KSeF w pytaniach i odpowiedziach – co musi wiedzieć każdy przedsiębiorca

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat, która w najbliższym czasie wpłynie na codzienne funkcjonowanie niemal każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od wielkości firmy, branży czy skali prowadzonej działalności, nowe zasady fakturowania oznaczają konieczność dostosowania procesów księgowych, systemów informatycznych oraz wewnętrznych procedur obiegu dokumentów. Dla wielu przedsiębiorców KSeF wciąż budzi liczne pytania, wątpliwości i obawy – od kwestii technicznych, przez terminy wdrożenia, aż po konsekwencje podatkowe ewentualnych błędów.

Obowiązek KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-faktur to nie tylko zmiana formy wystawiania dokumentów, ale przede wszystkim nowy sposób rozumienia momentu wystawienia faktury, jej obiegu oraz archiwizacji. Faktura przestaje być wyłącznie dokumentem wysyłanym kontrahentowi – staje się zapisem w centralnym systemie administracji publicznej, który nadaje jej moc prawną i podatkową. To z kolei ma bezpośredni wpływ na rozliczenia VAT, terminy płatności, korekty oraz relacje z kontrahentami i biurami rachunkowymi.

Choć KSeF ma przynieść wiele korzyści, takich jak uproszczenie rozliczeń, ograniczenie nadużyć podatkowych czy łatwiejszy dostęp do dokumentów, jego wdrożenie wymaga odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorcy muszą zrozumieć, kogo dokładnie dotyczy obowiązek korzystania z systemu, od kiedy należy go stosować, jakie dokumenty podlegają nowym zasadom oraz jak zabezpieczyć się przed sankcjami wynikającymi z nieprawidłowego fakturowania. Szczególnego znaczenia nabiera również współpraca z księgowymi oraz dostawcami systemów finansowo-księgowych.

Niniejszy artykuł został przygotowany w formie pytań i odpowiedzi, aby w możliwie najbardziej przystępny i praktyczny sposób wyjaśnić wszystkie kluczowe zagadnienia związane z Krajowym Systemem e-Faktur. To kompleksowe kompendium wiedzy, które pomoże przedsiębiorcom zrozumieć nowe regulacje, przygotować firmę na nadchodzące zmiany oraz uniknąć kosztownych błędów. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, znajdziesz tu informacje, które są niezbędne do bezpiecznego i zgodnego z przepisami funkcjonowania w rzeczywistości obowiązkowego KSeF.

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to krajowa platforma elektroniczna, która służy do:

• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania im unikalnych numerów i daty przyjęcia,
• ułatwienia obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej dla transakcji B2B i B2G.

Faktury w systemie KSeF są ustrukturyzowane — zapisywane jako plik XML we wzorze określonym przez Ministerstwo Finansów, dzięki czemu mogą być automatycznie przetwarzane w systemach finansowo-księgowych.

Po co jest KSeF?

Głównym celem KSeF jest:

• usprawnienie procesu fakturowania,
• redukcja błędów i oszustw podatkowych,
• przyspieszenie procedur księgowych i ułatwienie kontroli podatkowej poprzez organ nadzorczy.

System ma również poprawić bezpieczeństwo obiegu dokumentów i zapewnić ich autentyczność.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

W ramach nowelizacji ustawy o VAT oraz przepisów dotyczących KSeF obowiązek jego stosowania został rozłożony na trzy główne etapy:

Data                              Kto musi stosować KSeF

1 lutego 2026 r.    -  Duzi podatnicy (obrót za 2024 > 200 mln zł)

1 kwietnia 2026 r.  - Pozostałe przedsiębiorstwa

1 stycznia 2027 r.  - Mikro-przedsiębiorcy i bardzo mali podatnicy (np. z przychodem < 10 tys. zł miesięcznie)

 

Od wskazanych dat faktury muszą być wystawiane i odbierane w KseF, a tradycyjne faktury papierowe lub PDF nie będą uznawane za prawnie skuteczne.

Kogo dokładnie obejmuje obowiązek KseF?

Obowiązek dotyczy:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Polsce,
• transakcji B2B i B2G realizowanych na terenie Polski.

Wyjątki:

• podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie muszą wystawiać faktur przez KseF, nawet jeśli mają kontrakty z polskimi VAT-owcami — wówczas kontrahent (polski podatnik VAT) może wystawić fakturę w systemie za własne transakcje.
• faktury B2C (dla konsumentów) nie są obowiązkowo dokumentowane przez KseF, choć mogą być wystawiane w systemie dobrowolnie.

Jak korzystać z KSeF?

Korzystanie z KSeF jest możliwe na kilka sposobów:

• poprzez programy finansowo-księgowe, które zostały odpowiednio zintegrowane z KSeF za pomocą API,
• za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów na stronie ksef.podatki.gov.pl, w tym:
  • Aplikacji Podatnika KSeF, działającej online i umożliwiającej pełne korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami, a także podgląd faktur oraz pobieranie UPO,
  • Aplikacji Mobilnej KSeF, która pozwala wygodnie wystawiać i odbierać faktury przy użyciu smartfona, przeglądać dokumenty oraz tworzyć wersje robocze faktur.

Dodatkowo możliwe jest korzystanie z KSeF poprzez platformę e-mikrofirmy w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki połączeniu konta z systemem KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury bezpośrednio w systemie oraz automatycznie przesyłać je do ewidencji VAT, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Jak wygląda proces wystawiania faktury w KseF?

1. Podatnik tworzy fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML według wzorca
2. następnie wysyła ją do KSeF,
3. system przydziela numer i datę przyjęcia,
4. dopiero potem nabywca może ją pobrać i zaksięgować.

To oznacza, że faktura zostaje wystawiona dopiero z chwilą jej przyjęcia przez KSeF (jest to tzw. data przyjęcia).

Co z fakturami korygującymi i innymi dokumentami?

W KSeF można również wystawiać:

• faktury korygujące,
• faktury zaliczkowe i końcowe,
• faktury uproszczone (np. do 450 zł).

Nowe przepisy również pozwalają na dołączanie załączników do faktury jako integralnej części dokumentu XML – pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia takiej potrzeby.

Co się stanie, jeśli nie zastosuję się do obowiązku KSeF?

Jeśli przedsiębiorca nie wystawi faktury przez KSeF po wejściu obowiązku, nie będzie mógł jej uznać za fakturę VAT w rozumieniu przepisów podatkowych, co może skutkować:

• odmową ujęcia kosztu czy odliczenia VAT,
• problemami w rozliczeniach podatkowych,
• potencjalnymi sankcjami ze strony organów skarbowych.

Jak wygląda sytuacja firm zagranicznych?

Podmioty zagraniczne nie podlegają obowiązkowi korzystania z KSeF w przypadku, gdy:

• nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski;
• posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w transakcjach, dla których wystawiana jest faktura, a siedziba firmy znajduje się poza Polską.

Mimo braku obowiązku, podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać faktury za jego pośrednictwem, jeśli chcą.

Podsumowanie KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana w polskim systemie podatkowym, która wprowadza obowiązek wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur w formie ustrukturyzowanej w centralnym systemie administracji państwowej. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procesów księgowych, systemów finansowo‑księgowych oraz procedur wewnętrznych do nowych wymogów prawnych. W praktyce KSeF to nie tylko zmiana techniczna – to przede wszystkim nowy sposób rozumienia momentu wystawienia faktury, jej autentyczności, integralności i legalności w świetle przepisów VAT.

Wejście w życie obowiązku w latach 2026–2027 wymaga od przedsiębiorców pełnego przygotowania. Niezależnie od wielkości firmy, kluczowe jest zrozumienie terminów obowiązkowych, określenie, które faktury i dokumenty podlegają nowym zasadom, a także zapewnienie prawidłowej komunikacji z systemem KSeF, w tym uzyskanie odpowiednich certyfikatów dostępu. Przygotowanie techniczne, testy integracji z systemami księgowymi oraz szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur pozwolą uniknąć problemów z prawidłowym rozliczeniem VAT i ryzyka sankcji.

KSeF przynosi również liczne korzyści: automatyzację procesów fakturowania, szybsze rozliczenia podatkowe, zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów oraz większą przejrzystość obrotu gospodarczego. Elektroniczny, ustrukturyzowany obieg faktur ułatwia również współpracę z kontrahentami i biurami rachunkowymi, a centralne archiwum daje pewność przechowywania dokumentów przez wiele lat.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur jest nieuniknionym krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu dokumentów w polskiej gospodarce. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie przygotują swoje procesy, systemy i procedury, nie tylko unikną komplikacji i sankcji, ale zyskają przewagę dzięki usprawnionym i bezpiecznym procesom fakturowania. Artykuł w formie pytań i odpowiedzi stanowi kompleksowe źródło wiedzy, które pomoże każdemu przedsiębiorcy zrozumieć KSeF i wdrożyć go w sposób zgodny z aktualnym stanem prawnym.

Autor:

r.pr. Karina Wilk – Łyszczarz - radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie, wykładowca prawa w Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie, właścicielka kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze prawnej przedsiębiorców. Posiada ponad 7-letnie doświadczenie zawodowe, które zdobywała pracując jako in-house w korporacjach i warszawskich kancelariach. Prowadzi wykłady, szkolenia, webinary z zakresu aspektów prawnych prowadzenia działalności gospodarczej, w tym kwestii dotyczących ulg podatkowych przysługujących przedsiębiorcom.

Od wielu lat przeprowadza audyty prawne przedsiębiorstw, wdraża RODO, sporządza kompletną dokumentację prawną (w tym pracowniczą) dla klientów. Jednocześnie wspiera firmy i spółki w prowadzeniu działalności gospodarczej w Internecie.