Porady eksperta

Wystawianie i przechowywanie dowodów księgowych

Użytkownik naszego portalu rozpoczyna prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w branży taksówkarskiej jako partner flotowy. Zamierza współpracować z popularnymi firmami przewozowymi. Jedna z nich posiada system sprzedaży, który generuje faktury za przejazd i wysyła je automatycznie pasażerom pocztą elektroniczną. Użytkownik przewiduje, że mając wiele samochodów będzie realizował kilka tysięcy kursów miesięcznie. W związku z tym, zastanawia się czy dla klientów będących osobami fizycznymi, może wystawiać paragony i następnie drukować jedynie raport z kasy fiskalnej. Uzasadnia to koniecznością drukowania i przechowywania faktur w znacznej ilości.
 

Poniżej odpowiedź:

Fundacja Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości dr Bogusława Federa, udzielająca odpowiedzi na przedstawione zagadnienie, niestety nie dysponuje szczegółowymi informacjami na temat umowy zawartej przez Użytkownika z partnerem handlowym. Dla właściwego wyjaśnienia wątpliwości zainteresowanego jest to dokument kluczowy. Po analizie, w pewnym sensie odtworzonego przez nas, stanu faktycznego, zakładamy, że (i) Użytkownik wykonuje usługi polegające na przewozie osób jako TAXI, (ii) następnie korporacja przesyła do pasażera elektroniczną fakturę za przejazd, (iii) na koniec miesiąca (lub innego okresu rozliczeniowego) na podstawie wszystkich dokumentów sprzedaży i raportu z systemu Użytkownik przedstawia jej własną fakturę „zbiorczą”.
 
Powyższe przypuszczenia, jak już wskazywaliśmy, mają jedynie charakter hipotetyczny. Sposób rozliczania się Użytkownika z partnerem handlowym (korporacją) jest uzależniony od treści zawartej w tym przedmiocie umowy. Jeżeli jednak we wspomnianym kontrakcie brak jest postanowień dotykających tej kwestii, przedsiębiorca powinien dla własnego bezpieczeństwa finansowego i fiskalnego dysponować dokumentacją, na podstawie której wystawia własną fakturę. W naszej ocenie wystarczy do tego wyłącznie odpowiadający okresowi rozliczeniowemu raport z systemu płatności tudzież z systemu księgowego. W związku z tym odpada obowiązek drukowania wszystkich faktur i paragonów, które otrzymali jego pasażerowie.
 
Przejdźmy teraz do przedstawienia czym w zasadzie jest dowód księgowy. Jego definicja przez wyliczenie znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów („Rozporządzenie”). Cytowanie tak rozległych przepisów wobec relatywnie wąskiego zapytania jest niecelowe, zatem poprzestańmy na skwitowaniu, że podstawowym, a jednocześnie najbardziej znanym rodzajem dowodu księgowego jest faktura. Z kolei paragon fiskalny, stosownie do treści §13 ust. 4 Rozporządzenia może być uznany za dowód księgowy wtedy, gdy obejmuje transakcje polegające na zakupie materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego. 
 
Wymogi co do treści faktur znajdują się w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług („Ustawa o VAT”). Z kolei minimalna treść paragonu dla przedsiębiorców z branży taksówkarskiej znajduje się w §26 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.
Przejdźmy teraz do kwestii dublowania dokumentów sprzedaży – czyli wystawiania paragonu fiskalnego i faktury dla tej samej transakcji. Z przepisów prawa podatkowego wynika dychotomiczny podział, przedstawiający się w ten sposób, że dla osób fizycznych wystawia się paragon fiskalny, zaś dla pozostałych – fakturę. Jest to duże uproszczenie, ponieważ istnieją pewne wyjątki, jak np. wystawianie paragonu z numerem NIP, gdy klientem jest podmiot gospodarczy, a transakcja nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro. Użytkownik w treści zapytania wskazywał, że jeden z jego partnerów przewozowych automatycznie wystawia i przesyła faktury za przejazd do jego klientów oraz, że procedura ta nie może zostać zmieniona.
 
Należy stwierdzić, że dublowanie dokumentów sprzedaży - paragonu i faktury nie ma żadnego sensu. Skoro więc sprzedaż została potwierdzona fakturą, a nabywca usługi ją otrzymał, Użytkownik nie powinien wystawiać paragonu. Sytuacja wygląda inaczej w przypadku pierwotnego wystawienia paragonu – tzw. faktura na podstawie paragonu/faktura do paragonu. Po wejściu w życie ustawy z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, możliwość fakturowania do paragonu istnieje tylko wtedy, gdy na paragonie znalazł się NIP nabywcy. Użytkownik jednak świadczy usługi taksówkarskie, które nie zostały objęte ww. nowelą. Dość dodać, że Ustawa o VAT obliguje sprzedawcę do wystawienia faktury na żądanie nabywcy, nawet jeśli wcześniej otrzymał on paragon.
 
Ostatnia część zapytania dotyczy gromadzenia przechowywania faktur. Zgodnie z art. 2 pkt 31 - 32 Ustawy o VAT, faktury dzielą się na tradycyjne (papierowe) i elektroniczne. Przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. 

Oba rodzaje tych dokumentów muszą być przechowywane przez Użytkownika – obowiązek taki nakłada art. 112 Ustawy o VAT. Zgodnie z art. 112a Ustawy o VAT: 

podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Nie istnieje obowiązek drukowania faktur elektronicznych, a w przekonaniu doktryny i organów podatkowych nawet zeskanowany wydruk faktury również jest fakturą elektroniczną. Użytkownik wskazywał, że wszystkie wystawione faktury pobiera do programu księgowego jako jeden plik. Jeżeli tylko program ten zapewnia ich przechowywanie zgodnie z wymogami art. 112a, Użytkownik czyni zadość przepisom prawa podatkowego.

Stan prawny na dzień: 25.10.2021 r.

Podstawa prawna:

  1. Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.);
  2. Ustawa z dnia 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1520 ze zm.);
  3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544);
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816).

 Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc
Fundacji Akademia Liderów!

Jesteśmy fundacją non-profit, a mikroPorady.pl to nasz projekt, dzięki któremu wspieramy mikroprzedsiębiorczość w Polsce. 96% mikrofirm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju. Jednak z powodu braku dostatecznej wiedzy, znajomości przepisów i kompetencji tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok. Pomóż nam w finansowaniu edukacji mikroprzedsiębiorców, pisaniu poradników, umów, instrukcji, regulaminów i innych tekstów, z których również Ty korzystasz. Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:


/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny