Adres siedziby - „wirtualne biuro” - batalia o wirtualne biuro wygrana

Świetna wiadomość zarówno dla tych przedsiębiorców, którzy jako siedzibę swojej działalności wybierają tzw. wirtualne biura, jak i dla tych, którzy takie biura oferują w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Naczelny Sąd Administracyjny wydał w dniu 5 sierpnia 2014 r. przełomowy wyrok, który kończy spór o to, czy Urząd Skarbowy może odmówić nadania numeru NIP przedsiębiorcy, który wskazał jako siedzibę adres wirtualnego biura. To ma też znaczenie dla zgłaszania i ujawniania od razu siedziby w EDG i KRS. Oczywiście wirtualne biuro to tutaj nie tylko adres e-mailowy, ale adres „pocztowy” i wynikający z ewidencji gruntów i budynków, konkretny adres lokalu, pod którym można doręczać korespondencję w formach pisemnych jak również na innych nośnikach danych.

A zaczęło się od tego, że Spółka z o.o. A. z siedzibą w Ł. zgłosiła do II Urzędu Skarbowego Ł.-G. (za pośrednictwem Sądu Rejonowego dla Ł. – Ś. w Ł.) zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r., poz. 1314, t.j., dalej: z.e.i.p.p.) zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Organy podatkowe odmówiły nadania NIP spółce stwierdzając, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych dla tego zgłoszenia, gdyż nie zawiera dokładnego adresu siedziby spółki (nr lokalu). Dyrektor Izby Skarbowej w Ł. wskazał ponadto, że pod wymienionym adresem nie są wykonywane funkcje zarządcze spółki, a adres został jedynie użyczony w celu rejestracji spółki oraz odbioru korespondencji w jej imieniu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, który rozpatrywał skargę przedsiębiorcy na decyzję organu podatkowego uznał, że działanie urzędu skarbowego było niezgodne z prawem. Wskazał przy tym, że wbrew stanowisku organu, zgłoszenie identyfikacyjne spółki odpowiada wymogom art. 5 ust. 3 z.e.i.p.p. i zawiera w szczególności adres siedziby spółki. Z treści obowiązujących przepisów nie można wyprowadzić wniosku, że adres siedziby spółki musi zawierać oprócz miejscowości, ulicy i jej numeru również numer lokalu i to szczególnie w sytuacji, gdy na nieruchomości nie ma wyodrębnionych lokali użytkowych czy mieszkalnych.

Ponadto zdaniem tego Sądu, w toku postępowania o nadanie NIP organy nie są uprawnione do badania, czy pod wskazanym adresem wykonywane są funkcje zarządcze spółki. Również okoliczność, że pod wskazanym adresem maja siedzibę także inne spółki nie może mieć wpływu na kwestię nadania numeru NIP. Skargę kasacyjną na powyższy wyrok złożył Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, którą to skargę Naczelny Sąd Administracyjny odrzucił w wyroku z dnia 5 sierpnia 2014 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13, potwierdzając tym samym stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi i stanowisko przedsiębiorcy.

Podstawowe usługi tzw. e-biur obejmują właśnie po pierwsze „użyczenie” adresu dla potrzeb rejestracji firmy i ujawniania w EDG lub KRS, czy jako „korespondencyjnego” w stosunkach cywilno-prawnych, przy zaciąganiu zobowiązań, inaczej dla potrzeb umów z kontrahentami i konsumentami. To także wysyłanie i skanowanie korespondencji, a także wynajmowanie sal konferencyjnych, czy zapewnienie obsługi księgowej. Przy czym koszty e-biura sięgają zaledwie kilkuset czy nawet kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Tego rodzaju biura są zatem bardzo wygodne, tanie i jak to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny – pozwalają na zgodne z prawem rejestrowanie działalności gospodarczej, a w szczególności rejestrowanie działalności spółek prawa handlowego.

W omówionych orzeczeniach sądów administracyjnych zwyciężył bowiem pogląd, że organy podatkowe nie są uprawnione do badania, czy pod adresem siedziby spółki wykonywane są jej funkcje zarządcze. Na rejestrację spółki nie powinno mieć również wpływu to, że pod danym adresem ma swoją siedzibę kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

Sąd podkreślił, że to przedsiębiorca ma zapewnić prawidłowy odbiór korespondencji pod wskazanym przez siebie adresem i nie jest kompetencją organu podatkowego badanie, czy trudności z doręczeniem listów bądź przeprowadzeniem kontroli skarbowej w przyszłości wystąpią. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie naraża bowiem na skutki wynikające z treści art. 151a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U z 2015 r. poz. 613 ze zm.).

Na koniec warto dodać, że Ustawą z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2009 r. Nr 18, poz. 97) dokonano m.in. zmiany ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Wprowadzone zmiany (w tym uchylenie art. 5 ust. 4B z.e.i.p.p.) miały na celu uporządkowanie i uproszczenie zasad ewidencjonowania przedsiębiorców. Podmioty ubiegające się o nadanie NIP nie muszą już przedkładać poza wnioskiem żadnych dodatkowych dokumentów, takich jak umowa spółki czy umowa potwierdzająca prawo do lokalu. Jednak zgłaszany adres musi być realnie „czynnym” dla skutecznych doręczeń i korespondować z innymi zgłoszeniami adresu siedziby przedsiębiorcy.

 

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2017, 869)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 - Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2017 r.,201)
• Ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2017.2168)
• wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 7 sierpnia 2013 r. w sprawie o sygn. akt I SA/Łd 436/13, tekst wyroku wraz z uzasadnieniem dostępny na stronie NSA
• Centralnej Bazy Orzeczeń Sądów Administracyjnych: http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/455B8ABC91;
• Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 sierpnia 2014 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 3549/13, tekst wyroku dostępny na stronie NSA – Centralnej Bazy Orzeczeń Sądów Administracyjnych: http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/7B236EBBF8.