Biała lista podatników – gdzie jej szukać i czego dotyczy? Kto się na niej znajduje? Co trzeba o niej wiedzieć?

Z dniem 1 września 2019 roku wprowadzony został obowiązek prowadzenia wykazu informacji o podatnikach VAT - tzw. „Biała lista podatników VAT” (dalej „BLP”). Regulacja jest konsekwencją dodania art. 96b do ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, który wprowadził obowiązek stworzenia i aktualizowania przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej elektronicznego Wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do Rejestru podatników VAT. Podmiot niezarejestrowany, to taki, który złożył wniosek rejestracyjny na formularzu VAT-R, jednakże odmówiono mu wpisu do Rejestru podatników VAT. Co istotne, na Białej liście podatników VAT umieszcza się wskazane powyżej podmioty poprzez ujawnienie ich podstawowych danych, w tym numeru firmowego rachunku bankowego. Zauważ, że ustawodawca posłużył się terminem „podmiot”, a więc terminem szerszym niż „podatnik”. Co do zasady, Biała lista podatników VAT ma na celu kontrolowanie przepływów środków na rachunkach podatnika w sposób szybki i efektywny.

Jeżeli jeszcze nie wiesz z czym wiąże się wprowadzenie do systemu prawa podatkowego BLP, koniecznie przeczytaj naszą poradę. Musisz bowiem wiedzieć, że co do zasady weryfikacja statusu kontrahenta jest uważana za równoznaczną z zachowaniem należytej staranności podatnika (czyli Twojej) w obrocie handlowym. Ma to szczególne znaczenie w przypadku zawierania umów z danym kontrahentem po raz pierwszy. Jednakże, jak zapewne się domyślasz, od każdej reguły istnieją wyjątki. Pamiętaj również, że zaniechanie weryfikacji może skutkować nałożeniem na Ciebie sankcji, o czym będzie jeszcze mowa poniżej. Zachęcamy Cię do przeczytania tej porady, która odpowie na wszystkie pytania dotyczące Białej listy podatników.

W niniejszej poradzie dowiesz się:

1. Kto prowadzi Białą listę podatników VAT?
2. Kogo obejmuje Biała lista podatników VAT? Jakie dane podatnika zawiera Biała lista podatników VAT?
3. Gdzie znaleźć Białą listę podatników VAT?
4. Jakie są terminy wpisu na Białą listę podatników VAT?
5. Jakie sankcje wiążą się z niedokonaniem zapłaty na rachunek bankowy wskazany na Białej liście podatników VAT?
6. Jak dokonać weryfikacji, aby spełniona została przesłanka należytej staranności przedsiębiorcy?
7. Co w sytuacji, gdy dokonamy przelewu na rachunek bankowy nieznajdujący się w Wykazie?

1. Kto prowadzi Białą listę podatników VAT?

Ustawa o VAT nałożyła obowiązek prowadzenia Białej listy podatników VAT na podmiot prawa publicznego, tj. Szefa Krajowej Administracji Podatkowej.

Istotne jest, że na przedsiębiorcy nie spoczywa obowiązek składania jakichkolwiek systematycznych wniosków w związku z obowiązkiem prowadzenia BLP przez Szefa Krajowej Administracji Podatkowej. Informacje o konkretnych podmiotach udostępniane w opisywanym Wykazie mają pochodzić z rejestrów publicznych. Przedsiębiorca ma natomiast prawo i powinien do złożyć wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych jego dotyczących umieszczonych na Białej liście podatników VAT w sytuacji, gdy zamieszczone dane będą niepoprawne. To on będzie odpowiadał i ponosił skutki dopuszczenia, że dane są nieaktualne.

2. Kogo obejmuje Biała lista podatników VAT? Jakie dane podatnika zawiera Biała lista podatników VAT?

Zgodnie z art. 96b ust. 1b Ustawy o VAT, w Wykazie można znaleźć informację o podmiotach:

1. zarejestrowanych jako podatnicy VAT;
2. w odniesieniu do których Naczelnik Urzędu Skarbowego nie dokonał rejestracji albo które zostały wykreślone przez Naczelnika Urzędu Skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT, przy czym informacje te dotyczą zarówno podmiotów, które o wskazanych wyżej faktach zostały poinformowane, jak i podmiotów, które nie zostały o nich poinformowane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego;
3. których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona na podstawie art. 96 ust 9h - 9j Ustawy o VAT, który reguluje wszystkie przypadki, w których rejestracja podatnika wykreślonego z rejestru może zostać przywrócona.

Zgodnie zaś z art.  96b ust. 3 Ustawy o VAT, dane obligatoryjnie zamieszczone w Wykazie to:

1. firma (nazwa) lub imię i nazwisko;
2. numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
3. numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
4. numer PESEL, o ile podmiot posiada;
5. numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
6. adres siedziby - w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
7. adres głównego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu głównego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej;
8. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
9. imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
10. imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
11. daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
12. podstawa prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
13. numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą - wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej) w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej.

Rachunki rozliczeniowe zamieszczone na Białej liście podatników VAT są automatycznie pobierane z bazy Krajowej Administracji Skarbowej po uprzednim ich potwierdzeniu przy wykorzystaniu STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej). System ten ma na celu wyeliminowanie wyłudzeń skarbowych poprzez umożliwienie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dokonania analizy stosownych informacji. Procedurę zamieszczenia numeru rachunku bankowego na Białej liście podatników rozpoczyna bank, który zgłosi rachunek firmowy podany przez przedsiębiorcę w urzędzie skarbowym do systemu STIR.

Ponadto, w przypadkach wskazanych w art. 96 ust. 9h - 9j Ustawy o VAT w Wykazie musi zostać zamieszczona informacja o dacie wykreślenia podatnika z rejestru jako podatnika VAT.

Zamieszczenie w Wykazie imion i nazwisk osób wchodzących w skład organu pełni istotną rolę informacyjną dla potencjalnych kontrahentów. Skoro bowiem osoby wchodzące w skład organu podmiotu wykreślonego z Wykazu wchodzą również w skład organów innych podmiotów (występują podmioty powiązane), to kontrahent powinien się zastanowić nad wyborem jako swojego kontrahenta tego drugiego podmiotu, dotychczas niewykreślonego.

Poniżej zamieszczony został link pod którym znajduje się Wykaz

Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT

Więcej

Należy zauważyć, że przepisy nakazują jedynie podanie podstawy prawnej zapisu w Wykazie, nie ma zaś obowiązku zawarcia w Wykazie uzasadnienia odnośnie poszczególnych wpisów i ich podstaw.

3. Gdzie znajdziesz Białą listę podatników VAT?

BLP jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej zamieszczonym na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a więc na stronie internetowej Ministra Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Wykaz nie stanowi listy podmiotów w formie wyszukiwarki. Aby znaleźć dany podmiot wystarczy, że wpiszesz jedną z danych takich jak: NIP, REGON, rachunek bankowy, nazwę firmy lub imię i nazwisko w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Ważne jest również podanie daty z jakiej mają pochodzić wyszukane informacje (patrz: punkt 6).

Zgodnie z art. 96b ust. 5 ustawy VAT podanie do publicznej wiadomości wykazów nie narusza przepisów o tajemnicy skarbowej.

4. Jakie są terminy wpisu na Białą listę podatników VAT?

Ustawa nie reguluje terminu, w którym Szef Krajowego Administracji Skarbowej powinien dokonać wpisu do Wykazu. Jednak co do zasady , aby Wykaz spełniał cele dla których został przez ustawodawcę wprowadzony, wpis przy dołożeniu należytej staranności przez służbę cywilną tu administracji skarbowej powinien nastąpić w tym samym dniu, w którym wystąpiło zdarzenie powodujące obowiązek wpisu do Wykazu. W przypadku opóźnień spowodowanych przez administrację skutki nie mogą obciążyć przedsiębiorcy.

5. Jakie sankcje wiążą się z niedokonaniem zapłaty na rachunek bankowy wskazany na Białej liście podatników VAT?

W dniu 1 stycznia 2020 roku weszły w życie przepisy wprowadzające sankcję za niedokonanie zapłaty na rachunek bankowy wskazany w Wykazie w sytuacji, gdy jednorazowa wartość transakcji przekroczy 15 tysięcy złotych i została dokonana na rzecz dostawcy towarów lub usługodawcy zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT.

Przy czym za transakcję jednorazową uważa się również dokonanie kilku płatności, które łącznie przekraczają kwotę 15 tysięcy złotych. W konsekwencji należy uznać, że weryfikacja danych kontrahenta z danymi zawartymi na Białej liście podatników VAT stanowi spełnienie przesłanki należytej staranności zawodowej, gdyż stanowi o podjęciu przez podatnika (przedsiębiorcę) czynności zmierzających do zminimalizowania ryzyka nawiązania współpracy z podmiotem nierzetelnym.

W ramach sankcji, przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczać do kosztów uzyskania przychodów kosztów w części, w jakiej zapłata została dokonana z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub została dokonana na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na BLP.

Ponadto, przedsiębiorca dokonujący zapłaty z wyłączeniem pośrednictwa rachunku płatniczego lub dokonujący zapłaty na inny rachunek płatniczy niż rachunek zamieszczony na białej liście podatników będzie odpowiadał solidarnie całym majątkiem z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie do przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług.

6. Jak dokonać weryfikacji, aby spełniona została przesłanka należytej staranności przedsiębiorcy?

Na wstępie wskazać należy, że niezmiernie istotne dla przedsiębiorcy będzie zbieranie, systematyczne uporządkowanie i gromadzenie dowodów potwierdzających dokonanie weryfikacji rachunków bankowych podmiotów z którymi zamierza zawrzeć umowę. Nie jest to jednak takie proste jak mogłoby się wydawać. Poniżej zamieszczone zostały propozycje działań, które może podjąć przedsiębiorca, aby spełniona została przesłanka należytej staranności. Podkreślić jednak należy, że w tym zakresie decydujące znaczenie będzie miała praktyka, tj. orzeczenia odpowiednich organów w poszczególnych sprawach. Nie można zatem w tej chwili w 100% stwierdzić, że dane działanie spełni wymóg należytej staranności, a inne nie.

W potwierdzeniu wskazane będą rachunki rozliczeniowe sprawdzanego podmiotu oraz data dokonania weryfikacji. Potwierdzenie nie będzie jednak zawierać kryterium, na podstawie którego doszło do wyszukania kontrahenta. Okoliczność ta nabierze znaczenia w sytuacji, gdy podatnik (przedsiębiorca) będzie dysponował jedynie rachunkiem o charakterze technicznym, czyli takim, który został przeznaczony dla konkretnej transakcji. Rachunki te nie są bowiem umieszczane na Białej liście podatników VAT, a zamiast podania rachunków technicznych, system poinformuje, że „podmiot może posiadać inne rachunki bankowe, które są przyporządkowane do rachunków wyświetlonych w Wykazie”.

W konsekwencji istnieje ryzyko, że weryfikacja dokonana za pomocą innego kryterium niż rachunek bankowy może nie zostać uznana za spełniającą przesłankę należytej staranności, gdyż podmiot zostanie umieszczony na Białej liście podatników VAT, ale konkretny rachunek, którym się posłużył (np. rachunek techniczny) już nie.

Dlatego należy zalecić w takiej sytuacji wystąpienie do kontrahenta o podanie potwierdzonej kopii z Umowy rachunku bankowego, aneks lub zaświadczenie o prowadzeniu dla kontrahenta takiego firmowego rachunku bankowego.

Ponadto, ze względu na ograniczoną treść generowanych potwierdzeń, zaleca się, aby oprócz pobrania potwierdzenia, wykonać zrzut z ekranu, uzyskać meta dane potwierdzenia które potwierdzą wszystkie niezbędne dane, tj. kryteria wyszukiwania, datę i godzinę wyszukiwania, dane kontrahenta oraz identyfikator wyszukiwania. Dysponowanie zrzutem z ekranu może okazać się pomocne również w przypadku ewentualnej awarii systemu (Wykazu) w przyszłości.

7. Co w sytuacji gdy dokonamy przelewu na rachunek bankowy nieznajdujący się w Wykazie?

8. Rekomendacja

Niniejsza porada miała na celu przybliżenie zagadnienia „białej listy” w sposób zrozumiały, zwięzły i kompleksowy. Jednakże, jeżeli pomimo uważnej lektury nadal masz wątpliwości co do pewnych kwestii lub pojawiły się pytania wymagające szczegółowej analizy konkretnego stanu faktycznego, wskazujemy, że Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii stworzyło specjalny adres e-mail (WykazPodatnikow@mf.gov.pl) na który można kierować pisemne pytania w zakresie BLP. Ponadto, utworzone zostały specjalne infolinie dla połączeń z telefonów stacjonarnych, dla połączeń z telefonów komórkowych oraz dla połączeń z zagranicy, na których stosownych informacji udzielają pracownicy Krajowej Informacji Skarbowej (tel. 22 330 03 30)