Jak ograniczyć ryzyka działalności przez umowy o świadczenie usług lub ubezpieczenia

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wiąże się nieodzownie z większym lub mniejszym ryzykiem. Nieświadomość ryzyka i nieumiejętne nim zarządzanie może w dłuższej lub krótszej perspektywie zniweczyć nawet perspektywiczną i rentowną działalność gospodarczą. Przedmiotowa porada ma na celu wskazanie jak zarządzać ryzykiem i go ograniczyć samemu korzystając z umów o świadczenie usług lub ubezpieczenia, bądź w całości powierzając wyspecjalizowanej firmie.

Zarządzanie ryzykiem to aktywne podejście do mogących pojawić się i pojawiających się w prowadzonej działalności gospodarczej niespodziewanych, nagłych zdarzeń, które determinują sytuację rynkową, prawną i ekonomiczną przedsiębiorcy. Na zarządzenie ryzykami składa się ich zidentyfikowanie, ocena i reagowanie, czyli uwzględnianie (inaczej sterowanie) oraz kontrola podejmowanych działań, w tym w szczególności prowadzenie monitoringu. Poniżej przedstawione zostały kroki, które należy kolejno podjąć w celu wdrożenia procedury zarządzania ryzykiem przy pomocy m.in. umów o świadczenie usług i ubezpieczenia. W zależności od etapu zarządzania ryzykiem umowy te mogą mieć inny charakter.

 

Krok pierwszy: Zidentyfikowanie ryzyka

Identyfikację potencjalnych ryzyk można dokonać samemu przy udziale pracowników przez rozpoznanie ryzyka. W tym celu warto wykonać tzw. „listę ryzyk” i na jej podstawie ustalić, czy poszczególne ryzyka występują w prowadzonej działalności. Ustalenie może przybrać formę ankietowania poszczególnych pracowników od księgowej po sprzedawczynię, czy według ich wiedzy poszczególne ryzko istnieje i jak jest wysokie w skali od 1-10. W ramach listy ryzyk powinno uwzględnić się m.in. następujące kategorie ryzyka:

- ryzyka polityczne (np. rozwój sektora i branży);

- ryzyka regulacyjne (np. zmiana otoczenia legislacyjnego);

- ryzyka związane z działalnością organów publicznych, w tym organów nadzoru;

- ryzyka makroekonomiczne (np. inflacji, kursowe, tempa wzrostu gospodarczego);

- ryzyka związane z dostępnością niektórych wykonawców;

- ryzyka pracownicze;

- ryzyka podaży;

- ryzyka rentowności;

- ryzyka środowiskowe;

- ryzyko lokalizacyjne;

- ryzyka społeczne.

Jednakże nie zawsze taka identyfikacja będzie kompletna. Zatem w celu zidentyfikowania ryzyk związanych z prowadzoną działalnością warto zlecić ich rozpoznanie i ocenę osobom posiadającym specjalistyczną wiedzę. W takim celu może być zawarta właśnie umowa o świadczenie specjalistycznych usług lub umowa o dzieło, tak aby na podstawie rekomendacji działań i identyfikacji wdrożyć odpowiedni program (procedurę) i umiejętnie zarządzać zidentyfikowanymi ryzykami. Należy pamiętać, że poszczególne ryzyka mogą w większym lub mniejszym zakresie determinować zasadność i kierunek prowadzonej działalności gospodarczej. Dzięki rozpoznaniu występujących w danym przypadku ryzyk możliwe będzie podjęcie działań, które pozwolą je ograniczyć lub w niektórych przypadkach zniwelować poszczególne ryzyka, a w konsekwencji ograniczyć straty.

 

Krok drugi: Analiza i ocena ryzyka

Po pierwszym zidentyfikowaniu potencjalnych ryzyk należy je przeanalizować i ocenić. Co więcej należy ustalić, czy ustalone ryzyka wzajemnie na siebie wpływają? Czasem próba eliminacji jednego ryzyka może doprowadzić do powstania nowych ryzyk lub eskalacji już istniejących. Identyfikacja i ocena ryzyk mogą być prowadzone łącznie lub oddzielnie. Zawsze natomiast na początku należy w miarę możliwości rozpoznać potencjalne ryzyka szeroko. Niektóre ryzyka nawet pośrednio mogą być związane w prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Dopiero po szerokiej analizie ryzyka należy poddać je ocenie w kontekście konkretnych warunków i możliwości przedsiębiorstwa i przedsiębiorcy. Powierzenie analizy oceny zidentyfikowanych ryzyk podmiotom zewnętrznych uzależnione jest od kompetencji przedsiębiorcy lub zasobów wewnętrznych (kompetencji zatrudnionych pracowników).

 

Krok trzeci: Sterowanie ryzykiem

Etap sterowania ryzykiem jest elementem zarządzania ryzykiem, który, ma prowadzić do ograniczenia ryzyka w ścisłym tego pojęcia znaczeniu. Na tym etapie należy przewidzieć, zaprogramować i podjąć działania, które mają (i) zapobiec eskalacji ryzyk, (ii) doprowadzić do wyeliminowania pewnych ryzyk w całości, o ile jest to możliwe lub (iii) ograniczyć ryzyka do akceptowalnych rozmiarów. W zależności od rodzaju ryzyka można ograniczać jego wystąpienie tak za pomocą umów o świadczenie usług, jak i ubezpieczając się od skutków danego rodzaju ryzyk.

Umowa o świadczenie usług lub inna np. o dzieło, jako instrument mający na celu ograniczenie ryzyka związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą jest działaniem, które umiejętnie wykorzystane może znacząco umożliwić ograniczenie skutków ryzyk. Sterowanie ryzykiem za pomocą umowy o świadczenie usług może polegać na jego przeniesieniu na inny podmiot.

W przypadku ryzyk gospodarczych ograniczenie ryzyka za pomocą umowy o świadczenie usług będzie polegało m. in. na regularnym zlecaniu badania rynku. Takie umowy należy w szczególności zawierać przed podpisaniem dużych kontraktów długoterminowych. Dzięki temu ustalimy, jak obecnie kształtuje się popyt i podaż na świadczone przez nas usługi lub towary oraz jakie tendencje wykazuje rynek, czy pojawiają się nowe konkurencyjne podmioty świadczące analogiczne lub szersze usługi na tym samym rynku. Jeżeli bowiem nieświadomi dokonujących się na rynku zmian np. zawrzemy długoterminową umowę na materiały niezbędne nam do wykonywania działalności w sytuacji malejącego popytu, wówczas możemy mieć poważny problem z zapasami, czy z zalegającym w magazynie towarem.

W przypadku ryzyk operacyjnych ograniczenie ryzyka za pomocą umowy o świadczenie usług, dostawy, czy transportu będzie miało miejsce, gdy nasz podwykonawca będzie profesjonalistą. Już, bowiem wybór podmiotu, z którym chcemy zawrzeć umowę, a co z tym związane wcześniejsza weryfikacja uprawnień takiego podmiotu, może spowodować ograniczenie ryzyk związanych z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. Zgodnie, bowiem z przepisami kodeksu cywilnego należyta staranność dłużnika w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej określana jest przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności (art. 355 § 2 k.c.). Jednakże zgodnie z art. 429 k.c., kto powierza wykonanie czynności drugiemu, tej jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną przez sprawcę przy wykonywaniu tej czynności, chyba, że nie ponosi winy w wyborze albo wykonywanie czynności powierzył osobie, przedsiębiorstwu lub zakładowi, które w zakresie swej działalności zawodowej trudnią się wykonywaniem takich czynności. Powyższe wyznacza zakres odpowiedzialności przedsiębiorcy za powierzenie czynności innemu podmiotowi. Jeżeli bowiem przedsiębiorca podzleci zadanie osobie, która nie jest profesjonalistą (np. wykonanie elektryki osobie, która nie jest wykształconym elektrykiem, a hydraulikiem), a podwykonawca wykona zobowiązanie nienależycie (np. instalacja elektryczna powoduje zwarcie i niszczenie sprzętów AGD i RTV), to wówczas przedsiębiorca odpowiada za działanie takiego podwykonawcy jak za działanie własne. Jeżeli natomiast czynności powierzymy osobie, która profesjonalnie zajmuje się określonymi czynnościami (np. elektrykowi z uprawnieniami SEP) wówczas za nienależyte wykonanie zlecenia odpowiada podwykonawca a nie dający zlecenie.

W przypadku, gdy zidentyfikowanym przez nas ryzkiem jest ryzyko finansowe związane z wahającymi się lub z narastającą tendencją wzrostową, kursów, cen robocizny lub materiałów niezbędnych do wykonania powierzonego nam zlecenia, ograniczeniem ryzyka będzie zawarcie umowy o świadczenie usług z podwykonawcą z ustaleniem w tej umowie stałej ceny w zł. za wykonanie zobowiązania przez podwykonawcę, tj. z ustaleniem z górny określonego ryczałtowego wynagrodzenia za dostarczany towar lub usługi, zamiast wynagrodzenia na podstawie kosztorysu powykonawczego lub według cen z dnia dostawy.

Ubezpieczenie działalności gospodarczej ma na celu zabezpieczenie sytuacji finansowej przedsiębiorcy w przypadku zaistnienia określonego w umowie ubezpieczenia ryzyka i powstania strat z tego tytułu. W przypadku ryzyk niewypłacalności, awarii systemu lub linii produkcyjnej lub innych zdarzeń losowych, ograniczenie ryzyka może mieć miejsce poprzez zawarcie umowy ubezpieczenia. Aktualnie występują ubezpieczenia skierowane do małych i średnich przedsiębiorców w celu ograniczenie ryzyk związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Będą to ubezpieczenia np. mienia i ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Dodatkowo nie należy lekceważyć ryzyk losowych, regulacyjnych, czy środowiskowych. Z uwagi na ich coraz większe oddziaływanie na działalność przedsiębiorcy na rynku pojawiły się takie produkty jak specjalne ubezpieczenia środowiskowe (EIL - ang. Environmental Impairment Liability), które obejmują swym zakresem te aspekty działalności gospodarczej, które niosą ryzyko powstania skażenia środowiska lub innych szkód. Polisy środowiskowe często wychodzą naprzeciw różnym scenariuszom, zarówno zdarzeń nagłych jak i wystąpienia kumulacji w czasie np. skażeń, przy uwzględnieniu szybko zachodzących zmian przepisów w tym zakresie.

Zakres ubezpieczenia zależy w każdym przypadku od odpowiedniej konfiguracji przedmiotu ochrony ubezpieczenia. Ubezpieczający (przedsiębiorca) powinien negocjować z ubezpieczycielem i ustalić warunki ubezpieczenia najbardziej korzystne ze względu na charakter prowadzonej działalności. Przede wszystkim mikro i mały przedsiębiorca musi pamiętać, iż kardynalne tutaj jest odpowiednie ustalenie zakresu udzielanej ochrony ubezpieczeniowej, a także określenie wariantu ubezpieczenia (podstawowy, rozszerzony), czy wybór poszczególnych dodatkowych klauzul umownych. Patrz „Instrukcja: Jak się ubezpieczyć"

 

Krok czwarty: Monitoring i kontrola ryzyka

Kontrola występowania ryzyka jest elementem zarządzania ryzykiem, dzięki któremu możemy zweryfikować skuteczność i zasadność podjętych przez nas działań mających na celu ograniczenie lub eliminację poszczególnych ryzyk. Etap ten jest równie ważny, co poprzednie, ponieważ umożliwi nam bardziej skuteczną identyfikację, ocenę i ograniczenie ryzyk w przyszłości. Zarządzanie ryzykiem, to przede wszystkim stały monitoring i okresowe oceny, a więc praca określonego personelu lub właśnie profesjonalnego usługodawcy.

Krok piąty: Dalszy monitoring i jasny przepływ informacji

Pojawianie się ryzyk związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jest procesem dynamicznym, a nie jednorazową okolicznością. Z uwagi na dynamizm procesu powstawania ryzyk, wobec tego równie dynamicznie należy do niego podchodzić. Bierna, pasywna postawa i lekceważenie ryzyk może doprowadzić do utraty wydolności przedsiębiorstwa. Obszary możliwego wystąpienia nowych ryzyka należy stale monitorować.