Porady

Jak zwiększyć efektywność firmowych zebrań lub narad?

Zebrania są podstawowym procesem organizacyjnym mikro firmy. W rzeczywistości dla wielu ludzi, udział w spotkaniach jest tym, co robią przez większość czasu, który spędzają w pracy.

Jak-zwikszy-efektywno-firmowych-zebra

Jak można usprawnić proces przygotowywania się do uczestnictwa lub prowadzenia firmowych spotkań, tak, aby osiągać lepsze rezultaty?

Po pierwsze, ważne jest myślenie kategoriami:
a) różnych typów zebrań
b)z różnymi typami uczestników
c) i różnymi celami.

Oto 3 porady, na które warto zwrócić uwagę:

I. Zebrania mogą mieć różną formę. Niektóre typy spotkań, brane pod uwagę przez organizatorów, zawierają:

- szybkie konferencje,
- konferencje,
- zebranie personelu,
- zebranie rady,
- zebranie zespołu,
- zebranie tworzenia nowych projektów,
- spotkanie wspólnoty,
- narady.

II. Przy planowaniu różnego rodzaju spotkania szukaj odpowiedzi do trzech kluczowych pytań :

1. Kto będzie uczestniczył w spotkaniu?

Ludzie zebrani w jednym miejscu mają największy wpływ na to, co się stanie podczas spotkania. Każdy uczestnik spotkania może przedstawić pomysły, opis relacji, uprzedzenia , program - czasem jawnie, a czasem w sposób ukryty. Warto pomyśleć, jak te wszystkie czynniki wzajemnie na siebie mogą oddziaływać podczas spotkania i jakie będzie ich odziaływanie na uczestników? Czy obecna będzie „twórcza energia”? Czy będzie aż tak „gorąco”, że trzeba będzie pokierować spotkaniem ostrożniej? Czy niektórzy uczestnicy mogą być zaciekawieni lub wręcz urażeni obecnością innych? Itp.

2. Jakie cele będziemy chcieli osiągnąć, kiedy spotkanie się zakończy?

Kiedy już wiesz, kto będzie na zebraniu, musisz zaplanować program spotkania. Jakie rezultaty mogą być osiągnięte z obecnymi ludźmi i z czasem, który masz dostępny?

3. Co chcesz aby wydarzyło się po zebraniu i czy to zebranie pomoże ci to osiągnąć?

Po tym, jak podstawowy plan zebrania jest wstępnie ustalony, zastanów się ile czasu pozostało do rozpoczęcia spotkania i zadaj sobie pytania:

- Co będzie lub co musi być zmienione/ zrealizowane po zakończeniu spotkania i co umożliwi osiągnięcie tych celów?
- Jakie umowy, decyzje, porozumienia musza być zawarte , aby zebranie było wykorzystane?

Kiedy masz już pewność przyszłej sytuacji i tego, co chcesz osiągnąć na zebraniu spójrz ponownie na wstępny plan, aby upewnić się, że wykorzystasz zebranie maksymalnie.

Upewnij się , że planujesz dopracować ustalenia, podczas gdy ludzie będą nadal razem na zebraniu i że wasze porozumienie będzie publicznie udokumentowane. To zapewni podjęcie zobowiązania do działania w przyszłości, po tym jak zebranie będzie zakończone.

Samo uczestnictwo lub prowadzenie zebrania jest łatwiejszą częścią dla większości ludzi, jednak sukces będzie zapewniony dopiero, jeśli zebranie będzie odpowiednio zaplanowane i przygotowane.

W rzeczywistości, jeśli miałbym podać powód, dlaczego większość zebrań się nie powiodło, przypisałbym to złemu przygotowaniu.

Zbyt często ludzie przychodzą na zebrania i oczekują, że będą zdolni do „uskrzydlenia spotkania” i że zebranie odniesie sukces, nawet jeśli przeświadczeni są o tym sami organizatorzy. Prawdą jest, że przygotowanie (lub jego brak) jest rozpoznawany przez prawie wszystkich. Czasem lepiej jest odwołać zebranie, gdy nie mamy czasu na przygotowanie.

Zebrania rzadko kiedy bezpośrednio zmierzają do końcowego wykonania pracy. Raczej planują pracę dla uczestników do wykonania po zebraniu. Dlatego też należy skończyć wstępne przygotowanie przed zebraniem, skupić się na osiągnięciu celów zebrania, zrelaksować się przez kilka minut tak, aby łatwiej wnieść swój udział, dać innym wsparcie przewodnictwo, uczestniczyć albo po prostu słuchać efektywnie.

Autor: dr Bogusław J. Feder

Ważne w 2021
Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT za 2020

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc
Fundacji Akademia Liderów!

Jesteśmy fundacją non-profit, a mikroPorady.pl to nasz projekt, dzięki któremu wspieramy mikroprzedsiębiorczość w Polsce. 96% mikrofirm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju. Jednak z powodu braku dostatecznej wiedzy, znajomości przepisów i kompetencji tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok. Pomóż nam w finansowaniu edukacji mikroprzedsiębiorców, pisaniu poradników, umów, instrukcji, regulaminów i innych tekstów, z których również Ty korzystasz. Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny