Wynagrodzenie członka zarządu - w jaki sposób zawierać umowę z członkiem zarządu?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 z późn. zm.) (dalej: k.s.h.) prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie spółki należy do kompetencji zarządu.

             Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której mowa m.in. w art. 210 k.s.h. dotycząca spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W § 1 ww. artykułu wskazano, że „W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.” Zatem w niektórych sytuacjach to nie członkowie zarządu będą osobami właściwymi do działania w sprawie. Podobne, lecz nieanalogiczne rozwiązanie przewidziano dla spółce akcyjnej (art. 379 k.s.h.).

             Zwracamy uwagę, że najczęściej wybieraną formą umowy pomiędzy Spółką a członkiem zarządu jest kontrakt menadżerski – wzór takiego kontraktu możesz pobrać w naszym serwisie

https://mikroporady.pl/umowy/kontrakt-menedzerski.

 

Podjęcie uchwały przez radę nadzorczą w sprawie zgody na zawarcie umowy z członkiem zarządu

 Etap pierwszy: Podjęcie uchwały przez radę nadzorczą lub powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników

I.                Podjęcie uchwały przez radę nadzorczą

Jeżeli w spółce funkcjonuje rada nadzorcza, w takim wypadku może  ona reprezentować spółkę w umowach i sporach między nią a członkiem jej zarządu. Co Istotne, fakt istnienia w spółce tego organu nie przesądza o konieczności wyboru tej drogi zawierania umów. Ustawodawca w przypadku sp. z o.o. zdecydował się zastosować spójnik „lub” co wskazuje na możliwość zastosowania alternatywy. Natomiast w spółce akcyjnej użyto spójnika „albo” co świadczy o przyjęciu alternatywy rozłącznej.

W pierwszej kolejności występująca w spółce rada nadzorcza powinna podjąć uchwałę w której znajdzie się upoważnienie do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

W kwestii analizy problematyczne może okazać się określenie grona osób upoważnionych do działania w imieniu rady nadzorczej. Wydawałoby się, że rada nadzorcza może upoważnić do reprezentacji jednego członka, kilku lub wszystkich. Należy jednak zwrócić uwagę na orzecznictwo w tym zakresie. Jak zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 września 2004 r., sygn. akt I PK 501/03 „W umowach między członkami zarządu a spółką oraz sporach między tymi podmiotami, spółka reprezentowana jest przez radę nadzorczą. Wymóg ten oznacza konieczność kolegialnego działania rady, a więc radę nadzorczą in corpore, a nie jej poszczególnych członków, czy pełnomocników.”  Powyższe należałoby zatem interpretować jako konieczność łącznego działania rady nadzorczej przy zawieraniu umów z członkiem zarządu, co może wydawać się sprzeczne z ogólnymi zasadami reprezentacji spółki. Może zatem zdarzyć się sytuacja, w której rada nadzorcza będzie składać się kilku lub kilkunastu członków. Taka sytuacja może jawić się jako niezwykle problematyczna z praktycznego punktu widzenia.

Zwrócić również należy uwagę, że naruszenie powyższego wymogu może skutkować bezwzględną nieważnością dokonanej czynności. Jak wskazują niektóre sądy m.in. Sąd Apelacyjny w Białymstoku „nieważności tej nie można konwalidować” (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 24.01.2018 r. sygn. akt AUa 269/17).

Należy również zwrócić uwagę na treść samej uchwały. Rada nadzorcza może w niej wskazać zakres udzielonego upoważnienia i określić w niej najważniejsze postanowienia zawieranej umowy, wytyczne co do treści umowy, jak również określać sam jej charakter.  

Kwestia podejmowania uchwał przez radę nadzorczą została uregulowana w art. 222 k.s.h. Dla ważności podejmowanych przez nią uchwał wymaga się obecności co najmniej połowy jej członków oraz faktu zaproszenia wszystkich na posiedzenie.  Co istotne to zgodnie z art. 222 § 4² k.s.h. „Uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.” Należy zatem w pierwszej kolejności sprawdzić konkretne postanowienia zawarte w umowie spółki. Jeżeli umowa nic nie mówi na ten temat, wówczas uchwały zapadają większością bezwzględną. Taka większość jest osiągnięta, gdy podczas głosowania wszystkich głosów liczba głosów, które opowiedziały się „za” wnioskiem jest większa od sumy głosów „przeciw” i „wstrzymujących się”. Koniecznie należy również sprawdzić poszczególne zapisy umowy spółki, gdyż może się zdarzyć, że będzie ona regulować proces podejmowania uchwał przez radę nadzorczą jak na przykład kwestię kworum, czy większości.

Powołanie pełnomocnika przez zgromadzenie wspólników 

 

 II.               Powołanie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników

Jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej lub wspólnikami kierują inne względy, ma gruncie panujących przepisów istnieje możliwość zawarcia umowy przez daną spółkę z członkiem zarządu poprzez powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników pełnomocnika.

W pierwszej kolejności niezbędne będzie zwołanie zgromadzenia wspólników tj. zwyczajnego lub nadzwyczajnego. Zgodnie z art. 227 k.s.h. „Uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników.”  Oznacza to, że do skutecznego powołania pełnomocnika koniecznie jest zwołanie takiego zebrania.

Należy w tej w tej sytuacji wysłać zaproszenia za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Ważne, aby odbiorca zaproszenia (wspólnik) był prawidłowo zawiadomiony. Niezachowanie powyższego może wpływać na ważność uchwały w sprawie ustanowienia pełnomocnika i tym samym kolejno wpłynąć na zawarcie umowy przez spółkę z członkiem zarządu.

Bardzo ważnym przepisem jest art. 240 k.s.h., zgodnie z którym „Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.” Po spełnieniu ww. warunków nie jest niezbędne zwoływanie zgromadzenia wspólników, co może znacznie uprościć proces podejmowania uchwał.

Również należy wskazać na większość podczas podejmowania uchwał. Uchwały zgromadzenia wspólników, zgodnie z art. 245 k.s.h., zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Ponownie zatem należy przeanalizować umowę spółki pod kątem odpowiednich zapisów regulujących powyższe kwestie.

Wskazać tu należy, że taki pełnomocnik będzie właściwy wyłącznie do spraw objętych zawarciem umowy lub sporu związanych z danym członkiem lub członkami zarządu. Nie można w ten sposób nadmiernie rozszerzać uprawnień pełnomocnika powołanego w tym trybie. Właściwym wyborem do spraw przekraczających powyższe jest powołanie osoby prokurenta. Dopuszczalnym przez prawo określeniem zakresu działania powołanego pełnomocnika jest możliwość ograniczenia jego uprawnień do np. do zawierania umów konkretnego rodzaju lub ze względu na określoną wartość.

Przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę tę może reprezentować - na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników - pełnomocnik umocowany rodzajowo albo do określonej umowy lub określonego sporu (art. 210 § 1 k.s.h.).

 

Zawarcie umowy z członkiem zarządu

Etap drugi: zawarcie umowy

Następnym etapem jest zawarcie właściwej umowy przez umocowaną do tego osobę lub osoby z danym członkiem zarządu.

Zawierając umowę z członkiem zarządu należy zwrócić uwagę na regulacje szczególne dotyczące spraw spółkowych. Zgodnie z art. 230 k.s.h. „Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Przepisu art. 17 § 1 nie stosuje się”.

Celem art. 230 k.s.h. miała być przede wszystkim ochrona majątku spółki przed nadmiernym uszczupleniem, a tym samym również ochrona interesów jej wspólników oraz wierzycieli. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 maja 2015 r., sygn. akt III CSK 290/14 co do braku uzasadnienia dla stosowanie tego przepisu w spółkach jednoosobowych.

Szerzej na temat umowy w spółce jednoosobowej pisaliśmy w poradzie eksperta Jednoosobowy zarząd spółki zoo a zatrudnienie.

https://mikroporady.pl/pytania-do-eksperta/porady-eksperta/jednoosobowy-zarzad-spolki-z-o-o-a-zatrudnienie

 

Forma umowy zawieranej z członkiem zarządu

W przypadku zawierania umów z członkiem zarządu należy wskazać na kolejny aspekt dotyczący formy zawieranej umowy. Zgodnie z art. 210 k.s.h.§ 2 „W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1, jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.” Wskazany powyżej art. 173 k.s.h. odnosi się do sytuacji jednoosobowej spółki z o.o. Składanie oświadczeń przez takiego wspólnika musi być potwierdzone dowodem, a zatem wymaga formy pisemnej. Doktryna sygnalizuje, że forma aktu notarialnego oraz wskazane obowiązki notariusza stanowią poważną gwarancję dla bezpieczeństwa obrotu. Co również istotne, to fakt iż forma aktu notarialnego nie tyczy się w tym wypadku tylko zawierania danej umowy z członkiem zarządu, lecz także innych czynności jak wypowiedzenie umowy lub odstąpienie od niej.

W przypadku podejmowania uchwał prze zgromadzenie wspólników takiego obowiązku informacyjnego nie ma. Należy jednak pamiętać, że uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez wszystkich obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół (art. 248 § 1 k.s.h.)

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz.U 2024.18 t.j.)