Jak wystawić rachunek w stowarzyszeniu nieprowadzącym działalności gospodarczej? - mikroPorady.pl

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi na następujące zapytanie:

Dzień dobry. Przeczytałem artykuł: Stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej – wystawienie rachunku, a faktury lub refaktury na pokrycie kosztów bezpośrednich - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony

Czy jako stowarzyszenie nie prowadzące dzielności gospodarczej możemy wystawić rachunek dla rodzica tak jak w artykule. Chodzi mi oto, że zbieraliśmy pieniążki na wyjazd na obóz sportowy. Byliśmy pośrednikiem. Organizator wystawił nam fakturę zbiorczą na klub. Teraz kilku rodziców chce rachunek za wpłatę na wyjazd. Czy możemy taki rachunek wystawić? Nie mamy wpisu w statucie o świadczeniu odpłatnych usług. Pozdrawiam

Czy stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej może wystawić rachunek za obóz sportowy?

Organizacje pozarządowe, w tym stowarzyszenia, bardzo często angażują się w działania o charakterze społecznym, edukacyjnym czy sportowym. W praktyce może pojawić się sytuacja, w której rodzice dzieci uczestniczących w zorganizowanym wyjeździe — np. obozie sportowym — proszą o potwierdzenie wpłaty. Powstaje pytanie: czy stowarzyszenie, które nie prowadzi działalności gospodarczej, może wystawić rachunek w takim przypadku?

Co to jest stowarzyszenie? – definicja i funkcja społeczna

towarzyszenie to dobrowolne, samorządne i trwałe zrzeszenie osób, powołane w określonym celu, najczęściej społecznym, edukacyjnym, kulturalnym, sportowym lub obywatelskim. Działa na zasadach non-profit i nie służy osiąganiu zysków. Jego podstawą prawną jest ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2020 r. poz. 2261).

Zgodnie z art. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach: Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych. Stowarzyszenie samodzielnie określa swoje cele, programy działania i struktury organizacyjne oraz uchwala akty wewnętrzne dotyczące jego działalności. Stowarzyszenie opiera działalność na pracy społecznej swoich członków. Do prowadzenia swych spraw stowarzyszenie może zatrudniać pracowników, w tym swoich członków.

Kiedy stowarzyszenie może wystawić rachunek?

Zgodnie z obowiązującym prawem, nawet stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej może wystawić rachunek (ale nie fakturę VAT), potwierdzający otrzymanie wpłaty. W szczególności dotyczy to sytuacji, w których organizacja nie sprzedaje towarów ani nie świadczy usług w sposób komercyjny, a jedynie zbiera środki na pokrycie określonych kosztów (np. wyjazdu, zakwaterowania, udziału w wydarzeniu).

Podstawa prawna

Prawo nie zakazuje organizacjom społecznym wystawiania rachunków. Wprost wskazuje na to art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, który mówi, że każdy podmiot może potwierdzić otrzymanie zapłaty. W związku z tym stowarzyszenie może wystawić rodzicowi dokument (rachunek, pokwitowanie), który potwierdzi wpłatę na konkretny cel, np. udział dziecka w obozie sportowym. Ważne jest, aby rachunek ten odzwierciedlał rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i był zgodny z przepisami prawa.

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2021 r. poz. 703) rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
(uchylony);
określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;

Co możecie zrobić w Waszym przypadku?

Sporządzacie prosty rachunek na rodzica, potwierdzający wpłatę (kwotę, cel: obóz sportowy, dane organizacji).
Jeśli chcecie refakturować koszty – czyli działać jedynie jako pośrednik, który zebrał pieniądze i przekazał je organizatorowi – to też jest dopuszczalne, ale faktury musi wystawić organizator 
Warto rozważyć zmianę statutu, jeśli zamierzacie regularnie prowadzić odpłatną działalność – po to, by formalnie mieć taką działalność zaznaczoną i rozliczaną (odpłatna działalność pożytku publicznego może być prowadzona bez rejestracji w KRS, ale musi być ujęta w statucie i oddzielnie księgowana)

Działania	Czy możecie?	Uwagi
Wystawić rachunek na rodziców	✅ możliwe	Taki rachunek stanowi dowód wpłaty.
Wystawić fakturę VAT	❌ niemożliwe	Nie jesteście podatnikami VAT.
Działać jako pośrednik i refakturować koszty	✅ możliwe	Przy czym faktury musi wystawić organizator.
Wprowadzić odpłatną działalność do statutu	???? zalecane	Uporządkuje podstawy formalno‑księgowe.

Podsumowanie

Stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej ma prawo wystawić rachunek potwierdzający wpłatę, np. za udział dziecka w obozie sportowym, o ile nie świadczy w ten sposób usług komercyjnych. Taki rachunek nie jest fakturą VAT, ale stanowi legalny dokument księgowy, potwierdzający przyjęcie środków na pokrycie określonych kosztów.

Działanie to nie wymaga rejestracji działalności gospodarczej, jeśli pieniądze są przekazywane dalej organizatorowi wydarzenia i nie występuje element zarobkowy. Warto jednak rozważyć wprowadzenie odpłatnej działalności statutowej do dokumentów organizacji, aby działania tego typu były zgodne z zasadami rachunkowości i formalnościami prawnymi.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 14 lipca 2025 r.

1) Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2020 r. poz. 2261).
2) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.).
3) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2021 r. poz. 703).

Zobacz także:

Fundacja a stowarzyszenie

Bez wątpienia fundacje i stowarzyszenia to najpopularniejsze formy organizacji pozarządowych. Osoby, które decydują się na rozpoczęcie działalności społecznej często mierzą się z dylematem, którą formę prawną działalności wybrać i która z nich będzie dla nich korzystniejsza. W dzisiejszym poradniku przedstawimy najważniejsze cechy, podobieństwa i różnice pomiędzy tymi organizacjami.

Fundacja jest organizacja pozarządową, która została powołana w celach społecznie lub gospodarczo użytecznych. Fundację ustanawia fundator w oświadczeniu woli złożonym przed notariuszem albo w testamencie. Niezbędnym elementem do jej założenia jest majątek. Fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego.

Cechą charakterystyczną fundacji jest posiadanie majątku, który powinien być przeznaczony przez fundatora na społecznie użyteczny Odpowiedzialność za realizacje celów oraz opiekę nad majątkiem sprawuje zarząd fundacji. Majątek Fundacji nie podlega podziałowi między członków władz lub fundatorów.

Podstawowym aktem prawnym regulującym działanie fundacji jest Ustawa o fundacjach. Ustawa ta daje stosunkowo dużą swobodę w zakresie konstruowania statutu, czyli dokumentu w oparciu o który fundacja działa. To w nim są opisane najważniejsze informacje o fundacji – jakie ma organy władzy, ile osób znajduje się w tych organach, jak wygląda kwestia sprawowania władzy i podejmowania decyzji, kto dokonuje wyboru osób zasiadających we władzach fundacji.

Pobierz poradnik