Uwaga #2: Umowa o wykonanie inwentaryzacji - paragraf 1 Umowa o przeprowadzenie czynności inwentaryzacji - mikroPorady.pl

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że inwentaryzacja to szereg czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową, co determinuje też prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego. Jest ona wedle przepisów ustawy o rachunkowości obligatoryjna. Inwentaryzacja polega na ocenie zgodności stanów rzeczywistych składników majątkowych (np. materiałów, towarów w sklepie, zapasów w magazynie, środków pieniężnych, papierów wartościowych, nieruchomości) z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki), a także weryfikacja stanu jakościowego inwentaryzowanych składników. W przypadku policzalnych lub mierzalnych składników majątku (np. towary w sklepie, zboże) najczęściej stosowaną metodą jest spis z natury. Jeżeli w drodze inwentaryzacji wykryte zostaną jakieś nieprawidłowości, należy wyjaśnić ich przyczyny. Te nieprawidłowości to różnice pomiędzy stanami ewidencjonowanymi a rzeczywistymi. Konieczne staje się, więc ich rozliczenie. Powstanie różnic może sygnalizować konieczność pociągnięcia do odpowiedzialności majątkowej osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie lub zgłoszenie ubezpieczycielowi celem uzyskania odszkodowań. Za inwentaryzację odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, ale nie musi on jej wykonywać samodzielnie lub za pomocą pracowników własnego przedsiębiorstwa. Wykonanie inwentaryzacji może, bowiem powierzyć także wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.

Pamiętaj, że zawierając umowę o przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury, z podmiotem zewnętrznym, powinny w niej znaleźć się postanowienia dotyczące jej zakresu, przedmiotu, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników spisu, czyli rodzajów dokumentów inwentaryzacyjnych.

Należy również wybrać adekwatny do potrzeb Twoich i Wykonawcy odpowiedni rodzaj umowy. Najbardziej odpowiednimi do charakteru przedmiotu niniejszej umowy są umowa o dzieło albo umowa zlecenia. W zależności od tego jaki będzie zakres czynności inwentaryzacji oraz jaki będzie sposób realizacji umowy powinniście wraz z kontrahentem wybrać odpowiadający Wam rodzaj umowy. W niniejszym wzorze zaprezentowaliśmy umowę o przeprowadzenie inwentaryzacji jako umowę o przeważających cechach umowy o dzieło, akcentując oczekiwany i umówiony przez strony rezultat.

Przedmiot umowy o dzieło może być określony w różny sposób i różny może być stopień dokładności tego określenia, pod warunkiem, że nie budzi on wątpliwości, o jakie dzieło chodzi. Cechą konstytutywną dzieła jest samoistność rezultatu, która wyraża się przez niezależność powstałego rezultatu od dalszego działania twórcy oraz od osoby twórcy. Z chwilą ukończenia dzieła staje się ono niezależną od twórcy, autonomiczną wartością w obrocie (zob. W. Czachórski, Zobowiązania, 2007, s. 463; A. Brzozowski, Odpowiedzialność przyjmującego zamówienie za wady dzieła, Warszawa 1986, s. 15).

W niniejszym przypadku rezultat umowy wyrażał się w sporządzonej inwentaryzacji (spisie) środków trwałych, posegregowaniu (uporządkowaniu) asortymentu i sporządzeniu dokumentu końcowo rozliczającego spis. Rezultat ten był zatem możliwy do sprawdzenia nawet pod kątem występowania wad fizycznych. Kwalifikacji umowy o inwentaryzację dokonywał Sąd Apelacyjny w Szczecinie i w wyroku z dnia 8 maja 2014 r., sygn. akt III AUa 879/13 stwierdził, że prawidłowość wykonania, dzieła podlegała kontroli ze strony zamawiającego w postaci możliwości sprawdzenia czy dzieło zostało wykonane w sposób prawidłowy, a więc ustalenia czy towary zostały właściwie poukładane i spisane (zinwentaryzowane). W przypadku wskazanego „rezultatu" (dzieła) za wadę fizyczną można byłoby zatem uznać niepoukładanie w części bądź w całości towarów, niespisanie wszystkich towarów lub błędne ich spisanie – niewłaściwe numery inwentarzowe. Tym samym zamawiający miałby realną możliwość ustalenia czy wykonane dzieło, zostało przez przyjmującego zamówienie w sposób należyty wykonane.

Co prawda, przedmiot niniejszej umowy miałby powstać w drodze szeregu czynności Wykonawcy, co może sugerować, że w analizowanym przypadku mamy do czynienia z umową zlecenia lub umową o świadczenie usług. Jednak, jak zwrócił uwagę Sąd w przywołanym wyżej wyroku: ustawodawca nie wymaga, aby każde dzieło było tworem jedynym i niepowtarzalnym, chronionym prawem autorskim i wymagającym od jego autora posiadania specjalnych umiejętności. Wykonanie oznaczonego dzieła jest zwykle określonym procesem pracy (lub niekiedy – twórczości), o możliwym do wskazania momencie początkowym i końcowym, którego celem jest doprowadzenie do efektu (rezultatu) przyjętego przez strony w momencie zawierania umowy. Dzieło jest przy tym w każdym wypadku wytworem przyszłym, który w momencie zawarcia umowy nie istnieje, natomiast ma powstać w przyszłości ściśle określonej.

W przypadku przedstawionego wzoru rezultatem umowy było dokonanie inwentaryzacji i jej rozliczenie potwierdzone zweryfikowanym przez Zamawiającego dokumentem końcowym oraz ułożenie asortymentu we właściwy sposób po spisie. W momencie zawierania umowy tak określony rezultat nie istniał. Wynik działalności wykonawcy (dzieła) powinien mieć właśnie postać, w jakiej poprzednio nie istniał.

Powrót do dokumentu