w zeznaniu rocznym tylko przychody z polskich źródeł). 

W przypadku posiadania obowiązku podatkowego za granicą, podatnik powinien również uzyskać zagraniczny identyfikator podatkowy i wypełnić inne obowiązki, które nakładają na niego przepisy w kraju przebywania, w tym terminowe rozliczenie (które może być miesięczne, kwartalne, roczne) i zapłatę podatku.

Ponadto, ewentualne opodatkowanie za granicą wpływa na sposób przygotowania informacji podatkowej PIT-11 (np. ustalenie właściwego urzędu skarbowego, wskazanie prawidłowego adresu zamieszkania podatnika oraz odpowiednie wykazanie przychodów).

ZUS a workation

Podobnie jak w przypadku podatków, osoby pracujące zdalnie dla zagranicznej firmy muszą także zdecydować, gdzie będą ubezpieczone. Polskie przepisy zwykle wymagają, aby osoby zamieszkałe w Polsce były ubezpieczone w ZUS. Jednakże, w zależności od kraju, w którym przebywasz, mogą obowiązywać inne przepisy.

W zależności od tego, czy przedsiębiorca planuje wyjechać do kraju, który:

• stosuje przepisy dotyczące unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, tj. kraje UE, EOG oraz Szwajcaria,
• zawarł z Polską umowę o zabezpieczeniu społecznym (np. USA, Turcja) albo
• nie podlega pod żadną z wyżej wskazanych kategorii (np. ZEA, Meksyk),

sytuacja może być inna. Pojawia się także kwestia ubezpieczenia zdrowotnego.

             Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w rozporządzeniu 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba wykonująca pracę w danym państwie podlega ustawodawstwu tego kraju. Wyjątkami od tej zasady są np. oddelegowanie oraz sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę w co najmniej dwóch państwach, a dokumentem poświadczającym podleganie ustawodawstwu kraju macierzystego jest certyfikat A1. 

Biorąc pod uwagę powyższe, może pojawić się pytanie, czy ZUS wyda poświadczony certyfikat A1 w przypadku przedsiębiorcy, który wykonuje działalności z zagranicy.

             Z niektórymi krajami Polska zawarła umowy dwustronne dotyczące zabezpieczenia społecznego. Jeśli zatem przedsiębiorca planuje pracę zdalną np. z Turcji, powinien sprawdzić zasady podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych uzgodnione przez Polską oraz Turcję. Gdyby okazało się, że uzyskanie dokumentu poświadczającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych będzie niemożliwe, nie można wykluczyć ryzyka, że przedsiębiorca może podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom także za granicą.

Przedsiębiorca planujący workation w kraju spoza UE, EOG i Szwajcarii oraz krajów z zawartą umową, może podlegać oskładkowaniu w obu państwach. Dlaczego? W Polsce obowiązkowym tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym jest umowa o pracę.

Jednocześnie nie można wykluczyć, że lokalne przepisy w kraju pobytu mogą nadkładać obowiązek odprowadzania składek w państwie, w którym praca jest wykonywana.

 

Workation a RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wprowadza żadnych przepisów związanych z pracą z zagranicy, niemniej jednak nie można zapominać o jego stosowaniu w trybie workation.

RODO jak najbardziej ma zastosowanie do pracy poza siedzibą firmy. Dochodzi przecież do przetwarzania danych, które powinny zostać właściwie zabezpieczone.

Praca zdalna powinna być dokumentowana. Dokumentacja taka powinna zawierać wskazówki dotyczące wykorzystania sprzętu powierzonego, korzystania z sieci, określenia zasad prowadzenia bezpiecznej korespondencji mailowej, a także organizacji miejsca pracy z uwzględnieniem zabezpieczenia dokumentacji papierowej.

W praktyce często okazuje się, że procedury z zakresu ochrony danych osobowych są zbyt ogólne, podczas gdy konieczne jest skonkretyzowanie na czym zabezpieczenie ma polegać.

Powinniśmy pamiętać o chociażby, podstawowych rozwiązaniach technicznych i organizacyjnych takich jak na przykład:

• uregulowanie zasad korzystania z oprogramowania,
• uregulowanie zasad uwierzytelniania, konstruowania haseł dostępowych,
• uregulowanie zasad przechowywania sprzętu po zakończonej pracy,
• uregulowanie zasad związanych z dopuszczalnością lub niedopuszczalnością korzystania ze sprzętów w innych celach lub przez osoby postronne,
• kontrolowanie dostępów do poszczególnych, konkretnych zasobów,
• określenie zakazów lub dopuszczalności korzystanie z urządzeń technicznych takich jak na np. pendrive’y, drukarki, skanery lub otwarte sieci.

W przypadku urządzeń przekazanych do wykonywania obowiązków służbowych do pracy zdalnej, należy postępować zgodnie z przyjętą procedurą bezpieczeństwa, przede wszystkim:

• nie powinno się instalować dodatkowego oprogramowania lub aplikacji niezgodnych z polityką bezpieczeństwa organizacji,
• powinno się korzystać z urządzeń posiadających niezbędne aktualizacje systemowe oprogramowania oraz system antywirusowy,
• należy ograniczać dostęp do dokumentów, na których wykonywana jest praca, osobom postronnym,
• powinno się używać do pracy zdalnej sprzętu zabezpieczonego poprzez uwierzytelnianie i używanie silnych haseł dostępu,
• należy przestrzegać obowiązujących w organizacji zasad dotyczących korzystania ze służbowej poczty elektronicznej,
• nie powinno się używać prywatnych kont mailowych, jeśli jesteśmy zmuszeni używać prywatnego maila, powinniśmy pamiętać o szyfrowaniu załączników.

 

Podstawa prawna:

1)      Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).