Zmiana zasad wynagradzania pracowników

Schemat zmiany zasad wynagradzania pracowników

Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar zmienić zasady wynagradzania w swoim przedsiębiorstwie, a więc wysokość wynagradzania, warunki jego wypłaty dla konkretnej osoby, grupy osób, czy też zmienić regulacje zasad wynagradzania, to powinien przyjąć proponowany przez nas schemat czynności.

1. Zmiany zasad wynagradzania zależą przede od tego, jakie regulacje obowiązują w firmie, tj. czy wystarczające będzie wyłącznie sporządzenie wypowiedzenia zmieniającego sposób wynagradzania, czy konieczna będzie zmiana regulaminu pracy i płacy, czy wreszcie układu zbiorowego pracy. Przedsiębiorca powinien zatem rozpoznać hierarchię aktów prawnych regulujących zasady wynagradzania (patrz niżej).

2. Zmiana zasad wynagradzania w firmie zależy ponadto od tego, czy przedsiębiorca zamierza zmienić wynagrodzenie indywidualnemu pracownikowi, czy grupie pracowników zatrudnionych na stanowiskach określonego rodzaju, czy wreszcie wybranej jednostce organizacyjnej (zakładowi) w ramach przedsiębiorstwa (patrz niżej). Konieczne jest podjęcie w tym przedmiocie.

3. Pracodawca powinien zapoznać się z konkretnymi procedurami zmian poszczególnych aktów prawnych (regulaminów, układów zbiorowych) oraz umów zawieranych z pracownikami i zastosować przy zmianie wynagradzania wybraną procedurę.

4. Wreszcie istotna jest przyczyna zmiany warunków płacy pracownikowi lub całej grupie. Może to być zmiana zasad wynagradzania w zakładzie czy dla grupy pracowników samoistna lub wywołana procesami reorganizacji, restrukturyzacji, postępowania naprawczego, czy też fuzji, podziału albo przejęcia przedsiębiorstwa.

 

Hierarchia warunków wynagradzania

Ogólna zasada dotycząca zakresu możliwości zmiany wynagrodzeń, jakiej powinien bezwzględnie przestrzegać przedsiębiorca, została zawarta w art. 9 § 1-4 Kodeksu pracy. Przepis ten ustala hierarchię aktów dotyczących wynagradzania za pracę, tj. wskazanie które akty muszą być ze sobą zgodne i jakie regulacje nie mogą być mniej korzystne od już obowiązujących. Przedsiębiorco – zmieniaj wynagrodzenie poprzez w pierwszej kolejności zmianę regulacji plasujących się najwyżej w hierarchii.

Poniżej graficzne przedstawienie ważności aktów prawnych.

Jeśli natomiast chodzi o możliwość modyfikacji warunków pracy w celu poprawy warunków wynagradzania pracowników to zasada jest taka, że akty niższego rzędu nigdy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż akty wyższego rzędu – tj. przykładowo postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Trzeba pamiętać, że jak stanowi art. 18 § 1 Kodeksu pracy, postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy. Pracodawca może natomiast zawsze przyjąć bardziej korzystne rozwiązania w zakresie wynagrodzenia niż wynikające z przywołanych wyżej aktów prawnych.

 

Uwarunkowania zmian wynagradzania – indywidualnie czy grupowo?

Nawiązując do wstępu niniejszej instrukcji wskazujemy, że zanim przedsiębiorca przystąpi do zmiany zasad wynagradzania powinien po pierwsze zastanowić się czy zmian tych dokonywać będzie:

A) co do formy:
- w granicach indywidualnej umowy (wypowiedzenie umowy w zakresie wynagrodzenia);
- w granicach regulacji wewnętrznych (regulaminy i statuty - zmiana warunków pracy i płacy)
- w granicach układu zbiorowego pracy/porozumienia zbiorowego,
- w granicach układu, restrukturyzacji.

B) co do zakresu:
- w stosunku do jednej osoby;
- w stosunku do grupy pracowników, np. zajmujących określone stanowiska
- w stosunku do pracowników wybranego zakładu (np. jako jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa);
- w stosunku do wszystkich pracowników.

Oczywiście dokonując zmiany zasad wynagradzania wybór określonej metody, np. co do zakresu automatycznie warunkować będzie wybór wariantu zmiany zasad wynagradzania co do formy.

Poniżej prezentujemy graficznie, w jaki sposób zmiany te będą się kształtować względem siebie.

Po drugie, przy zmianach wynagrodzenia przedsiębiorca powinien mieć na względzie również uwarunkowania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi (kadrami), w tym w zakresie systemów motywacyjnych oraz zachowania ekwiwalentności wykorzystania zasobów ludzkich, rozkładu atrakcyjności stanowisk w firmie. Przedsiębiorca powinien również rozważyć, czy dane zmiany wynagradzania mieszczą się w długofalowej strategii firmy, jej rozwoju oraz budowania stabilnego zaplecza pracowniczego. Dla pracowników istotne jest również takie ukształtowanie systemów motywacyjnych oraz zasad wynagradzania, aby zapewnić jasną i w miarę stabilną ścieżkę kariery, tj. w tym zasad podwyższania wynagrodzenia. Unikanie konfliktów i kolizji interesów pomiędzy pracownikami wymaga od pracodawcy przestrzegania zasady równego traktowania wyrażonej w art. 9 § 4 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Elementem polityki płacowej przedsiębiorcy jest możliwość stosowania przez pracodawcę różnych systemów wynagradzania pracowników. System wynagradzania to sposób, w jaki ustala się wielkość wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za wykonaną przez niego pracę. Do najczęściej stosowanych systemów wynagradzania należą: system czasowy, systemy wynikowe tj. akord i prowizja oraz systemy mieszane np. czasowo-premiowy, akordowo-premiowy.

W przypadku systemu czasowego wysokość wynagrodzenia uzależniona jest od ilości przepracowanego czasu w danym okresie rozliczeniowym. W tym systemie stawki wynagrodzenia ustala się w odniesieniu do liczby jednostek czasu, a więc np. godzina, dzień, tydzień, miesiąc.

W systemie akordowym wynagrodzenie pracownika zależy od wyników jego pracy np. od liczby produktów wykonanych. Wynagrodzenie akordowe powinno określać stawkę akordową oraz normy pracy.

Zmiana wynagradzania a Kodeks pracy – procedury zmian aktów prawnych (układów zbiorowych i regulaminów) oraz umowy o pracę

A) Zmiana wynagrodzenia w umowie o pracę.

Sposób zmiany warunków wynagrodzenia pracownika (zatrudnionego u przedsiębiorcy na podstawie umowy o pracę) zależeć będzie od tego, czy przedsiębiorca zamierza poprawić warunki zatrudnienia, czy też przeciwnie – pogorszyć je.

W przypadku zaplanowanego pogorszenia warunków wynagrodzenia pracownika Kodeks pracy wymaga sporządzenia i doręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego, gdyż uważa się, że zmiana wynagrodzenia jest istotnym elementem warunków pracy i płacy. Zgodnie z art. 42 § 1 Kodeksu pracy, przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy (co do treści wypowiedzenia umowy o pracę, w tym obowiązku zrozumiałego formułowania przyczyn rozwiązywania stosunku pracy radzimy zajrzeć do tekstu w serwisie Mikroporady.pl: Kazus: Obowiązek zrozumiałego formułowania przyczyn rozwiązania stosunku pracy - wypowiedzenie zmieniające musi być bowiem uzasadnione).

Do zmiany sposobu wynagrodzenia stosuje się analogicznie art. 38 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Trzeba pamiętać, że w odniesieniu do wypowiedzenia zmieniającego dodatkowo konieczne jest przekazanie takiej organizacji informacji, jakie są nowe warunki proponowane przez pracodawcę.

Treść umowy o pracę, w tym w zakresie wynagrodzenia może być także zmieniona umową (porozumieniem) pracownika i pracodawcy. Pracownik nigdy nie ma obowiązku przyjęcia propozycji pracodawcy trwałej zmiany treści umowy o pracę.

Poniżej grafika przedstawiająca proces zmiany wynagrodzenia w przypadku funkcjonowania u pracownika organizacji związkowej:

W przypadku woli poprawy warunków wynagradzania przyjmuje się, że nie jest konieczne wypowiedzenie zmieniające. Przyjmuje się domniemanie zgody pracownika na tego rodzaju zmiany, chyba że wyraźnie zgłosi sprzeciw.

Zmiana regulaminu wynagradzania

Przedsiębiorca zatrudniający (chodzi tu o zatrudnienie na podstawie umowy o pracę) co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w Art. 772 § 3 Kodeksu pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Zgodnie z § 2, w regulaminie wynagradzania, o którym mowa w § 1, pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.

Oczywiste jest zatem, że przedsiębiorca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zmian zasad wynagradzania musi zawsze dokonywać poprzez zamianę regulaminu wynagradzania. Wzory Regulaminów wynagradzania znajdą Państwo w serwisie Mikroporady.pl pod adresem: Regulamin pracy).

Zmian regulaminu dokonuje się w taki sam sposób, jak jego wydania. Pracodawca może zatem co do zasady samodzielnie zmienić regulamin. Pracodawca, chcąc zmienić zasady wynagradzania pracowników, musi zmienić stary lub ustalić nowy regulamin, a w przypadku gdy działa u niego zakładowa organizacja związkowa – ustalić z nią treść zmian lub nowego regulaminu. Jeżeli do takiego uzgodnienia nie dojdzie, u pracodawcy obowiązuje stary regulamin, wówczas pracodawca może jedynie zmienić warunki wynagrodzenia poprzez wypowiedzenie zmieniające.

Jeśli u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych to wówczas zmiana regulaminu w zakresie wynagrodzenia musi być „uzgodniona" z tymi organizacjami. Powinny one przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni. Po jego bezskutecznym upływie pracodawca sam ustala treść regulaminu, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych.

Trzeba również pamiętać o tym, że w wielu firmach funkcjonują różne regulaminy wynagradzania:

• jeden regulamin dla wszystkich;
• regulamin wynagradzania dla kadry menadżerskiej;
• regulamin wynagradzania dla administracji i nadzoru;
• regulamin wynagradzania dla tzw. ruchu, czyli pracowników zatrudnionych w zakładzie, świadczących pracę w zakresie produkcji, usług;
• regulamin wynagradzania łącznie z premiowaniem,
• odrębny regulamin premiowania i dodatków motywacyjnych.

Premia w zakładzie pracy stanowi narzędzie spełniające istotną funkcję motywacyjną, podobnie jak np. prowizja, nagrody czy dodatek funkcyjny. Są to składniki fakultatywne wynagrodzenia, które, o ile pracodawca podejmuje decyzję o ich stosowaniu w swoim przedsiębiorstwie, powinien je umieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Praktyka dopuszcza możliwość wprowadzenia zasad przyznawania fakultatywnych składników wynagrodzenia w odrębnej regulacji takiej, jak regulamin premiowania.

W doktrynie przyjmuje się, że regulamin premiowania należy traktować jako część regulaminu wynagradzania. Z przepisów nie wynika bowiem zakaz, aby regulamin wynagradzania był ustalany w kilku różnych dokumentach (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 194/07, wyrok Sądu Najwyższego z 9 lipca 2009 r., II PK 232/08). Z ostrożności regulamin premiowania powinien jednak stanowić załącznik do regulaminu wynagradzania.

Zmiana układu zbiorowego

Zgodnie z art. 241⁹ § 1 Kodeksu pracy, zmiany do układu wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych. Do protokołów dodatkowych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 111/00, warunkiem obowiązywania zmian wprowadzonych do układu zbiorowego pracy w drodze protokołów dodatkowych jest ich zarejestrowanie.

W myśl art. 241¹³ § 1 Kodeksu pracy, korzystniejsze postanowienia układu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy. W przypadku niekorzystnych rozwiązań dla pracowników, tj. mniej korzystnych od dotychczasowych, w § 2 wprowadzono zasadę, że takie postanowienia wprowadza się w drodze wypowiedzenia pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 marca 2013 r. w sprawie o sygn. akt II PK 211/12, potrzeba dostosowania indywidualnych warunków zatrudnienia do nowej sytuacji powstałej w wyniku rozwiązania układu zbiorowego stanowi samoistne uzasadnienie wypowiedzenia zmieniającego.

Poniżej schemat:

Na koniec chcemy wskazać, że każdorazowa zmiana zasad wynagradzania powinna służyć określonym celom przyjętym w strategii firmy, a w szczególności celom motywacyjnym, jeśli mowa o zmianach korzystnych. Wynagrodzenie powinno zawsze być ekwiwalentne do rodzaju pracy, zadań i czasu pracy.

Zmiany wynagradzania pracowników w danym zakładzie pracy mogą wynikać również z takich istotnych zdarzeń prawno-gospodarczych jak połączenia, podziały, fuzje, restrukturyzacje przedsiębiorstw bądź inne zmiany o charakterze organizacyjnym. W rozumieniu przepisów prawa pracy zmiany te stanowią przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników w takim przypadku regulują przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy (at. 231 k.p.). 

W przypadkach natomiast, gdy restrukturyzacja wiąże się z postępowaniem naprawczym albo upadłością pracodawcy zastosowanie znajdują także obok przepisów k.p. właściwe przepisy odpowiednio ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne, ustawy z dnia 28 lutego Prawo upadłościowe oraz ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.

Zasadą jest, że przy przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę pracowników obowiązują dotychczasowe warunki wynagradzania. Jest tak niezależnie od tego, czy wynikają one z umów o pracę zawieranych indywidualnie, zasad określonych w regulaminu wynagradzania czy z zasad zawartych w układzie zbiorowym pracy.

Przy przejściu zakładu pracy przyczyną, która może wymuszać obniżenie wynagrodzeń pracownikom może być np. zła sytuacja ekonomiczna. Jeżeli pracodawca chce obniżyć wynagrodzenia przejętych pracowników, ma obowiązek złożyć wypowiedzenia zmieniające dotychczasowe warunki płacy. Zastosowanie znajdzie wówczas art. 42 Kodeksu pracy.

Jak to już wskazano powyżej, niektóre uprawnienia pracowników w zakresie ich wynagradzania mogą wynikać z postanowień regulaminu wynagradzania obowiązującego u danego pracodawcy (np. prawo do premii, nagrody czy dodatku stażowego). Regulamin może także regulować zasady ich przyznawania w sposób bardziej korzystny aniżeli niż wynika to z przepisów obowiązujących (np. za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej).

Z uwagi na to, że nowy pracodawca przejmuje zobowiązania względem przejmowanych pracowników, a wynikające z regulaminu wynagradzania, w przypadku gdy chce on objąć przejmowanych pracowników innymi regulacjami, poza tym, że zapozna ich z obowiązującym u niego regulaminem wynagradzania, będzie miał obowiązek dokonać pracownikom wypowiedzenia warunków płacy w takim zakresie, w jakim stosowane i obowiązujące u niego zasady wynagradzania są mniej korzystne dla pracowników niż zasady obowiązujące u poprzedniego pracodawcy (art. 772 § 5 w zw. z art. 24113 Kodeksu pracy).

Ustawa Prawo restrukturyzacyjne przewiduje możliwość restrukturyzacji wierzytelności wynikających ze stosunku pracy. Oznacza to możliwość objęcia tego rodzaju wierzytelności pracowniczych układem w postępowaniu naprawczym w trybie przepisanym nową ustawą. Warunkiem koniecznym jest tu jednak wyrażenie zgody przez wierzyciela, tu: pracownika na objęcie układem przysługującej mu wierzytelności ze stosunku pracy względem pracodawcy (art. 151 ust. 1 i 2 Prawa restrukturyzacyjnego).

Propozycje układowe mogą przewidywać podział wierzycieli na grupy obejmujące poszczególne kategorie interesów, w szczególności wierzycieli, którym przysługują wierzytelności ze stosunku pracy i którzy wyrazili zgodę na objęcie ich układem (art. 161 Prawa restrukturyzacyjnego).

Propozycje układowe, które są proponowane w ramach układu w postępowaniu restrukturyzacyjnym powinny być przedstawione pracownikom lub ich grupom odpowiednio tak, jak negocjowanie zmian warunków wynagrodzenia właściwych odpowiednio dla układu zbiorowego bądź regulaminu wynagradzania.

Począwszy od roku 2016 okresy wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony zostały zrównane z okresami obowiązującymi wcześniej dla umów na czas nieokreślony oraz wprowadzono limit zatrudnienia na czas określony u jednego pracodawcy wynoszący 33 miesiące.