Porady eksperta

Jak działa kilometrówka i komu jest potrzebna?

Bezpłatny Program Do Rozliczenia PIT za 2018

Przedsiębiorcy wykonujący samodzielnie działalność gospodarczą, a wykorzystujący do prowadzenia działalności swój prywatny samochód osobowy od początku 2019 roku nie muszą już koniecznie prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu – zwanej powszechnie „kilometrówką”.

Znowelizowane ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzają limit zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów do 75% rzeczywiście poniesionych wydatków, jeżeli samochód jest wykorzystywany zarówno do prowadzenia działalności gospodarczej, jak i celów prywatnych – taki wybór rozliczania nie wymaga prowadzenia „kilometrówki”. Jeżeli natomiast używasz samochodu jedynie w celu prowadzenia działalności, nadal masz możliwość rozliczania kosztów eksploatacyjnych bez żadnych dodatkowych limitów (a zatem w 100%), wówczas jednak wymagane jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Oznacza to, że przez sam fakt nieprowadzenia takiej ewidencji automatycznie przyjmuje się, że samochód osobowy używany jest również dla celów prywatnych przedsiębiorcy i tym samym przysługuje mu jedynie 75% ulga na rozliczanie kosztów eksploatacyjnych.

leasing

Ważne:

Jeżeli chodzi natomiast o samochody osobowe stanowiące własność osobistą podatnika jako osoby fizycznej (a zatem niebędące składnikiem prowadzonego przedsiębiorstwa) i związane z tym wydatki z tytułu użytkowania na cele działalności gospodarczej, tzw. „kilometrówka” uległa w tym przypadku praktycznie „likwidacji” dla celów podatkowych, a odliczeniu podlega jedynie 20% kosztów eksploatacyjnych (w tym ubezpieczenia) związanych z użytkowaniem takiego auta.

Obowiązek prowadzenia ewidencji nadal będą mieć pracownicy wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych – na jej podstawie mogą oni dochodzić pełnego zwrotu kosztów eksploatacyjnych od pracodawcy. Sumę podlegającą zwrotowi oblicza się na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów w związku z podróżą służbową przemnożoną przez ustaloną stawkę za jeden kilometr. Zwrot wydatków następuje zwykle w formie ryczałtu po uprzednim przedłożonym przez pracownika oświadczeniu o używaniu pojazdu w celach służbowych w danym okresie wraz z wypłatą miesięcznego wynagrodzenia.

Od 2007 roku stawki będące podstawą do obliczania „kilometrówki” nie uległy zmianie i przedstawiają się następująco:

  • dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł;
  • dla motocykla – 0,2302 zł;
  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Ewidencja przebiegu pojazdu musi spełniać również określone wymagania, aby była pełna i mogła zostać zaakceptowana przez pracodawcę lub Urząd Skarbowy. Powinna zawierać co najmniej:

  • imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu;
  •  ramy czasowe prowadzenia ewidencji;
  • dane identyfikujące samochód – co najmniej numer rejestracyjny oraz pojemność skokową silnika;
  • dane dotyczące konkretnego wpisu: numer porządkowy, datę oraz oznaczony cel wyjazdu (opis trasy, włączając liczbę faktycznie przejechanych kilometrów i stan licznika przebiegu pojazdu);
  • może zawierać już wykonane obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi;
  • podpis sporządzającego i/lub pracodawcy.

W opisany sposób rozlicza się tzw. lokalne (krajowe) podróże służbowe. W kwestii zagranicznych podróży służbowych, wybór środka komunikacji leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Może wyrazić on zgodę na wykorzystanie w tym celu prywatnego samochodu służbowego pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków poniesionych w związku z wyjazdem na podstawie „kilometrówki”, jak również pokrycie kosztów związanych z płatnymi parkingami czy autostradami. Zwrotowi nie będą podlegały jednak powyższe wydatki w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej miesięczny ryczałt z „kilometrówki” oraz wydatki związane z dojazdami do/z dworca kolejowego/portu lotniczego oraz związane z poruszaniem się komunikacją miejską.

Rozliczenie podróży służbowej powinno mieć miejsce w terminie 14 dni od jej zakończenia.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2018.1509)
  2. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2018.1036)
  3. Ustawa z dnia 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2018.2159)

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny

Zobacz powiązany tekst