Kasa fiskalna online w małej firmie

Kasa fiskalna online od kiedy obowiązuje?

W dniu 1 maja 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, mocą której dokonano nowelizacji przepisów dotyczących kas rejestrujących (tzw. kas fiskalnych). Poniżej przeczytasz, z czym wiąże się wskazana nowelizacja oraz jakie kroki w związku z obowiązkiem korzystania z kas online powinieneś podjąć jako przedsiębiorca, na którego ustawa nakłada obowiązek korzystania z kas rejestrujących (fiskalnych) online. Pamiętaj, że ustawodawca dopuszcza korzystanie z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii do dnia 31 grudnia 2022 r. i tylko w odniesieniu do ostatniej grupy przedsiębiorców wymienionych w ustawie.

Kto i kiedy będzie miał obowiązek korzystania z kas rejestrujących (fiskalnych) zostało szerzej omówione w punkcie 5 poniżej. Dobra wiadomość jest taka, że kasy online nie musisz kupować – możesz jej używać na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego za pomocą kas rejestrujących, jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek ten wynika z konieczności zapewnienia prawidłowości rozliczeń w podatku VAT, co jest kluczowe dla bezpieczeństwa państwa oraz polityki społecznej i gospodarczej. Ze względu na nieustanny rozwój nowych technologii oraz chęć przeciwdziałania tzw. „szarej strefie”, nasz ustawodawca postanowił zmodernizować i dostosować w tym zakresie regulacje polskie do standardów europejskich, aby stosować urządzenia mobilne połączone online z Centralnym Repozytorium Kas.

Kasa fiskalna online: co to jest?

Kasa  rejestrująca (fiskalna) stanowi szczególną formę rejestracji sprzedaży, dokumentacji i ewidencji na potrzeby rozliczenia podatku VAT. Natomiast kasa rejestrująca (fiskalna) online to nic innego jak kasa rejestrująca, która w sposób ciągły i automatyczny przesyła dane do centralnego systemu teleinformatycznego – „Centralnego Repozytorium Kas”, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Fiskalizacja kasy online

Zgodnie z § 2 ust. 4 pkt a Rozporządzenia, w przypadku kas online przez fiskalizację rozumieć należy jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji. Stosownie do § 13 ust. 1 Rozporządzenia, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta (warunek konieczny), dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Ordynacji podatkowej.

Rejestracja kasy fiskalnej online

W przypadku kas online, z uwagi na automatyzację i cyfryzację, nastąpiło znaczne uproszczenie procesu instalacyjnego, np. zniesiono obowiązek zgłoszenia kasy rejestrującej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Informacja o fiskalizacji znajdzie się automatycznie  w Centralnym Repozytorium Kas, zatem przedsiębiorca od razu może przejść do fiskalizacji.  Szerzej na ten temat przeczytasz poniżej.

Dowiedz się więcej o kasach fiskalnych

Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących firm oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, potocznie nazywanych kasami fiskalnymi.

Więcej

Skorzystanie z nich będzie się nieuniknione z uwagi na brzmienie § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 816)  (dalej jako „Rozporządzenie”), zgodnie z którym przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta (warunek konieczny), dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Ordynacji podatkowej.

Zatem nie musisz martwić się procesem fiskalizacji, gdyż z uwagi na obowiązek korzystania z usług serwisanta, na wszelkie pytania szczegółowe z tym związane odpowie Ci profesjonalista.

Kasa fiskalna online: pamięć chroniona

Pamięć chroniona to urządzenie trwale zawarte w kasie online, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

Możemy zatem stwierdzić, że pamięć chroniona jest nośnikiem materialnym z technologią za pomocą której będą zapisywane i archiwizowane wszystkie dokumenty wytworzone przez kasę. Dane te będą zapisywane w tej pamięci tylko w formie cyfrowej.

Zgodnie z § 13 ust. 3 Rozporządzenia, fiskalizacja obejmuje:

1. przesłanie klucza publicznego kasy;
2. zgłoszenie żądania fiskalizacji;
3. odebranie numeru ewidencyjnego;
4. nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji;
5. inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci;
6. zerowanie wszystkich liczników kasy;
7. niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego;
8. zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego;
9. zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas, tj. kas ogólnych i kas o zastosowaniu specjalnym wymienionych w § 7 ust. 1 Rozporządzenia.
10. wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji;
11. zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas;
12. pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.

Zatem kasa online będzie fiskalizowana od  chwili jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Od tego momentu kasa online będzie wysyłać z określoną częstotliwością informacje o dokonanych transakcjach.

W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia w sposób o którym mowa wyżej, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych. Wzór takiego wniosku stanowi załącznik do Rozporządzenia.

Kasa fiskalna obowiązki - o co musi zadbać przedsiębiorca?

Zgodnie z § 14 Rozporządzenia, w przypadku konieczności wymiany pamięci chronionej podatnik używający kas online jest obowiązany dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu.

Zgodnie z § 15 Rozporządzenia, w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w kasach online wskutek jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności związanych z zakończeniem z zakończeniem działalności gospodarczej sprecyzowanych w Rozporządzeniu oraz zapewnia wymianę pamięci chronionej. W przypadku zakończenia używania kas online podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych. W przypadku gdy podatnik stwierdzi brak możliwości odczytu zawartości pamięci fiskalnej, przesyła niezwłocznie kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny w celu dokonania odczytu zawartości pamięci fiskalnej.

Zgodnie z § 16 Rozporządzenia, w przypadku ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej, przepisy § 13 ust. 3 pkt 2 i pkt 4-12 Rozporządzenia stosuje się odpowiednio (patrz wyżej), z tym że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, o którym mowa w § 13 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego. W przypadku przerwania fiskalizacji albo ponownej fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas, podatnik zapewnia dokonanie, przy pomocy serwisanta, ponownego uruchomienia procesu fiskalizacji.

Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy

Podatnik, po uruchomieniu trybu fiskalnego, jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy online do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych. Innymi słowy, podatnik jest obowiązany do zapewnienia dostępu do Internetu, ponieważ połączenie z Centralnym Repozytorium Kas następuje poprzez sieć telekomunikacyjną.

W przypadku zmiany miejsca używania kasy online podatnik zapewnia zapisanie w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych, po dokonanej zmianie, danych o miejscu używania kasy.

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy online, wystawiają:

1. paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
2. faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
3. raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej,
4. raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej,
5. raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
6. raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
7. łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
8. łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
9. raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej,
10. dokumenty niefiskalne w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej

• zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas online o zastosowaniu specjalnym, paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z przepisami o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.

W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy online wyłącznie opakowań zwrotnych, podatnik dokonuje tych rozliczeń przy użyciu kasy poprzez wystawienie dokumentu niefiskalnego, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające odpowiednio co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” lub „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

Nowelizacja nakłada również na podatnika prowadzącego ewidencję sprzedaży za pomocą kas rejestrujących obowiązek poddania kas przeglądowi technicznemu przez właściwy serwis w terminach określonych w przepisach wykonawczych. Uchybienie temu obowiązkowi może skutkować nałożeniem kary pieniężnej w wysokości 300 zł z tytułu braku obowiązkowego przeglądu technicznego.

 

Wirtualna kasa fiskalna a dotychczasowe kasy rejestrujące

Co do zasady, ustawodawca dopuszcza korzystanie przez przedsiębiorcę z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii do dnia 31 grudnia 2022 r. Jednakże, należy pamiętać, że nowelizacja nakłada bezwzględny obowiązek korzystania z kas online na przedsiębiorców branż szczególnie narażonych na nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży już od 1 stycznia 2020 r.. Chodzi tu o świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów, jak również o usługi, których przedmiotem jest sprzedaż benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

 

Kto musi mieć kasę fiskalną online?

Od 1 stycznia 2021 r. do korzystania z kas rejestrujących (fiskalnych) online zobowiązani są podatnicy świadczący usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania oraz usługi związane ze sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;

Od 1 lipca 2021 r. do korzystania z kas rejestrujących (fiskalnych) online zobowiązani są podatnicy świadczący usługi:

1. fryzjerskie,
2. kosmetyczne i kosmetologiczne,
3. budowlane,
4. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
5. prawnicze,
6. związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej - wyłącznie w zakresie wstępu.

 

Obowiązek kasy online: czy musisz ją kupić?

Kasę online możesz kupić, ale nie musisz. Podatnik może prowadzić ewidencję własnej sprzedaży przy użyciu kasy online, przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie, jeżeli:

1. została nabyta przez podmiot oddający kasy w używanie w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i wymagania techniczne dla kas rejestrujących. 
2. posiada nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

W takim przypadku, to podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy, zapewnia wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadku ich zapełnienia lub uszkodzenia.

Pamiętaj, że podmiot oddający kasy w używanie, przy zawieraniu umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze o używanie przez podatnika kasy online, jest obowiązany do przekazania drugiej stronie umowy:

1. informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis oraz
2. kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

 

Ulga na zakup kasy fiskalnej online

Prawo do uzyskania „ulgi” na zakup kasy online przysługuje podatnikom, którzy mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży (patrz punkt 5) i rozpoczęli prowadzenie ewidencji w terminach określonych przez prawo przy zastosowaniu kas online. Istnieje możliwość odliczenia od podatku VAT kwoty wydanej na zakup kasy przez podatników określonych w zdaniu poprzednim w wysokości 90 % ceny nie wliczając w to podatku, maksymalnie zaś 700 zł.

Przy czym, kasa online jest zakupiona w wyniku powstania obowiązku prowadzenia ewidencji, tylko wtedy, gdy doszło do jej zakupu w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia jej prowadzenia.

Do skorzystania z ulgi uprawniony będzie również przedsiębiorca, na którym taki obowiązek nie spoczywa, lecz dobrowolnie rozpoczął prowadzenie ewidencji, jeżeli wcześniej nie korzystali z kas rejestrujących.