Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:
Dzień dobry,
Mam zapytanie dotyczące zakończenia świadczenia usług a RODO.
Wypowiedzieliśmy klientowi umowę z uwagi na naruszenie warunków umowy. Umowa została wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym, ale klient ciągle do Nas wypisuje maile pytając o różne rzeczy. Maile które były udostępnione są to maile (i telefony) tylko dla klientów, a z uwagi na zakończenie umowy chciałabym go poinformować, że nie wyrażam zgody aby przekazywał mój mail czy telefon innym osobom by do mnie pisały czy dzwoniły. Adresy e-mail i nr telefonu nie są dostępne na stronach, nie są podane do informacji publicznej. Jest to kontakt tylko dla klientów, a on już nim nie jest i również nie chcę aby moje dane były przez niego przechowywyane na telefonie czy @. Na jaki przepis mogłabym się powołać aby zaprzestał rozdawać mój nr / @ innym osobom oraz aby on sam go nie archiwizował? Chciałabym go również poinformować że w związku z zakończeniem współpracy pozostaje mu tylko adres do korespondencji, że dane tj. telefon czy mail ma usunąć ponieważ nie łączy nas żadna umowa w związku z tym, że wyrażam zgody na archiwizowanie ich. Czy w takiej sytuacji mam mu również wysłać pocztą tradycyjną taką informację?
Zakończenie współpracy, a RODO
Zakończenie obowiązywania umowy z klientem zwykle kończy się w przypadku jej realizacji, jednak może również nastąpić na kilka sposobów, w zależności od zapisów umownych i okoliczności. W związku z tym wyróżniamy takie formy rozwiązania umowy jak wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia, rozwiązanie za porozumieniem stron lub odstąpienie od umowy w określonych przypadkach. W sytuacjach, gdy klient narusza warunki umowy, firma ma prawo do jej natychmiastowego rozwiązania, co często wynika z klauzul dotyczących poważnych naruszeń. Aby skutecznie zakończyć umowę, należy sporządzić pisemne oświadczenie i dostarczyć je klientowi, najlepiej listem poleconym lub e-mailem. W następstwie zakończeniu umowy relacja biznesowa wygasa, co oznacza, że strony nie mają już wobec siebie zobowiązań poza ewentualnym rozliczeniem należności. W takich sytuacjach klient traci status strony umowy, co ma także konsekwencje w zakresie przetwarzania jego danych osobowych.
Po rozwiązaniu umowy firma nie ma obowiązku utrzymywania kontaktu z byłym klientem poza ewentualnym okresem przechowywania danych wynikającym z przepisów prawa (np.: ustawy o rachunkowości) lub wtedy, gdy posiada określony interes prawny dający podstawę do dalszego przetwarzania (np.: strony umowy toczą ze sobą spór sądowy). Dotychczasowy klient nie powinien mieć dostępu do wewnętrznych kanałów komunikacji przeznaczonych dla aktualnych klientów, takich jak adresy e-mail czy numery telefonów. Brak podstawy prawnej do dalszego przetwarzania danych oznacza, że były klient nie powinien ich również przechowywać ani udostępniać osobom trzecim, o ile taki obowiązek nie wynika z np.: przepisów prawa.
Choć sama spółka nie może zażądać od niego usunięcia jej danych kontaktowych, powołując się na prawo do bycia zapomnianym w rozumieniu przepisów RODO, tak może tego zażądać np.: osoba, której te dane dotyczą. Jeśli klient nadal będzie wykorzystywał dane kontaktowe, osoba fizyczna może podjąć kroki prawne, w tym zgłosić naruszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W skrajnych przypadkach uporczywe nękanie może nawet skutkować konsekwencjami na gruncie prawa cywilnego lub karnego.
Należy jednak pamiętać, że nie zawsze adresy email czy też inne informacje są danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Jak bowiem wskazano w art. 4 ust. 1 RODO: „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”)”. Oznacza to, że informacje te muszą zawierać jednoznaczne wskazania na daną osobę lub takie, które umożliwią jej rozpoznanie. Przykładowo, jeśli posiadamy maila: kontakt@xxx.pl, to nie jest on daną osobową. Na jej podstawie bowiem nie możemy zarówno zidentyfikować, jak i nie dokonaliśmy identyfikacji żadnej osoby. Jeżeli jednak adres mailowy został zbudowany np.: imięnazwisko@nazwaspółki.pl, to możemy mówić tu o danych osobowych z uwagi na możliwość identyfikacji tej osoby.
To jak to jest z tym usuwaniem danych osobowych?
Po zakończeniu umowy osoby, których dane znajdują się w wykorzystywanych przez klienta zbiorach, mają prawo zażądać od byłego klienta usunięcia jej danych kontaktowych, powołując się na art. 17 RODO, który określa prawo do bycia zapomnianym. Oznacza to, że jeśli nie ma podstawy prawnej do dalszego przetwarzania danych (np. brak obowiązku archiwizacyjnego), osoba może domagać się ich usunięcia. Można to zrobić drogą elektroniczną, jednak dla celów dowodowych lepiej wysłać pismo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Były klient powinien skasować zapisane numery telefonów, adresy e-mail i inne dane kontaktowe, a także powstrzymać się od ich dalszego udostępniania. Jeśli mimo takiego żądania nadal przechowuje lub rozpowszechnia te informacje, może to stanowić naruszenie przepisów RODO. W skrajnych przypadkach sprawa może trafić do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), który może nałożyć na niego sankcje. Ważne jest także, by w piśmie podkreślić, że kontakt po zakończeniu współpracy powinien odbywać się wyłącznie za pośrednictwem adresu korespondencyjnego, jeśli to konieczne. Takie działanie pozwala na jasne wyznaczenie granic i ochronę prywatności firmy lub jej pracowników.
Po rozwiązaniu umowy należy również jasno określić, jakie kanały komunikacji pozostają dostępne dla byłego klienta. Standardowo, gdy relacja biznesowa wygasa, firma nie ma obowiązku dalszego udostępniania kontaktów e-mailowych czy telefonicznych, zwłaszcza jeśli były one przeznaczone wyłącznie dla klientów. W takiej sytuacji można poinformować byłego klienta, że wszelkie zapytania powinny być kierowane na adres korespondencyjny firmy, np. w przypadku ewentualnych rozliczeń lub innych formalności. Jeśli klient mimo wszystko nadal kontaktuje się w sposób niepożądany, można rozważyć oznaczenie jego e-maili jako spam lub zastosowanie filtrów blokujących. Warto także przypomnieć, że uporczywe próby kontaktu mogą zostać uznane za nękanie, co w skrajnych przypadkach może skutkować konsekwencjami prawnymi. W przypadku dalszych naruszeń dobrym krokiem może być formalne wezwanie do zaprzestania kontaktu, które wyznaczy wyraźną granicę i da podstawę do ewentualnych działań prawnych. Firma może również poinformować swojego prawnika o sytuacji, aby mieć pewność, jakie kroki podjąć w razie eskalacji problemu. Kluczowe jest stanowcze, ale profesjonalne podejście, które jednoznacznie zamknie temat komunikacji z byłym klientem.
A co z art.21 RODO?
Artykuł 21 RODO daje osobom fizycznym prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych, jeśli nie ma do tego odpowiedniej podstawy prawnej. W kontekście zakończenia współpracy z klientem oznacza to, że osoby takie mogą formalnie zażądać od byłego klienta, aby zaprzestał używania ich adresu e-mail czy numeru telefonu. Sprzeciw ten może wynikać z faktu, że po zakończeniu umowy firma nie ma już obowiązku utrzymywania kontaktu z klientem, a on nie ma prawa do dalszego przechowywania ani przekazywania jej danych osobowych. Co istotne, zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie sprzeciwić się ich dalszemu przetwarzaniu, jeśli nie istnieje ku temu nadrzędny interes prawny. W przypadku byłego klienta trudno znaleźć uzasadnienie dla dalszego posługiwania się tymi danymi, zwłaszcza jeśli są one wykorzystywane w sposób naruszający prywatność. Każda osoba, której dane są w ten sposób przetwarzane, może więc skutecznie skorzystać z tego prawa, żądając nie tylko zaprzestania przetwarzania, ale również trwałego usunięcia danych kontaktowych z urządzeń i zapisów klienta na podstawie art. 17 RODO.
Dodatkowo art. 21 ust. 2 RODO wskazuje, że w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw skutkuje natychmiastowym obowiązkiem zaprzestania takiego przetwarzania. Można to odnieść do sytuacji, w której były klient wykorzystuje dane kontaktowe pracowników i współpracowników firmy do przekazywania ich innym osobom lub w jakikolwiek sposób ingeruje w jej działalność. Przekazywanie danych kontaktowych osobom trzecim może zostać uznane za naruszenie prawa, zwłaszcza gdy osoby takie jednoznacznie wyraziły swój sprzeciw. Ważnym krokiem może być wysłanie byłemu klientowi formalnego pisma z powołaniem się na art. 21 RODO oraz ostrzeżeniem o możliwych konsekwencjach prawnych w przypadku dalszego nieuprawnionego przetwarzania.
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/
Dziękujemy
Stan prawny: 25 marca 2025 r.
Podstawa prawna:
1) Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000)
2) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
