Zamknięcie księgi i spis z natury na dzień 31 grudnia

Zamknięcie księgi za dany rok podatkowy podlega określonym procedurom, które wynikają z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tj.: Dz. U. 2019 poz. 2544), dalej: rozporządzenie w sprawie pkpir.

PODSUMOWANIE ZAPISÓW W KSIĘDZE

Zgodnie z objaśnieniami dotyczącymi prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy mogą dokonywać sumowania poszczególnych kolumn w dwojaki sposób: narastająco w ciągu roku lub wyłącznie na koniec każdego miesiąca.

Sumowanie kolumn księgi narastająco.

W tej metodzie po zakończeniu danego miesiąca należy wpisy dokonane w tym miesiącu podkreślić, a dane z poszczególnych kolumn – od 7 do 15 – zsumować (pionowo). Kwoty wynikające z tego podsumowania również należy podkreślić. Następnie pod podsumowaniem danego miesiąca należy wpisać do poszczególnych rubryk sumy z poprzednich miesięcy (od początku roku) i wartości te ponownie zsumować. Uzyskane w ten sposób wyniki stanowią sumy poszczególnych kolumn od początku roku i podlegają wykazaniu w kolejnych pozycjach księgi. W praktyce, wybór metody polegającej na sumowania kolumn księgi narastająco powinien eliminować konieczność sporządzania zestawienia rocznego – ostatnie sumowanie wyznaczy jednocześnie roczne sumy poszczególnych kolumn. Jednak o tyle, o ile nie trzeba wprowadzać pozycji nie wprowadzonych z różnych powodów.

Sumowanie kolumn księgi na koniec miesiąca.

Podatnicy, którzy wybrali tę metodę sumowania, powinni ponadto na koniec roku podatkowego sporządzić zestawienie roczne wszystkich kolumn księgi, dokonać ich podsumowania, a wyniki wpisać we właściwych pionowych kolumnach księgi podatkowej. Zestawienie roczne należy zamieścić na oddzielnej stronie księgi. Rozporządzenie w sprawie pkpir nie precyzuje dokładnego terminu, w którym podatnicy powinni dokonać podsumowania danych z księgi, stanowi jedynie, że należy to zrobić po zakończeniu roku podatkowego. Jest jednak oczywiste, że podsumowanie powinno być sporządzone przed złożeniem zeznania podatkowego za dany rok podatkowy, a więc najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku.

 

SPORZĄDZAMY REMANENT.

1. Co obejmuje „remanent”?

Zgodnie z Rozporządzeniem, podatnicy są zobowiązani do sporządzenia na dzień 31 grudnia oraz wpisania do podatkowej księgi przychodów i rozchodów spisu z natury, który obejmuje: – towary handlowe, – materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, – półwyroby, – produkcję w toku, – wyroby gotowe, – braki, – odpady, – niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach, – rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki w działalności lombardów. Powyższe pojęcia zostały zdefiniowane w § 3 Rozporządzenia w sprawie pkpir, tj.:

• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
• wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,
• produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,
• brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
• odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Spisem należy natomiast objąć również towary stanowiące własność podatnika, które z różnych przyczyn znajdują się poza przedsiębiorstwem, a także towary obce w posiadaniu podatnika („na stanie”), które jednak nie podlegają wycenie (wystarczy, że podatnik ujmie je ilościowo i określi, czyją są własnością). Spisem obejmuje się również nabyte „towary w drodze”, towary znajdujące się za granicą, których własność jeszcze nie przeszła na nabywcę oraz towary zakupione przez podatnika, będące w drodze a których własność już przeszła z mocy prawa lub została przeniesiona oraz nieruchomości jeśli stanowią towar handlowy jak również nie zakończone roboty budowlane.

Spis z natury może mieć różne formy, ale powinien być sporządzony na piśmie oraz w sposób staranny i trwały. Spisu z natury nie należy składać do urzędu skarbowego, nie trzeba też zawiadamiać naczelnika urzędu o jego sporządzeniu. Po zakończeniu sporządzenia spisu z natury dokument ten powinien być podpisany przez osoby, które go wykonały.

2. Elementy składowe spisu z natury.

Obligatoryjne elementy spisu z natury określa § 25 Rozporządzenia w sprawie pkpir, tj. następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), - datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 24 rozporządzenia ,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową
• łączną wartość spisu z natury,
• klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

W przypadku prowadzenia:

• antykwariatu i księgarni – w spisie z natury można pod jedną pozycją obejmować wydawnictwa w tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora. Należy jednak zachować podział na książki, broszury, albumy itp.,
• działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
• lombardu – spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,
• działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć zużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz liczbę zwierząt według gatunków i z podziałem na grupy.

Najlepiej do tego celu użyć gotowych druków. tj. arkuszy spisu z natury.

3. Wycena remanentu.

Po dokonaniu ilościowego spisu towarów w dalszej kolejności należy dokonać wyceny spisu z natury według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia oraz wedle następujących zasad szczególnych:

• spis z natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,
• spis odpadów użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
• spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski w dniu kończącym rok podatkowy.
• przy działalności usługowej i budowlanej produkcję niezakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej.
• produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Wartość spisu z natury pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem. Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem.

Spis z natury powinien być wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów – albo z wyodrębnieniem poszczególnych rodzajów jego składników albo w jednej pozycji jako suma, jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie jego składników. Zestawienie to należy przechowywać razem z księgą podatkową.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2021.1128 t.j.),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tj.: Dz. U. 2019 poz. 2544).

Autor: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy.