Uwaga #4: Zakres czynności inwentaryzacji - paragraf 1

Umowa o przeprowadzenie czynności inwentaryzacji

Możecie w zasadzie dowolnie określić zakres czynności objętych umową. Mianowicie powierzyć zewnętrznemu wykonawcy przeprowadzenie inwentaryzacji kompleksowo, czyli zarówno:

  • przygotowanie jednostki do spisu, przy czym może to być sprecyzowane poprzez określenie czynności, jakie mają wchodzić w ten zakres np. posegregowanie zapasów według asortymentów, agregację składników sypkich, wydzieleniu zapasów obcych, wyodrębnienie i odpowiednim oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych, oznaczenie inwentaryzowanych składników np. wywieszkami lub kodami kreskowymi; przygotowanie części dokumentacji inwentaryzacyjnej, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych, weryfikację się, czy urządzenia pomiarowe są czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar.
  • przeprowadzenie właściwych czynności spisowych (dokonywanie pomiarów, kalkulacji i wypełnianie arkuszy spisowych);
  • ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i sporządzenia dokumentów końcowych.

Umowa może też obejmować węższy zakres i być ograniczona np. tylko do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu lub też szerszy niż czynności dotyczące inwentaryzacji np. opis i weryfikację sposobów i zakresu zabezpieczeń spisywanego mienia.

Pamiętaj, że jeżeli podmiotem, któremu zlecasz wykonanie inwentaryzacji jest biuro rachunkowe, prowadzące Twoje księgi, powinieneś zobowiązać wykonawcę, aby osoby wykonujące czynności spisowe, nie były osobami bezpośrednio prowadzącymi Twoje księgi rachunkowe. Ważne jest także, abyś miał świadomość, że powierzenie inwentaryzacji poprzez spis z natury nie zwalnia kierownika jednostki od powołania komisji inwentaryzacyjnej lub w mniejszych jednostkach tzw. komisarza spisowego. Nawet bowiem w przypadku zawarcia umowy o przeprowadzenie inwentaryzacji, to kierownik jednostki ponosi za nią odpowiedzialność, w tym za zapewnienie odpowiednich warunków umożliwiających prawidłową realizację spisu, nadzór nad spisem, dostarczenie dokumentów i rozliczenie jego wyników.