Uwaga #4: Przekazywanie informacji - paragraf 3

Umowa z agencją medialną

Brak informacji o kliencie, jego produktach, zmianach produktów, usług przez niego świadczonych może zablokować efektywną pracę agencji. Jeśli klient nie dostarczy materiałów agencji odpowiednio wcześnie, wówczas napisanie np. informacji prasowej do dnia określonego umową (w załączniku) może okazać się niemożliwe. Nie można zatem poprzestać w umowie na stwierdzeniu, że zleceniodawca jest zobowiązany do przekazania informacji i materiałów na żądanie agencji. Jeśli bowiem w załącznikach do umowy wskazano, że do każdego 15 dnia miesiąca, agencja zobowiązana jest do sporządzenia i dystrybucji 10 informacji prasowych, to wówczas dostarczenie przez zleceniodawcę materiałów 14 dnia miesiąca wieczorem, de facto uniemożliwia wykonanie takiej usługi. Istotne jest zatem, aby umieścić w umowie zapis, z którego będzie wynikało, że dostarczenie tych materiałów musi nastąpić w czasie (miejscu czy formie) wyznaczonym przez agencję. Wówczas, jeśli zleceniodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, nie będzie można agencji czynić zarzutu, że nie wykonała usługi, a w związku z tym, że nie należy się jej wynagrodzenie.

We wzorze zawarliśmy ponadto zapis, który z kolei stanowić ma zabezpieczenie dla zleceniodawcy, a mianowicie dotyczący zachowania w tajemnicy informacji przekazywanych agencji. Zleceniodawca może bowiem przekazać tego rodzaju informacje, które są objęte tajemnicą przedsiębiorcy i mogą być istotne dla budowania określonej strategii reklamowej, a które niekoniecznie powinny znaleźć się w materiałach dla prasy (zapisy dotyczące tego problemu umieściliśmy w ust. 1 § 3 oraz obszernie w § 4 wzoru umowy). Dodatkowo należy pamiętać, że w celu efektywnego egzekwowania powyższych obowiązków konieczne jest wprowadzenie do umowy zapisu o karze umownej. W razie jego braku, zapisy takie nie spełniają swojej roli, trudno bowiem w praktyce udowodnić - na zasadach ogólnych - że przykładowo agencja działała w sposób zawiniony, a szkoda zleceniodawcy była bezpośrednią konsekwencją ujawnienia przez agencję poufnych informacji.