Zmiana etatu w ciąży - co z zasiłkiem chorobowym i macierzyńskim? Kiedy świadczenia liczone są od poprzedniej pensji, a kiedy od nowej?

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry, pracownica jest w ciąży, chcę jej zmienić wymiar czasu pracy z 0.75 na 1.0 jednocześnie zwiększy się jej wynagrodzenie, czy podczas zwolnienia lekarskiego na ciążę i podczas macierzyńskiego będzie otrzymywała świadczenia liczone od średniej z 12 miesięcy czy od ostatniej pensji. Jaki jest minimalny czas zatrudnienia na nowych warunkach, aby było możliwe otrzymywanie świadczeń liczonych od nowej pensji.

Spis treści:

1. Dlaczego zmiana wymiaru pracy to ważna zmiana dla świadczeń?
2. Jak obecnie liczy się podstawę zasiłku chorobowego i macierzyńskiego?
3. Zmiana etatu a nowa podstawa - kiedy ZUS przyjmie wynagrodzenie z nowego etatu?
4. Czy sama zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę zasiłku?
5. Czy istnieje minimalny czas pracy na nowych warunkach, aby zasiłek był liczony on nowej pensji?
6. Podsumowanie

Dlaczego zmiana wymiaru czasu pracy to ważna zmiana dla świadczeń? 

Zmiana wymiaru czasu pracy, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się tylko korektą godzin pracy, w praktyce może istotnie wpłynąć na wysokość świadczeń wypłacanych pracownicy, zwłaszcza w okresie ciąży, zwolnienia lekarskiego oraz urlopu macierzyńskiego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ZUS oblicza podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jeżeli zatrudnienie trwało krócej, okres ten skraca się proporcjonalnie. Tak ustalona zasada daje względną stabilność - zasiłek nie zależy wyłącznie od jednej, ostatniej pensji, lecz od średniej z dłuższego okresu.

W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy sytuacja wygląda inaczej, ponieważ taka zmiana może skutkować przeliczeniem podstawy zasiłku. ZUS, opierając się na aktualnie obowiązujących przepisach, przyjmuje wówczas wynagrodzenie skorygowane do nowego etatu, jeżeli zmiana nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy lub w miesiącach poprzedzających. Oznacza to, że sam moment podniesienia lub obniżenia etatu staje się kluczowy - jeżeli pracownica przechodzi na wyższy wymiar czasu pracy jeszcze przed przejściem na zwolnienie lekarskie, zasiłek będzie liczony od nowej, wyższej podstawy. Zmiana dokonana już po rozpoczęciu L4 nie zawsze wywoła taki skutek i ZUS może pozostać przy dotychczasowej podstawie.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracownic w ciąży, ponieważ okres poprzedzający urlop macierzyński często obejmuje zwolnienie lekarskie z tytułu niezdolności do pracy. Podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego są ze sobą powiązane, dlatego wcześniejsza zmiana etatu może w praktyce wpłynąć nie tylko na świadczenie wypłacane podczas L4, ale również na wysokość późniejszego zasiłku macierzyńskiego. Kluczowe jest przy tym formalne udokumentowanie zmiany wymiaru - musi ona wynikać z aneksu lub nowej umowy, nie zaś z ustnych ustaleń.

Z tego powodu zmiana etatu to nie tylko decyzja organizacyjna dotycząca czasu pracy, lecz także potencjalnie istotny czynnik wpływający na zabezpieczenie finansowe pracownicy w czasie ciąży i po urodzeniu dziecka. W praktyce oznacza to, że dobrze jest rozważyć ją odpowiednio wcześniej, zanim pracownica złoży L4 lub przejdzie na urlop macierzyński, tak aby nowy wymiar czasu pracy mógł realnie wpłynąć na wysokość przysługujących jej świadczeń.

Jak obecnie liczy się podstawę zasiłku chorobowego i macierzyńskiego? 

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, ZUS przyjmuje wynagrodzenie z faktycznego okresu zatrudnienia. Takie zasady wynikają wprost z ustawy o świadczeniach pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa oraz z aktualnych wyjaśnień ZUS.

Do podstawy wlicza się tylko te składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie jest przy tym pomniejszane o część składek finansowanych przez pracownika, dlatego podstawa zasiłku jest niższa niż kwota brutto. Składniki nieoskładkowane, okazjonalne lub o charakterze uznaniowym, o ile nie stanowią podstawy składek, nie będą uwzględniane.

Zasada ustalania podstawy z dłuższego okresu sprawia, że wysokość świadczeń nie zależy od pojedynczej wypłaty, lecz od stabilnego, przeciętnego wynagrodzenia z ostatniego roku. Dlatego typowa podwyżka wynagrodzenia, jeśli nie wiąże się ze zmianą etatu, wpływa na przyszłą podstawę stopniowo - dopiero w miarę upływu kolejnych miesięcy.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której zostaje zmieniony sam wymiar czasu pracy. Wówczas ZUS może ustalić podstawę zasiłku inaczej, uwzględniając już nowe wynagrodzenie przypisane do nowego etatu. Będzie jednak wymagał wykazania prawidłowo osiągniętych dochodów, dlatego nie mogą one służyć jedynie ich sztucznemu podwyższeniu. Właśnie dlatego moment zmiany etatu ma tak duże znaczenie dla wysokości świadczeń wypłacanych kobiecie w ciąży.

Zmiana etatu a nowa podstawa - kiedy ZUS przyjmie wynagrodzenie z nowego etatu?

Zmiana wymiaru czasu pracy jest jedną z nielicznych sytuacji, w których ZUS może odejść od standardowej zasady obliczania podstawy zasiłku z ostatnich dwunastu miesięcy. Wynika to z ustawy zasiłkowej oraz utrwalonej praktyki ZUS, zgodnie z którą zmiana etatu wpływa na sposób ustalania podstawy, jeżeli nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy lub wcześniej. Oznacza to, że jeśli pracownica przed przejściem na zwolnienie lekarskie w ciąży lub przed porodem miała zwiększony wymiar czasu pracy, ZUS uwzględni wynagrodzenie przeliczone już według nowego etatu - nawet jeśli przepracowała na nim tylko część miesiąca. To właśnie dlatego moment wprowadzenia zmiany bywa kluczowy dla późniejszej wysokości świadczeń.

Jeżeli zmiana etatu nastąpiła już po rozpoczęciu zwolnienia lekarskiego, ZUS co do zasady nie przeliczy podstawy na nowo. W takim przypadku świadczenia będą liczone według wynagrodzenia sprzed zmiany, ponieważ podstawa ustalana jest na dzień powstania niezdolności do pracy, a nie na dzień późniejszych modyfikacji umowy.

W praktyce oznacza to, że aby świadczenia mogły być liczone od nowej, wyższej pensji, zmiana etatu musi zostać formalnie wprowadzona - poprzez aneks lub nową umowę - przed pójściem na L4 w ciąży lub przed rozpoczęciem urlopu macierzyńskiego.

Warto też podkreślić, że przeliczenie podstawy następuje tylko wtedy, gdy zmienia się sam wymiar etatu, a nie jedynie wysokość pensji. Zwykła podwyżka bez zmiany czasu pracy nie tworzy podstaw do przeliczenia świadczeń.

Czy sama zmiana wynagrodzenia wpływa na podstawę zasiłku?

Samo podwyższenie lub obniżenie wynagrodzenia, jeżeli nie towarzyszy mu zmiana wymiaru czasu pracy, co do zasady nie powoduje ponownego przeliczenia podstawy zasiłku. Wynika to z tego, że ZUS opiera się na przeciętnym wynagrodzeniu z ostatnich dwunastu miesięcy, a nie na pojedynczej, bieżącej wypłacie. Podwyżka zaczyna wpływać na wysokość przyszłych świadczeń dopiero w miarę tego, jak kolejne miesiące „z nową pensją” zastępują wcześniejsze, niższe wypłaty w dwunastomiesięcznym okresie.

Zmiana wynagrodzenia bez zmiany etatu nie jest traktowana jako zmiana warunków zatrudnienia wpływająca na podstawę zasiłku. ZUS przeliczy ją dopiero wtedy, gdy zmieni się sam wymiar czasu pracy, czyli etat. Dopiero wtedy możliwe jest zastosowanie zasad przewidzianych w ustawie, które nakazują ustalić podstawę według nowych warunków, jeśli zmiana nastąpiła przed powstaniem niezdolności do pracy.

Takie rozwiązanie chroni system ubezpieczeń przed sytuacjami, w których jednorazowa podwyżka miałaby sztucznie podwyższać zasiłek. Jednocześnie daje pracownikom stabilność - świadczenie nie spada ani nie rośnie gwałtownie w reakcji na pojedyncze zmiany, dopóki nie zmieniają się istotne warunki zatrudnienia, takie jak etat.

Czy istnieje minimalny czas pracy na nowych warunkach, aby zasiłek był liczony od nowej pensji?

Obowiązujące przepisy nie wprowadzają żadnego minimalnego okresu, przez jaki pracownik musi pracować na nowym etacie, aby podstawa wymiaru zasiłku została ustalona według nowych warunków. Decydujący jest jedynie moment zmiany etatu - musi ona nastąpić przed miesiącem powstania niezdolności do pracy lub najpóźniej w jego trakcie, zanim pracownica przejdzie na zwolnienie lekarskie. Jeżeli te warunki są spełnione, ZUS przyjmuje wynagrodzenie z nowego etatu, nawet jeśli pracownica przepracowała w podwyższonym wymiarze jedynie część miesiąca.

Co ważne, wynagrodzenie z miesiąca, w którym nastąpiła zmiana etatu, ZUS najczęściej „uzupełnia” do pełnego miesiąca zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie, choć istnieją wyjątki od tej zasady. Dzięki temu nie ma znaczenia, czy pracownica przepracowała kilka dni, tydzień czy trzy tygodnie - podstawa i tak będzie oparta na wynagrodzeniu odpowiadającym pełnemu miesiącowi na nowym etacie.

W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca chce, aby świadczenia były liczone od nowej, wyższej pensji, nie musi czekać kilku miesięcy ani nie musi wprowadzać zmiany z dużym wyprzedzeniem. Wystarczy, że zmiana etatu zostanie formalnie wprowadzona odpowiednio wcześnie - zanim pracownica rozpocznie zwolnienie lub urlop związany z porodem.

Podsumowanie

Zmiana wymiaru czasu pracy w okresie ciąży to nie tylko formalność kadrowa - może mieć realny wpływ na wysokość świadczeń chorobowych i macierzyńskich. Podstawą obliczenia zasiłku jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy kalendarzowych, jednak w przypadku zmiany etatu ZUS może przyjąć nowe wynagrodzenie, jeśli zmiana nastąpiła przed powstaniem niezdolności do pracy lub w miesiącu jej powstania. Oznacza to, że moment wprowadzenia zmiany ma kluczowe znaczenie dla późniejszego świadczenia.

Samo podwyższenie wynagrodzenia, jeśli nie towarzyszy mu zmiana etatu, nie powoduje natychmiastowego przeliczenia podstawy zasiłku. Nowa pensja wchodzi do średniej dopiero stopniowo w miarę upływu kolejnych miesięcy w okresie 12-miesięcznym. Oznacza to, że podwyżka bez zmiany wymiaru pracy niekoniecznie przełoży się od razu na wyższy zasiłek.

Nie istnieje minimalny okres pracy na nowych warunkach, aby świadczenie było liczone od nowej pensji. Kluczowe jest wyłącznie, aby zmiana etatu nastąpiła przed powstaniem niezdolności do pracy. Wynagrodzenie z miesiąca zmiany ZUS zawsze uzupełnia do pełnego miesiąca, nawet jeśli pracownica przepracowała na nowym etacie tylko kilka dni.

Podsumowując, planowanie zmiany etatu w okresie ciąży wymaga uwagi zarówno od pracodawcy, jak i od pracownicy. Właściwie wprowadzona zmiana może skutkować wyższą podstawą wymiaru zasiłku, podczas gdy zaniedbanie formalności lub nieprawidłowe ustalenie momentu zmiany może spowodować utratę części świadczenia.

 

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

 

Dziękujemy

Stan prawny: 21 listopada 2025 r.

 Stan prawny:

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2025.0.501 t.j.)
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 2023.0.168 t.j.)