Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:
Dzień dobry,
Kilka tygodni temu zamówiłem roll-up na fakturę VAT i zapłaciłem za niego 200 zł brutto – ujęte zostało to w kosztach przez księgowego. Niestety przesyłka roll-upa była częściowo uszkodzona, ale nie przeszkadzało to w jego używaniu, mimo to zgłosiłem reklamację do firmy kurierskiej. Ku mojemu zaskoczeniu, po kilku tygodniach od zgłoszenia przyznano mi odszkodowanie za uszkodzony roll up w wysokości ok. 160 zł. Pytanie: jak potraktować taką wpłatę od firmy kurierskiej - czy trzeba to jakoś rozliczyć? Czy nie ma takiej potrzeby?
Odszkodowanie w działalności gospodarczej – czym jest i kiedy przysługuje?
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to nie tylko realizowanie zleceń, wystawianie faktur i dbanie o rozwój firmy, ale także codzienne mierzenie się z ryzykiem i nieprzewidzianymi sytuacjami. Czasem coś pójdzie nie tak – przesyłka z ważnym towarem dociera uszkodzona, dostawca nie realizuje zamówienia na czas, a wykonawca zupełnie nie wywiązuje się z podpisanej umowy. W takich sytuacjach przedsiębiorcy często zastanawiają się, co mogą zrobić i czy przysługuje im jakiekolwiek odszkodowanie.
W praktyce odszkodowanie w firmie to po prostu pieniężna rekompensata za poniesioną szkodę – ma na celu wyrównanie strat, jakie powstały w wyniku czyjegoś błędu, zaniedbania albo niewywiązania się z ustaleń. Żeby można było ubiegać się o takie świadczenie, muszą być spełnione pewne warunki: przede wszystkim musi wystąpić szkoda, czyli realna strata majątkowa. Do tego potrzebny jest związek przyczynowy – trzeba wykazać, że dana szkoda powstała właśnie przez określone działanie (albo jego brak) drugiej strony. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca zamawia sprzęt na potrzeby działalności, a paczka dociera uszkodzona, to mówimy o typowej szkodzie transportowej. Jeśli towar nie nadaje się do użytku, firma może ponieść dodatkowe koszty związane z wymianą, opóźnieniem prac, a nawet utratą zaufania klientów. Podobnie w sytuacji, gdy dostawa towaru lub realizacja usługi opóźnia się – w niektórych branżach nawet kilkudniowe przesunięcie może spowodować wymierne straty, zaburzyć płynność finansową i narazić firmę na dodatkowe wydatki. Jeszcze poważniejszym przypadkiem jest całkowite niewykonanie umowy, czyli sytuacja, w której kontrahent mimo zawartego porozumienia nie przystępuje do realizacji zlecenia. Dla przedsiębiorcy to nie tylko utrata pieniędzy, ale też konieczność nagłego szukania alternatywy, często w trybie awaryjnym, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem. W każdym z tych przypadków przedsiębiorca ma prawo domagać się odszkodowania – zarówno za rzeczywiste straty, jak i, choć to trudniejsze do udowodnienia, za utracone korzyści.
Trzeba pamiętać, że odszkodowanie nie jest bonusem czy prezentem od drugiej strony – to mechanizm, który ma na celu przywrócenie równowagi i ograniczenie negatywnych skutków sytuacji, na które firma często nie ma wpływu. Dlatego, zamiast machać ręką i „brać stratę na klatę”, warto znać swoje prawa i wiedzieć, kiedy i jak można domagać się rekompensaty – to ważny element zarządzania ryzykiem w biznesie i dbania o finansową stabilność firmy.
Odszkodowanie a koszty uzyskania przychodu – co w przypadku uszkodzonego majątku?
W sytuacji, gdy firma ponosi wydatek na zakup sprzętu, materiałów czy wyposażenia i rozlicza go w kosztach uzyskania przychodu, naturalną konsekwencją jest obniżenie podstawy opodatkowania. Taki wydatek wpływa więc korzystnie na wynik podatkowy przedsiębiorcy. Jeśli jednak po pewnym czasie przedmiot ten zostanie uszkodzony, a firma otrzyma z tego tytułu odszkodowanie – pojawia się pytanie, jak prawidłowo ująć taką sytuację w rozliczeniach podatkowych.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że przedsiębiorca korzysta podwójnie – najpierw obniża podatek, rozliczając wydatek jako koszt, a później otrzymuje dodatkowe środki w formie odszkodowania. Jednak przepisy przewidują mechanizm, który równoważy tę sytuację i eliminuje ryzyko nadużycia. Odszkodowanie wypłacone za uszkodzony składnik majątku, który wcześniej został zaliczony do kosztów, co do zasady traktowane jest jako przychód podatkowy. Oznacza to, że należy je wykazać w ewidencji podatkowej i uwzględnić przy obliczaniu podstawy opodatkowania.
W praktyce prowadzi to do neutralności podatkowej – przedsiębiorca nie uzyskuje dodatkowego zysku, ale też nie ponosi straty, jeśli chodzi o wcześniejsze ujęcie kosztu. Dzięki temu system podatkowy pozostaje spójny i przejrzysty – nie dochodzi do sytuacji, w której ten sam wydatek mógłby przynieść firmie podwójną korzyść podatkową. Takie rozwiązanie jest zgodne z ogólną zasadą, że każdy przychód – niezależnie od jego źródła – podlega rozliczeniu, o ile przepisy nie przewidują konkretnego zwolnienia. W przypadku odszkodowań brak takiego zwolnienia oznacza obowiązek ich wykazania w przychodach, co zapewnia równowagę w rozliczeniach podatkowych firmy.
Odszkodowanie od kuriera w księgowości – przychód, korekta czy obie rzeczy?
Otrzymanie odszkodowania od firmy kurierskiej nie zawsze automatycznie oznacza obowiązek podatkowy. Wszystko zależy od tego, jak wcześniej został potraktowany uszkodzony lub zaginiony towar w ewidencji firmy. Jeżeli dany przedmiot został wcześniej ujęty w kosztach uzyskania przychodu, to wypłacone odszkodowanie trzeba już potraktować jako przychód. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca najpierw skorzystał z ulgi podatkowej, pomniejszając podstawę opodatkowania przez zaliczenie wydatku do kosztów, a następnie otrzymał zwrot poniesionej straty – dlatego fiskus uznaje, że taka rekompensata powinna zostać rozliczona jako przychód.
Z kolei w sytuacji, gdy uszkodzony towar nie został wcześniej rozliczony jako koszt, wypłacone odszkodowanie nie podlega opodatkowaniu. Z tego względu każdy przypadek warto przeanalizować indywidualnie – polski system podatkowy nie działa według jednej sztywnej reguły w tego typu sprawach.
Od strony księgowej odszkodowanie najczęściej ujmuje się jako tzw. pozostały przychód operacyjny, co oznacza, że należy go wykazać w odpowiednich rejestrach. Jeśli towar został wcześniej ujęty w kosztach, nie trzeba cofać tych zapisów ani dokonywać korekty – wystarczy prawidłowo wykazać nowy przychód z tytułu odszkodowania, co pozwala zachować podatkową równowagę. Warto jedynie zwrócić uwagę, czy odszkodowanie dotyczy całej wartości uszkodzonego towaru, czy tylko jego części – od tego może zależeć sposób ujęcia takiej kwoty w księgach rachunkowych.
Z dotychczasowej praktyki i interpretacji podatkowych wynika, że organy skarbowe oczekują spójności – to znaczy, że koszty i odpowiadające im przychody powinny być ze sobą logicznie powiązane. Jeżeli przedsiębiorca prawidłowo rozliczy otrzymane środki i potrafi udokumentować wcześniejsze ujęcie kosztów, nie musi obawiać się konsekwencji. Fiskus w takich przypadkach nie wymaga korekt wcześniejszych zapisów – kluczowe jest, by przychód z odszkodowania został ujęty w chwili jego otrzymania.
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/
Dziękujemy
Stan prawny: 30 lipca 2025 r.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych(Dz.U. 2024 r. poz. 802 t.j.)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. 2024 r. poz. 2260 t.j.)
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 r. poz. 120 t.j.)
