Co nowego? Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy pracodawca obowiązany jest prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Nowelizacja kodeksu pracy – ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wymogła wprowadzenie nowych przepisów wykonawczych w tym zakresie. W „Instrukcji: Co musisz zrobić krok po kroku zatrudniając nowego pracownika", informowaliśmy już, jaka dokumentacja musi być prowadzona przez pracodawcę zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, niniejszy tekst stanowi uzupełnienie tych informacji.

Dnia 10 listopada 2015 r. wydano rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej zmieniające rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, które modyfikuje zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ponadto wprowadza zaktualizowany wzór umowy o pracę. Nowe zasady weszły w życie 2 stycznia 2016 r., z wyjątkiem zmian dotyczących umów na czas określony
i załączonego do rozporządzenia wzoru umowy o pracę, które zaczną obowiązywać od 22 lutego 2016 r.

1. Rozporządzenie wprowadza zmianę w § 6 ust. 2 pkt 2 dotychczasowego rozporządzenia, dotyczącą dokumentacji pracowniczej w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a konkretnie w lit. h. Pracodawca ma odtąd obowiązek prowadzić dokumentację związaną z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego. Ponadto dodano lit. hᵇ odnoszącą się do gromadzenia dokumentów związanych z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego.
W pozostałej części przepisy rozporządzenia obowiązują w dotychczasowej formie.

2. Przede wszystkim należy pamiętać o zasadzie wyrażonej w art. 25¹ kodeksu pracy, który stanowi, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.

Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub liczba zawartych umów przekroczy trzy, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie ww. okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Jednak limity te nie będą miały zastosowania do umów o pracę zawartych na czas określony, zawartych w celu:

• zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności
• pracy o charakterze sezonowym lub dorywczym
• pracy przez okres kadencji
• oraz w sytuacji, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, uzasadniające zawarcie takiej umowy.

Do tych umów odnosi się zmiana dotycząca wzoru umowy o pracę, a konkretnie jej pkt 3, w którym to pracodawca ma obowiązek podać informację o obiektywnych przyczynach uzasadniających podpisanie z pracownikiem umowy o pracę na czas określony. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy przypadki te mają odnosić się do sytuacji, gdy zawarcie umowy terminowej służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy, a celem wprowadzonych zmian jest wyeliminowanie nadużyć pracodawców w stosowaniu tego rodzajów umów.

Należy również pamiętać, iż o zawarciu umowy na czas określony bez stosowania limitów z art. 25¹ § 1 kodeksu pracy w przypadku istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, pracodawca będzie musiał zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Niedopełnienie tego obowiązku będzie stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 do 30.000 zł (art. 281 kodeksu pracy).

Szerzej na ten temat – „News: Nowe zasady zawierania umów o pracę na czas określony - zmiany w kodeksie pracy"

Nowy wzór umowy o pracę można znaleźć pod adresem:
http://dziennikustaw.gov.pl/DU/2015/2005

Przypominamy, iż jest to jedynie wzór posiłkowy, zatem pracodawcy nie mają obowiązku jego stosowania i mogą używać własnych wzorów umownych, należy jedynie pamiętać
o uwzględnieniu w nich znowelizowanych przepisów.

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2018, poz. 108)
• Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015 r. poz. 1220)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 2015 r. poz. 2005)