Kwestionariusz osobowy pracownika

Pracodawca ma prawo żądać ujawnienia określonych przepisami prawa danych osobowych pracownika niezbędnych dla jego zatrudnienia.

Jednakże, należy pamiętać, że dane osobowe dotyczące zarówno pracowników, jak również kandydatów do zatrudnienia podlegają ochronie prawnej. Zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) zwane dalej RODO za dane osobowe uważa się wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną.

 

Stan faktyczny:

Negatywnie oceniając wypełnianie obowiązków przez Leszka K. - starszego strażnika działu ochrony, jego przełożony - Kierownik Działu Ochrony Zakładu Karnego w S. wydał mu 26.01.1999 r. opinię służbową, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 1998 r. w sprawie opiniowania funkcjonariuszy służby więziennej (Dz. U. Nr 138, poz. 643).

Przed sporządzeniem opinii Kierownik Działu Ochrony, stosownie do § 4 ust. 2 cyt. rozporządzenia przeprowadził ze skarżącym rozmowę, w czasie której dokonał oceny jego pracy i zamierzał wysłuchać jego stanowiska. Nie było to możliwe, bo skarżący nie chciał stanowiska co do oceny oraz dowodów zająć. Twierdził tylko, iż ocena jest dla niego krzywdząca.

Wśród postawionych skarżącemu zarzutów główne z nich, to zaniedbania w służbie, palenie papierosów w czasie pełnienia warty, niewłaściwe umundurowanie itp., nieusprawiedliwienie niezwłoczne swej nieobecności w służbie oraz podważanie autorytetu przełożonych i demoralizowanie innych funkcjonariuszy

Od tej opinii, na podstawie § 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia, skarżący się odwołał, ale wyższy przełożony, tj. dyrektor Zakładu Karnego w S., postanowieniem z 22 lutego 1999 r. zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia utrzymał ją w mocy. Organ odwoławczy uznał opinię służbową skarżącego za opartą na faktach i obiektywną.

Postanowienie to było przedmiotem skargi L.K., który wnosząc o stwierdzenie jego nieważności zarzucił, iż opinię wydano na podstawie zapisków w notatkach służbowych, które nie mogą być uznane za dowody. Podniósł, iż dokumentacja zawarta w jego aktach osobowych nie spełnia wymogów zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) – uchylone 01.01.2019 r. . Odpowiadając na skargę Dyrektor ZK w S. wniósł o jej odrzucenie jako spóźnionej.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286). – uchylone 01.01.2019 r.
• Zgodnie z art. 221 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: Dz.U.2020.1320 t.j. – dalej jako: KP – Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

 

Stan prawny:

Zgodnie z art. 221 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: Dz.U.2020.1320 t.j. – dalej jako: KP – Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko;
• imiona rodziców;
• datę urodzenia;
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
• wykształcenie;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Nadto Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa powyżej również:

1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Należy pamiętać, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać jednak udokumentowania danych osobowych osób wymienionych powyżej, o ile wymaga tego dołożenie należytej staranności wobec braku właściwych dokumentów tożsamości.

2. Jednocześnie należy pamiętać, że żądania pracodawcy mają swoje uzasadnienie w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996 nr 62 poz. 286) – dalej jako: Rozporządzenie. ). – uchylone 01.01.2019 r.

Zgodnie z § 1 niniejszego Rozporządzenia – Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Nadto, osoba ubiegająca się o zatrudnienie może na prośbę pracodawcy lub z własnej inincjatywy dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Rozstrzygnięcie:

Naczelny Sąd Administracyjny w niniejszej sprawie uznał, iż opinia służbowa o skarżącym wydana została w sytuacji zobowiązującej do jej wydania, określonej w § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 1996 r. w sprawie opiniowania funkcjonariuszy służby więziennej (Dz. U. Nr 138, poz. 643). Uchylone 2010-08-13

Opinia zawierała niezbędne elementy wymienione w § 5 ust. 1 rozporządzenia, a przed jej sporządzeniem przeprowadzono ze skarżącym rozmowę wymaganą przez § 4 ust. 1 rozporządzenia.

Przedstawiono ją skarżącemu, co potwierdził on własnoręcznym podpisem. Stosownie do art. 75 § 1 kpa organ SW miał prawo do oparcia swych ustaleń na wiarygodnych materiałach służbowych z konkretnych zdarzeń oraz na wiedzy bezpośredniego przełożonego, który opinię sporządzał. Powołane przez skarżącego rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) dotyczy pracowników zatrudniających osoby na różnych podstawach stosunku pracy.

 

Podsumowanie:

Niespójności zakresu danych osobowych kandydata do pracy, a następnie danych pracownika, nie usunięto przy okazji nowelizacji Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 listopada 2015 r. (Dz.U. 2015 poz. 2005) zmieniającego rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W związku z powyższym należy przyjąć, że na podstawie KP od zatrudnionej osoby pracodawca może żądać tych samych danych osobowych co od kandydata, a także dodatkowych (patrz szerzej wyżej). Jednakże kwestionariusz osobowy dla pracownika z Rozporządzenia zawiera przedstawienie innych danych jak np.: NIP, PESEL. Formularz z Rozporządzenia zawiera również klauzulę o zgodności danych z dowodem osobistym, co prowadzi do wniosku, że kwestionariusz osobowy dla osób ubogacających się o zatrudnienie u pracodawcy i kwestionariusz osobowy dla pracownika mogą być różne.

Jednak w aktach, bez zgody pracownika, uzasadnienia charakteru i podstawą zatrudnienia nie mogą znajdować się dane inne niż przedstawione w Kodeksie Pracy.