Porady eksperta

Używanie prywatnej karty płatniczej do celów służbowych

Użytkowniczka serwisu zwróciła się do nas z zapytaniem, czy są jakieś przeciwskazania do używania prywatnej karty płatniczej do celów służbowych?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że obowiązujące przepisy nie nakładają na podmioty prowadzące działalność gospodarczą obowiązku zakładania firmowego rachunku bankowego. W przypadku jego braku, na przedsiębiorcę nie może być nałożona kara finansowa. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dokonywane lub otrzymywane płatności dotyczą mechanizmu podzielonej płatności. Aby przelew w tej procedurze był możliwy należy posiadać specjalny rachunek VAT który zakładany jest przez banki wyłącznie do firmowych rachunków rozliczeniowych.

Dodatkowo zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców:

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Powyższy przepis przewiduje limit dla transakcji gotówkowych. Limit ten dotyczy jednorazowej wartości transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności. W tym przypadku płatność nastąpić powinna za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Zatem zapłata z innego rachunku płatniczego niż rachunek przedsiębiorcy albo zapłata gotówkowa nie mieści się w ograniczeniach wynikających z art. 15d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, opłacony w ten sposób koszt nie może być kosztem podatkowym.

Konieczność posiadania rachunku firmowego powstaje również w sytuacji, gdy niezbędne jest ujęcie rachunku bankowego na białej liście podatników oraz w sytuacji, gdy płatności otrzymywane przez nabywców objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Poza wskazanymi wyjątkami, przepisy nie zabraniają korzystania z rachunku osobistego, zgłoszonego jako ten, który jest używany w prowadzeniu działalności. Powinien to być jednak rachunek, który ma tylko jednego posiadacza – przykładowo, jeżeli małżonkowie mają wspólny rachunek, nie może on służyć do celów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ nie można go przypisać wyłącznie przedsiębiorcy.

Dla celów podatkowych nie ma znaczenia, czy nastąpiła zapłata za fakturę z prywatnego konta czy też firmowego. Jeżeli wydatek dotyczył prowadzonej działalności i jest prawidłowo udokumentowany, faktura może stanowić koszt uzyskania przychodu. Rekomendujemy Użytkowniczce wydrukować z konta prywatnego potwierdzenie zapłaty i podpiąć pod fakturę, aby było widoczne i udokumentowane, że faktycznie została zapłacona.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 11 lipca 2022 r.

  1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 162 z późn. zm.).
  2. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).

Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!