Nowe zmiany w RODO

Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów.
mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.

Ty też możesz pomóc w rozwoju polskiej mikroprzedsiębiorczości.
Wpłać darowiznę na rzecz Fundacji

Dnia 4 maja 2019 roku weszła w życie Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej tutaj jako: „Ustawa”). Jest to nowy akt prawny, mający zapewnić stosowanie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku, a także polskiej ustawy z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych. Głównym celem nowelizacji jest dostosowanie przepisów innych ustaw funkcjonującym w polskim systemie prawnym do standardów wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE). Zmiany dotyczą ponad 160 różnych ustaw, jednak najbardziej istotne są w tym zakresie zmiany dotyczące uprawnień pracodawców bądź obowiązków w zakresie dysponowania i ochrony danych osobowych pracowników i ochrony tych danych.

Przede wszystkim, w art. 22¹ Kodeksu pracy został zmodyfikowany katalog danych, których może żądać pracodawca:

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie: tylko imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku;
Od pracownika (oprócz powyżej wymienionych danych): tylko numer PESEL (lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
Od pracownika i od kandydata na pracownika, tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca może żądać także innych danych.

Do przetwarzania danych osobowych będą mogły być dopuszczone, oprócz pracodawcy, wyłącznie osoby posiadające jego pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Natomiast przetwarzanie danych biometrycznych (np. odcisk palca, grupa krwi, głos) pracownika będzie dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Ustawa wprowadziła w tym zakresie przepis art. 22^1a, który stanowi o konieczności zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika jako podstawie do przetwarzania przez pracodawcę tych „innych” danych osobowych. Brak takiej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Ważne:

Przedsiębiorca to oczywiście osoba fizyczna, która jest właścicielem przedsiębiorstwa i prowadzi je samodzielnie lub też jego współmałżonek, jeśli przedsiębiorstwo jest objęte wspólnością majątkową małżeńską, a także prokurent, jeśli przedsiębiorca go ustanowił (w przypadku spółki komandytowej – komplementariusz/komplementariusze). W spółkach jawnych osobą dopuszczoną do przetwarzania danych osobowych pracowników jest każdy ze wspólników, w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością – członkowie zarządu i prokurent. Poza powyżej wymienionymi, będą to także inne osoby, które mają prawo dostępu do danych osobowych pracownika, jednak muszą mieć w tym zakresie pełnomocnictwo szczególne, udzielone przez konkretnego wspólnika, komplementariusza czy członka zarządu.

Wprowadzone nowelizacją zmiany dotyczą również monitoringu pomieszczeń sanitarnych, który to aktualnie będzie wymagał uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Zgoda taka musi być w tym przypadku wydana najpóźniej po upływie 30 dni od dnia 4 maja 2019 roku, czyli od dnia wejścia w życie Ustawy. W przypadku braku zgody wyrażonej przez zakładową organizację związkową lub przedstawicieli pracowników, pracodawca obowiązany jest w terminie 3 dni od dnia odmowy udzielania zgody (lub upływu 30-dniowego terminu na jej uzyskanie), zaprzestać monitorowania pomieszczeń i poinformować o tym zakładową organizację związkową lub przedstawicieli pracowników (art. 22²Kodeksu pracy).

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

Zmiany dotyczą także stosowania monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Jeśli pracodawca przed dniem 4 maja 2019 roku stosował monitoring tych pomieszczeń, musi zaprzestać jego stosowania i poinformować zakładową organizację związkową o tym fakcie. Ponadto, zgodnie ze znowelizowanym art. 22²§ 2 Kodeksu pracy, monitoring nie obejmuje również pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że jego stosowanie w tych pomieszczeniach jest niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę i jednocześnie nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j..

Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!