Wypłata zaliczki dla kontrahenta bez zastrzeżenia umownego

Użytkownik naszego serwisu zgłosił się z pytaniem dotyczącym wypłaty zaliczki dla swojego kontrahenta, będącego wykonawcą prac z zakresu utwardzenia terenu na jego zlecenie. W treści umowy zastrzeżono jedynie możliwość wystawienia przez niego faktur częściowych, pominięto natomiast kwestię zaliczki. W tym stanie rzeczy Użytkownik zastanawia się czy jako zarząd wspólnoty mieszkaniowej może wypłacić wykonawcy zaliczkę na poczet rozpoczętych prac i zakup materiałów budowlanych bez aneksowania umowy.

Poniżej odpowiedź naszych ekspertów:

Instytucja zaliczki nie została uregulowana w Kodeksie cywilnym jako osobna instytucja, nie istnieje też jej definicja legalna pochodząca z ustawy. Niemniej jednak jest ona powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym. W prostych słowach zaliczkę można zdefiniować jako określoną wartość (najczęściej jest to oznaczona suma pieniędzy), stanowiącą część zobowiązania, zaliczaną na poczet świadczenia. Zaliczka wpłacana jest celem wykonania umowy i ze swej istoty nie może pokrywać 100 % umówionego świadczenia.

W powszechnym obrocie, co do zasady, nie istnieją ustawowe wymogi do korzystania z instytucji zaliczki. Jej zastrzeżenie jest uzależnione wyłącznie od woli stron danego stosunku zobowiązaniowego (umowy).

Godzi się jednak zauważyć, że ustawodawca regulując umowę zlecenia, przewidział, że w przypadku gdy wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 k.c.).

Treść odpowiedzi na zadane przez Użytkownika zapytanie, zależy od wielu czynników. Jeżeli przedmiotowa umowa to umowa zlecenia, Użytkownik winien na żądanie zleceniobiorcy wypłacić mu odpowiednią kwotę zaliczki, o ile wykonanie zlecenia wymaga wydatków. Natomiast jeżeli zawarto inną umowę (umowę nienazwaną) na podstawie zasady swobody umów, decydujące znaczenie ma treść tej umowy. Jednocześnie zalecamy szczególną ostrożność gdy umowa została zawarta w trybie przepisów o zamówieniach publicznych.

Pomimo, że stosowanie zaliczki przez kontrahentów nie jest niczym nadzwyczajnym i nie zostało rygorystycznie uregulowano przez ustawodawcę, warto w tym zakresie zachować powściągliwość i należytą dbałość o stronę formalną podejmowanych działań.

W praktyce obrotu powszechną praktyką jest zawieranie w postanowieniach końcowych umowy zastrzeżenia przykładowej treści: „zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”. W istocie może zdarzyć się tak, iż wypłata zaliczki, wobec braku zawarcia takiego postanowienia w kontrakcie, będzie stanowiła modyfikację tej części umowy, która dotyczy zasad wypłaty wynagrodzenia.

Z daleko idącej ostrożności, zdecydowanie rekomendujemy Użytkownikowi wypłatę zaliczki wykonawcy dopiero po aneksowaniu zawartej umowy, a jednocześnie zalecamy staranne jej udokumentowanie.

Przedmiotowa kwestia została trafnie ujęta w wyroku Sądu Rejonowego w Tomaszowie Mazowieckim z dnia 15 stycznia 2020 r., sygn. akt I C 1058/19:

zaliczka jest kwotą, która zostaje zaliczona na poczet przyszłych świadczeń wynikających z umowy zawartej między stronami. Nie stanowi ona w przeciwieństwie do zadatku formy zabezpieczenia umowy. Stanowi jedynie część jej ceny. Wpłaconą kwotę uznajemy za zaliczkę tylko w sytuacji, gdy wynika to jednoznacznie z zawieranej umowy. W przypadku braku odpowiedniego określenia w umowie, każda inna przedpłata będzie stanowić zadatek.

Mając powyższe na względzie, wypłata zaliczki kontrahentowi bez zastrzeżenia umownego, w rzeczywistości jedynie skomplikuje sytuację stron, zwłaszcza gdy pomiędzy nimi pojawi się spór co do wykonania umowy (w tym zapłaty wynagrodzenia). Jednocześnie aneksowanie umowy nie stanowi znacznej trudności - nie wiąże się z dużym nakładem pracy czy skomplikowanymi formalnościami.

Nadto członkowie zarządu z uwagi na ponoszenie przez nich szczególnej odpowiedzialności za zobowiązania wspólnoty mieszkaniowej, winni zachować nadzwyczajną ostrożność przy dysponowaniu majątkiem tego podmiotu.

Stan prawny na dzień 30 marca 2023 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.);
Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1048).

Źródła:

Wyrok Sądu Rejonowego w Tomaszowie Mazowieckim z dnia 15 stycznia 2020 r., sygn. akt I C 1058/19

Zabezpieczenie roszczeń pieniężnych i niepieniężnych

Zawierając umowę, nawet przy wyjątkowo zgodnych negocjacjach jej treści, warto jest umieścić postanowienia, stanowiące zabezpieczenie jej prawidłowego wykonania. Celem zabezpieczenia wprowadzonego w umowie jest „przymuszenie” bądź „zachęcanie” do wykonania wskazanych w umowie zobowiązań. W przypadku niewykonania zobowiązań, stronie przeciwnej przysługują uprawnienia wskazane w zabezpieczeniu, które z założenia są niekorzystne dla strony, która nie wykona swojego zobowiązania.

Poniżej przedstawiamy tabelkę z omówieniem zabezpieczeń właściwych dla roszczeń pieniężnych i niepieniężnych.

Pobierz poradnik