IT w firmie - podatkowe aspekty

Jest już standardem, iż praktycznie każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą wykorzystuje do jej prowadzenia komputery, telefony oraz inne urządzenia mobilne, jak również sieć telefoniczną oraz internet.. Na gruncie prawa podatkowego rozliczanie tego typu wydatków niejednokrotnie powodują znaczne trudności i w konsekwencji prowadzą do sporów z organami podatkowymi. Najwięcej problemów przysparza rozróżnienie jakie składniki majątku dotyczące IT można amortyzować, a jakie wliczać bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Sprzęt komputerowy zaliczany jest do rodzaju 491 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), tj. zespołów komputerowych i zgodnie z wykazem stawek amortyzacji, stawka dla tych zespołów wynosi 30%. Jednakże art. 22i ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pozwala podwyższyć stawkę amortyzacji dla maszyn i, urządzeń zaliczanych do grupy 4-6 i 8 KŚT, poddanych szybkiemu postępowi technicznemu - przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 2,0 (odpowiednio art. 16i ust. 2 pkt. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Zgodnie z objaśnieniami do Wykazu, przez maszyny i urządzenia poddane szybkiemu postępowi technicznemu rozumie się maszyny, urządzenia i aparaturę, w których zastosowane są układy mikroprocesorowe lub systemy komputerowe, spełniające założone funkcje dzięki wykorzystaniu w nich najnowszych zdobyczy techniki, a także pozostałą aparaturę naukowo-badawczą i doświadczalno-produkcyjną. Przykładowo są to: jednostki pamięci, jednostki zasilające, urządzenia wejścia, w tym m.in. rejestratory, skanery, urządzenia wyjścia, urządzenia wejścia-wyjścia: konsole operatorskie, monitory ekranowe oraz urządzenia transmisji i ochrony danych. Kwalifikacja ta nie dotyczy natomiast specjalistycznych urządzeń i maszyn służących wyłącznie do programowego nauczania lub samo instruktażu, jak również komputerów sterujących procesem produkcyjnym samodzielnej maszyny, agregatu, linii obróbczej itp., stanowiących integralną część maszyny oraz przemysłowych rejestratorów danych i aparatury liczącej, przystosowanej wyłącznie do pracy w procesach technologicznych, pomiarowych i kontrolnych przemysłowych.

Co do stawek amortyzacji przy licencji na programy komputerowe oraz dla praw autorskich, to w przeciwieństwie do sprzętu komputerowego, należy je wyliczyć wyłącznie w oparciu o ustawę, albowiem nie wymieniono ich w wykazie KŚT, gdyż wykaz ten dotyczy wyłącznie środków trwałych, a nie wartości niematerialnych i prawnych. Ustawodawca określił w art. 22m ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, minimalny okres amortyzacji dla licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz dla praw autorskich na 24 miesiące, co oznacza to, że w tym przypadku maksymalny roczny odpis amortyzacyjny może wynieść 50%.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, iż jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony dla prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt, wydatków, których charakter budzi wątpliwości. Dlatego też przy rozliczaniu wydatków na szeroko pojęte IT w firmie należy kierować się wskazaną powyżej regułą. Jednocześnie należy pamiętać, iż w przypadku, gdy mamy do czynienia ze środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi to nie możemy ich co do zasady zaliczyć bezpośrednio w koszty, a przede wszystkim poprzez odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej pod jaką wpisano dane aktywa do ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych amortyzacji podlegają m.in. maszyny, urządzenia, inne przedmioty, tzw. hardware (sprzęt komputerowy, w tym drukarki, skanery, dyski twarde obok tradycyjnego komputera, a także wartości niematerialne i prawne, którymi w tym przypadku będą: tzw. software (oprogramowanie)).

Trzeba zaznaczyć, iż amortyzowane składniki majątku mogą stanowić własność lub współwłasność podatnika, o ile są to rzeczy lub prawa majątkowe do dóbr niematerialnych, analogicznie do autorskiego prawa majątkowego Trzeba pamiętać, że w przypadku licencji przedsiębiorca nie jest właścicielem bądź współwłaścicielem rzeczy, wówczas jednak licencja do oprogramowania będzie uznawana za tzw. wartość prawną, która również podlega amortyzacji.

Amortyzowane składniki majątku mogą być także nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, z tym ograniczeniem, że nie zawsze utwory, tzw. pracownicze i prawa majątkowe własności intelektualnej, składające się na prawa ochronne np. z wzoru przemysłowego będą mogły być amortyzowane. Konieczne jest jednak, aby były one kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia ich do używania. Przewidywany okres używania nie może być krótszy niż rok. Ponadto, wskazać należy, iż te aktywa/składniki majątku muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Składniki majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

 

Strona internetowa

Praktycznie każdy przedsiębiorca posiada swoją stronę internetową www i/lub tzw. domenę lub zamierza ją w przyszłości założyć. Za jej pośrednictwem często reklamuje swoje produkty, jak również dokonuje ich sprzedaży.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarto zamknięty katalog wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak, że wydatków poniesionych na utworzenie własnej strony internetowej nie można wpisać do ewidencji środków trwałych. Elementy strony internetowej, np. grafika, program komputerowy, logo, projekt, jeśli tylko zostały wytworzone na rzecz przedsiębiorcy i zostały na niego przeniesione majątkowe prawa autorskie do nich, bądź, jak w przypadku programu komputerowego, został on oddany do korzystania przedsiębiorcy na zasadzie licencji, to wówczas nie ma przeszkód by elementy strony internetowej, jako wartości niematerialne lub prawne amortyzować. Jeśli natomiast przedsiębiorca zleci wykonanie strony internetowej podmiotowi z zewnątrz i umowa taka nie będzie przewidywała przeniesienia majątkowych praw autorskich bądź oddania do korzystania na zasadzie licencji, to wówczas nie będzie możliwości jej amortyzacji, a jedynie zaliczenie kosztów usługi bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Takie stanowisko możemy odnaleźć w piśmie wydanym przez Naczelnika Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście 9 marca 2005 r., nr II-2/423/3/04/MB, gdzie czytamy, że:

(…) Nie można zakwalifikować kosztów poniesionych na usługę polegającą na utworzeniu strony internetowej do wartości niematerialnych i prawnych. Artykuł 16b ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zawiera zamknięty katalog wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodów. Natomiast art. 16c określa katalog m.in. wartości niematerialnych i prawnych, które nie podlegają amortyzacji. Skoro zarówno w jednym, jak i drugim przepisie nie wymieniono wykonania prezentacji multimedialnej i modernizacji strony internetowej, oznacza to, że prawo to nie jest wartością materialną i prawną (…).

Inne stanowisko zaprezentował Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 6 stycznia 2006 r., sygn. DP/PD/423-0135/05/AK, w którym czytamy m.in.:

(...) Z powołanego powyżej art. 16g ust. 3 ustawy z dnia 15.02.1992 r. wynika, że do wartości początkowej nabytego prawa majątkowego - licencji na użytkowanie programu komputerowego zalicza się wartość zakupu, a także koszty instalacji i uruchomienia oraz inne wydatki związane z uaktywnieniem sytemu przed przyjęciem go do użytkowania, gdyż ww. przepis nie określa zamkniętego katalogu wydatków, o czym świadczy zwrot "w szczególności”. Koszty wdrożenia programu komputerowego naliczone do dnia przyjęcia programu komputerowego do używania powinny zatem, co do zasady, stanowić element wartości początkowej nabytego prawa - licencji na użytkowanie programów komputerowych. Jednocześnie tutejszy organ podatkowy zauważa, iż wartość początkową powiększają wydatki dotyczące przygotowania systemu informatycznego do pracy, nie zaś koszty przygotowania pracowników do obsługi systemu komputerowego. Wydatki na szkolenia pracowników z zakresu obsługi systemu SAP są kosztami dotyczącymi podniesienia kwalifikacji pracowników. Wydatki związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi wdrażanego systemu winny być przez Spółkę oceniane i kwalifikowane na zasadach ogólnych. Należy zatem przyjąć, że będą one mogły stanowić koszty uzyskania przychodów po spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 15 i 16 ww. ustawy z dnia 15.02.1992 r. (...)

Jednak można spotkać się także z odmienną interpretacją przepisów prawa podatkowego. Przykładowo w piśmie Naczelnika Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu z 6 kwietnia 2006 r., nr OP/423/37/39/TB/06 możemy przeczytać:

(...) wszystkie wydatki poniesione na nabycie środka trwałego przed jego przekazaniem do użytkowania (w tym również wynagrodzenie dostawcy za usługę szkolenia i asysty w zakresie użytkowania dostarczonego oprogramowania) stanowią podstawę do ustalenia wartości początkowej środka trwałego, od której dokonywane są odpisy amortyzacyjne. Kosztem uzyskania przychodów będą więc zwiększone odpisy amortyzacyjne (...).

Jak widać w praktyce brak jednolitej wykładni przepisów w odniesieniu do nakładów poniesionych na przeszkolenie personelu w zakresie obsługi oprogramowania przed oddaniem do go używania. W mojej opinii wykładnia dokonana przez Naczelnika Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego może budzić wątpliwości, bowiem przeszkolenie pracowników nie jest kosztem związanym z zakupem, takim jak instalacja czy montaż, lecz już z używaniem oprogramowania. W związku z tym radzimy każdorazowo zapoznawać się z miejscowymi interpretacjami indywidualnymi, by zminimalizować ryzyko „błędów podatkowych”.