Nowe wymagania dotyczące stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - nowelizacja przepisów wykonawczych.

Przedsiębiorco!

17 listopada 2023 r. wejdą w życie zmiany w prawie pracy wprowadzone na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 2367) – od tego czasu będziesz miał 6 miesięcy na dostosowanie już istniejących stanowisk pracy.

Rozporządzenie nowelizujące modyfikuje definicję stanowiska pracy, przez które w nowym stanie prawnym należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z: (i) wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika; (ii) krzesłem i stołem; (iii) opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem. Oznacza to wprowadzenie udogodnień dla pracowników po blisko 25 latach obowiązywania nowelizowanego rozporządzenia, jak i nowe obowiązki dla pracodawców;

W nadchodzącym stanie prawnym pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza lub szkła kontaktowe, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (dotychczas obowiązek ten dotyczył wyłącznie okularów);

Zgodnie z nowymi przepisami każde stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy winno spełniać następujące minimalne warunki (Załącznik do rozporządzenia nowelizującego):

a) stanowisko pracy powinno być zorganizowane w ten sposób, by praca przy nim nie powodowała nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz nie była źródłem zagrożeń dla pracownika;

b) w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy (np. laptop) co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi stosującemu systemy przenośne przeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu w ten sposób, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz
w dodatkową klawiaturę i mysz;

c) monitor ekranowy powinien czynić za dość następującym wymaganiom: (i) znaki na ekranie powinny być wyraźne i czytelne; (ii) obraz na ekranie powinien być stabilny, bez migotania lub innych form niestabilności; (iii) jaskrawość i kontrast znaku na ekranie powinny być łatwe do regulowania w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy; (iv) musi istnieć możliwość regulacji ustawienia monitora umożliwiająca pochylenie ekranu;

d) ustawienie monitora ekranowego oraz innych elementów wyposażenia nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi pracownika, a jak już wspomniano górna krawędź monitora ekranowego powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika;

e) pracodawca ma obowiązek tak zorganizować stanowisko pracy, by ustawienie monitora ekranowego względem źródeł światła ograniczało olśnienie i odbicia światła;

f) prawodawca wymaga również tego, ażeby klawiatura oraz mysz stanowiły osobne elementy wyposażenia podstawowego stanowiska pracy.

Przy czym należy pamiętać o tym, że konstrukcja klawiatury powinna umożliwiać użytkownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy, a jej powierzchnia powinna być matowa, natomiast znaki na klawiaturze powinny być kontrastowe i czytelne;

g) rozporządzenie reguluje także kwestię stołu, przeznaczonego do wykonywania pracy. Mianowicie jego konstrukcja powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury. W szczególności stół pracownika powinien: (i) mieć wystarczającą powierzchnię z uwagi na rodzaj wykonywanej pracy; (ii) zapewniać ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem; (iii) gwarantować ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji. Trzeba też dodać, że powierzchnia blatu stołu powinna być matowa;

h) nadto, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniej przestrzeni do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy;

i) prawodawca wymaga od pracodawców także wyposażenie stanowiska pracy w określonego rodzaju krzesło, które powinno mieć następujące cechy: (i) dostateczna stabilność z podstawa co najmniej pięciopodporową i z kółkami jezdnymi; (ii) możliwość regulacji wysokości siedziska, regulacji wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulacji kąta pochylenia oparcia oraz posiadanie odpowiednich wymiarów oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów, (iii) wyprofilowanie siedzisko i oparcie odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud, (iv) możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360° oraz (v) regulowane podłokietniki. Należy pamiętać, że mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej;

j) w sytuacji, gdy w związku z pracą, pracownik korzysta z dokumentów, na jego życzenie, pracodawca musi wyposażyć jego stanowisko pracy w uchwyt na dokumenty, posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika;

Jak wspomniano na wstępie rozporządzenie wprowadziło nową definicję stanowiska pracy. Wśród jego elementów umieszczono także podnóżek. W nowym stanie prawnym pracodawca na wyraźne życzenie pracownika wyposaża stanowisko pracy w podnóżek.

Przedmiotowe rozporządzenie służy temu, by praca nie stanowiła zagrożenia dla pracownika. Z tej przyczyny stanowisko pracy powinno należy tak zaprojektować, aby pracownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy, pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w ocenie pracodawcy istotną kwestią jest także oświetlenie pomieszczenia, w którym znajduje się stanowisko pracy (na marginesie dodajmy, że pracownik musi mieć do tego pomieszczenia swobodny dostęp). Zatem oświetlenie powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej, w szczególności: (i) oświetlenie na poszczególnych stanowiskach pracy powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac (ii) pracodawca powinien zmierzać do tego aby ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego, zwłaszcza przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowisko pracy.

Dodatkowo, zgodnie z treścią Rozporządzenia prawodawca sprzeciwia się stosowaniu oprogramowania nieodpowiedniego względem danego stanowiska pracy. Dodatkowo wykorzystywane systemy komputerowe powinny zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu, a systemy komputerowe powinny gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika;

Odnosząc się do pracowników wykonujących pracę zdalną – to właśnie samych pracowników obciąża obowiązek dostosowania swojego stanowiska pracy w miejscu uzgodnionym z pracodawcą do wymogów BHP. Rozporządzenie nie dotyka jednak swą treścią przedmiotowej kwestii, a dotychczasowe przepisy (zawarte przede wszystkim w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy) pozostają w mocy;

Jak już wskazaliśmy na początku pracodawcy mają 6 miesięcy, począwszy od dnia wejścia w życie noweli, na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii w nim określonych.

Opisane powyżej zmiany legislacyjne mają niebagatelne znaczenie dla wykonywania pracy
w Polsce. Należy zwrócić uwagę, że stanowią one niejako ukłon w stronę pracowników, zmierzając do polepszenia warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Po stronie pracodawców pozostaje obowiązek dostosowania się do nowych przepisów we wskazanym powyżej terminie.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 2367)