Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Jeżeli prowadzę działalność gospodarczą i miesięcznie wystawiam tylko kilka faktur to muszę wystawiać je w KSEF? Nie chcę dodatkowych problemów 

Spis treści:

1. Obowiązkowy KSeF – kogo obejmują nowe zasady?
2. Limit 10 000 zł w 2026 r. – ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców
3. Podsumowanie – mała skala działalności nie zawsze oznacza brak obowiązków w KSeF

Obowiązkowy KSeF – kogo obejmują nowe zasady?

Krajowy System e-Faktur przestał być rozwiązaniem, z którego przedsiębiorca może korzystać wyłącznie według własnego uznania. W 2026 r. KSeF stał się podstawowym sposobem wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a obowiązek korzystania z systemu został wprowadzony etapami. Pierwszy etap rozpoczął się 1 lutego 2026 r. i objął największych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców i inne podmioty wystawiające faktury, z uwzględnieniem przewidzianych w przepisach wyjątków oraz szczególnego rozwiązania przejściowego dla najmniejszych firm.

W praktyce oznacza to, że obowiązek korzystania z KSeF nie zależy wyłącznie od wielkości firmy, liczby zatrudnianych pracowników czy tego, jak często przedsiębiorca wystawia faktury. System obejmuje zarówno spółki, jak i osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Co istotne, może dotyczyć również podatników korzystających ze zwolnienia z VAT – sam status „nievatowca” nie oznacza więc automatycznie pozostawania poza KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że z systemu mogą korzystać m.in. podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, spółki czy grupy VAT.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura bez wyjątku musi być wystawiona w KSeF. Ustawa o VAT przewiduje przypadki wyłączone z obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego. Dotyczy to m.in. określonych podatników zagranicznych oraz faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku sprzedaży konsumenckiej przedsiębiorca może zatem nadal wystawiać faktury poza KSeF, choć przepisy pozwalają również na dobrowolne wykorzystanie systemu.

Warto również rozróżnić wystawianie faktur w KSeF od ich odbierania. Dla wielu mniejszych przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w systemie pojawił się dopiero 1 kwietnia 2026 r., jednak obowiązek odbierania faktur poprzez KSeF funkcjonuje już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet firma korzystająca jeszcze z czasowego ułatwienia w zakresie wystawiania własnych faktur może otrzymywać dokumenty od kontrahentów właśnie za pośrednictwem KSeF. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność na niewielką skalę szczególne znaczenie ma przy tym rozwiązanie obowiązujące do końca 2026 r. Ustawodawca przewidział bowiem czasowe odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla najmniejszych firm. Nie decyduje jednak o nim sama liczba wystawianych dokumentów. Kluczowa jest wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu. Jeżeli nie przekracza ona 10 000 zł brutto, przedsiębiorca może – przy spełnieniu ustawowych warunków – korzystać z rozwiązania przejściowego do końca 2026 r.

Dlatego przy ustalaniu obowiązków związanych z KSeF warto patrzeć szerzej niż tylko na liczbę faktur wystawianych miesięcznie. Kilka dokumentów może oznaczać zarówno sprzedaż na kilkaset złotych, jak i na kilkadziesiąt tysięcy złotych. To właśnie wartość sprzedaży oraz charakter wystawianych faktur mogą przesądzać o tym, czy przedsiębiorca może jeszcze skorzystać z czasowego uproszczenia przewidzianego na 2026 r.

Limit 10 000 zł w 2026 r. – ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców

Dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność na niewielką skalę i wystawiają faktury o stosunkowo małej wartości, ustawodawca przewidział w 2026 r. rozwiązanie przejściowe. Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnicy mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem, udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł brutto.

W praktyce nie chodzi więc o liczbę faktur. Przedsiębiorca może wystawić w miesiącu dwie, pięć czy kilkanaście faktur – istotna jest przede wszystkim ich łączna wartość. Jeżeli faktury objęte obowiązkiem KSeF dokumentują sprzedaż na łączną kwotę nieprzekraczającą 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. można skorzystać z czasowego ułatwienia i wystawiać je poza systemem.

Trzeba jednak uważać na sposób obliczania limitu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że przy jego ustalaniu należy sumować kwoty brutto wynikające z faktur, które – gdyby nie rozwiązanie przejściowe – podatnik byłby zobowiązany wystawiać w KSeF. Do limitu nie wlicza się więc automatycznie każdej sprzedaży prowadzonej przez przedsiębiorcę. Przykładowo nie uwzględnia się sprzedaży dokumentowanej fakturami wystawianymi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani niektórych dokumentów objętych odrębnymi wyłączeniami.

Istotny jest również moment przekroczenia progu. Jeżeli w trakcie miesiąca suma odpowiednich faktur przekroczy 10 000 zł brutto, przedsiębiorca nie może czekać z przejściem na KSeF do kolejnego miesiąca. Obowiązek wystawienia faktury w systemie powstaje już w odniesieniu do faktury, którą przekroczono ustawowy limit. Ministerstwo Finansów wskazuje przykładowo, że jeżeli wcześniejsze faktury opiewają łącznie na 9 500 zł, a następna faktura ma wartość 1 000 zł, to właśnie ta kolejna faktura powinna zostać wystawiona przy użyciu KSeF.

Rozwiązanie to ma przede wszystkim ułatwić najmniejszym przedsiębiorcom dostosowanie się do nowego sposobu fakturowania. Nie jest jednak trwałym zwolnieniem z KSeF. Obowiązuje jedynie do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. również przedsiębiorcy mieszczący się obecnie w limicie 10 000 zł mają zostać objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych na zasadach ogólnych.

Co więcej, odroczenie dotyczy przede wszystkim wystawiania faktur. Nie oznacza ono, że przedsiębiorca może całkowicie zignorować KSeF do końca roku. Obowiązek odbierania faktur za pomocą systemu obowiązuje bowiem od 1 lutego 2026 r. także tych podatników, którzy sami korzystają jeszcze z czasowego ułatwienia i wystawiają własne faktury poza systemem.

Dlatego przedsiębiorca, który wystawia miesięcznie jedynie kilka faktur, powinien kontrolować nie tylko ich liczbę, ale przede wszystkim łączną wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami podlegającymi KSeF. Niewielka liczba dokumentów może pozwalać na korzystanie z rozwiązania przejściowego, ale równie dobrze jedna faktura o wyższej wartości może spowodować przekroczenie ustawowego progu.

Podsumowanie – mała skala działalności nie zawsze oznacza brak obowiązków w KSeF

Obowiązkowy KSeF obejmuje coraz szerszą grupę przedsiębiorców, ale w 2026 r. ustawodawca pozostawił jeszcze rozwiązanie przejściowe dla najmniejszych firm. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. podatnik może w określonych przypadkach nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Najważniejsze jest przy tym to, że o możliwości skorzystania z tego ułatwienia nie przesądza sama liczba wystawianych dokumentów. Przedsiębiorca, który wystawia kilka faktur miesięcznie, nie powinien automatycznie zakładać, że pozostaje poza KSeF. Znaczenie ma przede wszystkim łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami, które co do zasady podlegałyby obowiązkowi wystawienia w systemie, a także charakter konkretnej transakcji. W praktyce oznacza to konieczność bieżącego kontrolowania wartości wystawianych faktur. Jeżeli w trakcie miesiąca limit 10 000 zł zostanie przekroczony, obowiązek skorzystania z KSeF powstaje już przy fakturze, którą przekroczono ustawowy próg. Nie można więc założyć, że przejście do KSeF nastąpi dopiero od początku kolejnego miesiąca.

Warto również pamiętać, że czasowe ułatwienie dotyczy przede wszystkim wystawiania faktur. Nie zwalnia ono przedsiębiorcy z funkcjonowania w systemie jako takim, w szczególności z odbierania faktur wystawianych przez kontrahentów za pośrednictwem KSeF. Nawet mała firma, która nadal wystawia własne dokumenty poza systemem, powinna więc wiedzieć, jak odbierać i obsługiwać faktury otrzymywane w KSeF.

Z perspektywy przedsiębiorcy najbezpieczniejsze jest zatem regularne sprawdzanie, czy nadal spełnia warunki korzystania z rozwiązania przejściowego. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje niespodziewanie w trakcie miesiąca.

Trzeba też mieć na uwadze, że preferencja dla najmniejszych przedsiębiorców ma charakter wyłącznie czasowy. Obowiązuje do końca 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. także podmioty korzystające obecnie z limitu 10 000 zł będą musiały przejść na zasady ogólne. Dlatego końcówkę 2026 r. warto potraktować jako okres na uporządkowanie procedur, wybór odpowiedniego narzędzia do fakturowania i przygotowanie się do pełnego korzystania z KSeF.

 

Twoje pytanie, nasza odpowiedź - tak działa mikroporady.pl. Każdego dnia dziesiątki przedsiębiorców otrzymują darmowe wsparcie od ekspertów.  Przekaż darowiznę, wpisz w swoim PIT KRS 0000318482 i przekaż 1,5% podatku - dzięki Tobie będziemy mogli rozwijać tę sekcję i udzielać jeszcze więcej odpowiedzi.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 28 września 2026 r.

 Stan prawny:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
2. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw