Wielkość tekstu
Kontrast serwisu

Mikroporady są czymś wyjątkowym. Są jak poradniki na półce każdego polskiego mikro przedsiębiorcy. W świecie Internetu są małym zakamarkiem praktycznej wiedzy, w którym można znaleźć prawie wszystko o prowadzeniu małej firmy.

Aby chronić naszą niezależność, nigdy nie publikowaliśmy i nie będziemy publikować reklam. Utrzymujemy się z darowizn o średniej wysokości 20 zł, w tym także z wpłat z 1% Podatku.

Proszę, pomóż nam zbierać pieniądze i ulepszać Mikroporady. Czytaj więcej...

Porada: zasady przetwarzania i udostępniania danych osobowych, tworzenie zbiorów

Przedsiębiorca lub osoba, której powierzył on zarządzanie danymi osobowymi, zbiorami danych czyli od 1 stycznia 2015 r. administrator bezpieczeństwa informacji (ABI) odpowiada za zabezpieczenie danych osobowych, a przy tym ich właściwe utrwalenie, przechowanie, zabezpieczenie i udostępnienie. Może być to dotychczasowy administrator systemu i zbiorów danych w ogólności lub osoba odpowiedzialna za zarządzanie informacją, której powierzono funkcję ABI. W mikro firmach oczywiście rolę tę może pełnić zarówno sam Przedsiębiorca i tak będzie, gdy nie powierzy tej funkcji innej osobie lub komplementariusz w spółce osobowej czy jednoosobowy zarząd w spółce kapitałowej. Przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna, zawsze gdy pozyskuje się dane osobowe powinna kolejno:

  • sprawdzić, czy ma prawo do ich utrwalenia i wprowadzenia do zbioru,
  • właściwie je zakwalifikować i zweryfikować prawidłowość zapisu,
  • właściwie oznaczyć w zbiorze danych osobowych lub zapisać we właściwym, ze względu na przesłanki podmiotowe, czasu i zakres zgody przetwarzania,
  • usuwać dane z chwilą upływu czasu, w którym przedsiębiorca jest uprawniony do korzystania,
  • udostępniać do korzystania jedynie w sposób i w formie dopuszczonej przez prawo lub za zgodą danej osoby,
  • zabezpieczać zarówno treść, jak i dostęp , niezależnie od formy zapisu i przechowywania, jak i przy korzystaniu i udostępnianiu, właściwie oznaczają co do zakresu  i czasu możliwego przechowywania, korzystania i udostępniania,
  • archiwizować, gdy prawo to wyraźnie dopuszcza lub nakazuje w sposób zapobiegający nieuprawnionemu dostępowi i korzystaniu.

1. Pozyskanie danych osobowych

Przedsiębiorca pozyskując od swoich dostawców, klientów, kontrahentów, usługodawców, ich dane osobowe działa dla potrzeb spełnienia jakiegoś świadczenia, zawarcia umowy lub już na podstawie jakiegoś zobowiązania, tzn. w istocie zawartej umowy (przyjęcia zamówienia do realizacji, sprzedaży, zlecenia świadczenia usług). Trzeba pamiętać, iż niezależnie od tego czy dana transakcja była objęta pisemną umową, czy też jej treść określają ogólne warunki umów bądź regulamin sprzedaży albo świadczenia usług, to możemy zapisać dane osobowe tylko wówczas, gdy właśnie z treści tych dokumentów to wynika lub wprost uprawnienie bądź obowiązek ma podstawę w ustawie. Jednocześnie musimy pozyskiwać zgodę drugiej strony transakcji na przetwarzanie danych zgodnie z art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883) ( „Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:  1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych”). W praktyce ze względu na powyższą okoliczność, mamy do czynienia z propozycjami udzielenia zgody albo w węższym zakresie, tylko dla potrzeb danej strony transakcji i dla jej wykonania albo szerszej, zawierającą przeważnie ogólniejszą formułę, pozwalającą na pełne przetwarzanie nieograniczone w czasie (wskazuje na to art. 23 ust. 2 i 3 „2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 1, może obejmować również przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe”). Na utrwalenie i czasowe przechowywanie danych osobowych w zbiorze, np. klientów (nabywców produktów) do czasu niezbędnego do prawidłowego wywiązania się z transakcji zgoda nie jest potrzebna (art. 23 u.o.d.o.). Przedsiębiorca musi więc przede wszystkim, organizując działalność w zakresie sprzedaży swoich produktów, czyli towarów, usług, treści elektronicznych oraz zapewnienia zaopatrzenia i funkcjonowania, eksploatacji, obiektów przedsiębiorstwa, ustalić czy i jakie dane osobowe będzie utrwalał, w jakim zbiorze danych (wykazie, kartotece) i przez jaki czas będzie przechowywał. Odpowiednio, musi następnie wprowadzić stosowne zapisy do treści umów, ogólnych warunków sprzedaży, świadczenia usług bądź regulaminów sprzedaży, usług oraz do wewnętrznych regulacji prowadzenia akt, zarządzania informacją, archiwum, jakie stosuje dla ustalenia zasad prowadzenia swojej działalności.

2. Przykładowe klauzule do umów i oświadczeń (zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Przykładowa treść klauzuli zezwalającej na utrwalanie i przetwarzania danych osobowych dla kontrahenta / klienta

Zakres podstawowy klauzuli

„Niniejszym wyrażam zgodę na utrwalanie i przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie niezbędnym dla realizacji umowy *dostawy *sprzedaży, *sprzedaży na raty, *świadczenia usług, *przechowania, *leasingu, * (*niepotrzebne skreślić lub uzupełnić odpowiednio) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm).”

Wariant klauzuli z brakiem zgody lub zgodą na przetwarzanie danych w przyszłości

„Niniejsza zgodna nie obejmuje utrwalania i przetwarzania danych w przyszłości”

 „Niniejsza zgoda obejmuje również utrwalanie i przetwarzanie danych w przyszłości *o ile nie zmieni się cel przetwarzania / *w celu realizacji umów wzajemnych z ………….(*niepotrzebne skreślić lub stosownie uzupełnić)”

 

Wariant klauzuli zezwalający na dalsze przetwarzanie danych

 „Niniejsza zgoda obejmuje również zgodę na dalsze przetwarzanie, w tym udostępnianie przedmiotowych danych w celu *realizacji umowy z dnia …../ *umów zawieranych z ………(*niepotrzebne skreślić i stosownie uzupełnić)”

 

Wariant klauzuli ustalający zakres utrwalania i przetwarzania danych

„Niniejszym wyrażam zgodę na utrwalania i przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie niezbędnym do wyłącznie do realizacji umowy z dnia……..”

„Niniejsza zgoda obejmuje wyłącznie dane zawarte w *umowie z dnia ……/ *w punkcie …. umowy z dnia …….(*niepotrzebne skreślić lub stosownie uzupełnić)”

 

Wariant klauzuli określający czas obowiązywania zgody

„Niniejsza zgoda obowiązuje *przez 12 miesięcy od jej udzielenia/ * do 1 czerwca 2017 r. /*do czasu obowiązywania umowy z ……..”

„Niniejsza zgoda udzielona jest bezterminowo, do odwołania.”

 

Wariant klauzuli określający zasięg terytorialny obowiązywania klauzuli

„Niniejsza zgoda ograniczona jest do przetwarzania danych wyłącznie na terenie *Rzeczypospolitej Polskiej,  *Unii Europejskiej, *Rzeczypospolitej Polskiej i Republiki Federalnej Niemiec, *… (*niepotrzebne skreślić lub stosownie uzupełnić)

„Niniejsza zgoda nie jest ograniczona terytorialnie.”

 

Przykładowa treść klauzuli dla pracownika/ zleceniobiorcy/ etc.

„Niniejszym oświadczam, iż zapoznałem/-am się z przepisami Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm.) *oraz Regulaminem, *Instrukcją w sprawie przetwarzania danych osobowych (*niepotrzebne skreślić)

Jednocześnie zobowiązuję się tak w okresie *zatrudnienia/ *w trakcie związania umową zlecenia, *agencji, *.. (*niepotrzebne skreślić lub odpowiednio dostosować)  jak i po jego ustaniu do zachowania w tajemnicy wszelkich danych osobowych do których mam i będę miał/ miała dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Jestem świadomy/-a odpowiedzialności karnej za udostępnianie lub umożliwianie dostępu danych osobowych osobom do tego nieupoważnionym.”

 

Przykładowa treść klauzuli zawierającej zgodę na przesyłanie ofert, cenników, informacji handlowych

„Wyrażam zgodę na otrzymanie *oferty/ ofert handlowych, *cenników, *informacji handlowych (*niepotrzebne skreślić) od……. (uzupełnić dane) w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r., poz. 1422 ze zm.). Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym adresu e-mail w wyżej wskazanym celu.”

 

Należy podkreślić, iż samo zawarcie umowy nie upoważnia do utrwalenia w zbiorze danych osobowych lub ich przetwarzania dla potrzeb handlowych, a z kolei uzyskanie zgody na przesyłanie ofert handlowych, cenników, informacji handlowych, etc., zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, nie jest tożsame z wyrażeniem przez potencjalnego klienta zgody na przetwarzanie jego danych osobowych umożliwiających wysyłanie takich ofert. Dlatego formułując klauzulę wyrażenia zgody na przesyłanie ofert drogą elektroniczna przedsiębiorca powinien uzupełnić ją o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przynajmniej w podstawowym zakresie.

 


Może zaoszczędzimy Ci czasu? Może podejmiesz szybciej lepszą decyzję?
przekaż darowiznę Pomóż młodym mikro firmom.

6% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób fizycznych
10% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób prawnych
Dlaczego warto?
Dowód wpłaty jest dokumentem uprawniającym do odliczeń w rocznym zeznaniu podatkowym (podstawa - Ustawa o PIT)

 
Akademia Liderów Fundacja dr Bogusława Federa
Przedsiębiorczość i Innowacje
Rozwijamy Mikro Firmy

Pomóż Nam Działać Szybciej !
Przekaż ico-1procent-min Wpisz KRS 0000318482

Porady i wzory dokumentów przygotowywane na zlecenie Fundacji Akademii Liderów w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego są finansowane z 1 % Podatku otrzymanego od użytkowników serwisu.

Porady i wzory dokumentów opracowywane na zlecenie Fundacji przez zespól prawników Kancelarii Juris są zgodne z obowiązującym prawem i podlegają ochronie prawa autorskiego.
Zarządzający serwisem Mikroporady.pl nie odpowiadają za opinie i poglądy autorów.

 
 

Pomóż Nam Działać Szybciej. Jeśli nie My razem, to kto? Bo kiedy, jeśli nie teraz?

Serwis Mikroporady.pl od ponad 2 lat cotygodniowo wysyła 2 biuletyny aktualizacyjne z nowymi wzorami dokumentów i poradami do 60.000 zarejestrowanych użytkowników

Przekaż ico-1procent Podatku PIT

KRS: 0000318482 - Wpisz w Deklaracji

Dlaczego warto?

wpłać darowiznę

Odlicz Darowiznę od Dochodu: • do 6% dochodu - osoby fizyczne
• do 10% dochodu - osoby prawne



Wspieraj Mikroporady.pl

Najmniejsze i rodzinne Firmy są najważniejszym „nerwem” naszej gospodarki a mają ograniczony dostęp do fachowej pomocy. My to zmieniamy - przygotowujemy dla nich kompleksowe wsparcie – wzory umów z orzecznictwem i komentarzami, porady, instrukcje,regulaminy, kazusy. W odpowiedzi na przesyłane pytania udzielamy dodatkowych porad, wyjaśnień i interpretacji.

Bez ograniczeń i bezpłatnie, bo chcemy żyć w świecie, gdzie solidarnie wspiera się słabszych. Jest to możliwe dzięki zaangażowaniu ludzi takich jak Ty. Liczy się każda pomoc, jednorazowa wpłata lub comiesięczna.

dalej
 

Zapisz się na Biuletyn

Co tydzień bezpłatny Biuletyn Aktualizacyjny z nowymi wzorami dokumentów, instrukcjami, poradami, przygotowywanymi przez zespół prawników z aktualnym stanem prawnym.

Fundacja Akademia Liderów i Mikroporady ® udzielają pomocy mikro firmom bezpłatnie i bez ograniczeń.
Nie wyświetlamy żadnych reklam, nie pobieramy opłat od użytkowników, nie udostępniamy pozostawionych danych.

 
x

Jeśli czytasz teraz nasze Porady i pomagają, wspomóż nas darowizną 30 zł.