Umowa najmu lokalu użytkowego

Umowa najmu lokalu użytkowego – co warto wiedzieć?

Umowa najmu lokalu użytkowego to jeden z podstawowych instrumentów prawnych wykorzystywanych w obrocie gospodarczym. Choć podlega ona przepisom Kodeksu cywilnego, różni się znacznie od najmu lokali mieszkalnych. Jej zawarcie wiąże się z szeregiem obowiązków po obu stronach umowy i wymaga dokładnego określenia warunków współpracy. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie tego typu umowy.

Czym jest lokal użytkowy?

Lokal użytkowy to nieruchomość lub jej wydzielona część, która jest przeznaczona do prowadzenia działalności gospodarczej, handlowej, usługowej, magazynowej itp. Nie jest to lokal mieszkalny, co oznacza, że nie obowiązują tu przepisy szczególne dotyczące ochrony lokatorów, takie jak ustawa o ochronie praw lokatorów. W praktyce oznacza to większą swobodę stron w kształtowaniu postanowień umownych.

Kto zawiera umowę najmu lokalu użytkowego?

Stronami umowy najmu lokalu użytkowego mogą być:

1. Wynajmujący – właściciel lokalu, jego współwłaściciel, zarządca nieruchomości, spółdzielnia mieszkaniowa lub inny uprawniony podmiot.
2. Najemca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna (np. spółka z o.o., fundacja) lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

W przypadku przedsiębiorców obie strony działają zazwyczaj w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Oznaczenie stron uzależnione jest od form ich działalności. W tym celu, aby oznaczyć prawidłowo strony umowy, zapoznaj się z poniższymi oznaczeniami.  Zwróć uwagę i wybierz, jeżeli zachodzi potrzeba, właściwą reprezentację.

1. Osoba fizyczna

1.1. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

1.2. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niewykonująca działalności w zakresie wymagającym wystawienia faktury VAT

2. Spółka cywilna

3. Spółka osobowa

4. Spółka kapitałowa

5. Spółdzielnia

6. Wspólnota mieszkaniowa

7. Fundacja/ Stowarzyszenie

Uwaga! W przypadku jednostek organizacyjnych, prowadzących działalność gospodarczą w ramach podmiotów prawa publicznego, zakłady i przedsiębiorstwa jednostek samorządu terytorialnego, różnych innych organów i jednostek władz publicznych działają pod imieniem, na rachunek i w imieniu tych podmiotów publicznych, które w umowach powinny być wymienione, a osoby reprezentujące te zakłady jednostki przedsiębiorstwa zawsze muszą legitymować się pełnomocnictwem organu wykonawczego samorządu bądź innego organu władzy publicznej np.: starosty, wójta, burmistrza, prezydenta, wojewody itp., chyba że ustawa określa prawo do reprezentacji danej osobie kierującej jednostką organizacyjną w sektorze finansów publicznych.

1. Osoba fizyczna

1.1. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

........................ (imię i nazwisko) prowadzący/a działalność gospodarczą w zakresie……… (wpisać rodzaj, branżę lub PKD)/ warsztat/ sklep/ zakład * pod nazwą ……………………* (wpisać nazwę własną, jeżeli jest) z siedzibą w……………………….. (wpisać miejscowość) pod adresem………………… (wpisać adres siedziby figurujący w Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej), posiadający/a adres do doręczeń …………………………….* (wpisać jeżeli Przedsiębiorca posiada taki adres) wpisany do CEIDG pod nr………………………………., NIP…………………………………………….

reprezentowany przez:

Przedsiębiorcę osobiście/ Właściciela we własnej osobie,

Pełnomocnika wpisanego do CEIDG…………………. (wpisać nazwisko)

Pełnomocnika, który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez Przedsiębiorcę / Właściciela/ Pełnomocnika wpisanego do CEIDG ………………….

zwany dalej: …………………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony).

1.2. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i niewykonująca działalności w zakresie wymagającym wystawienia faktury VAT

......................................(wpisać imię i nazwisko) działający/a w swoim zakresie i na swój rachunek / w ramach małżeńskiej wspólności majątkowej* zamieszkały/a ……………………………. (wpisać adres zameldowania lub stałego pobytu, w razie wątpliwości adres podany do Urzędu Skarbowego); o numerze PESEL……………………, NIP…………………………../ nr dowodu osobistego ………………………………………*, który na potwierdzenie powyższych danych legitymuje się dowodem osobistym/ paszportem/ prawem jazdy/ ………………* (inny dokument umożliwiający identyfikację co do tożsamości) o nr……………………………. (wpisać numer, oznaczenie dokumentu), nieprowadzący działalności gospodarczej,

reprezentowany przez:

.....................................(wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo.

zwany dalej………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 nazwę Strony)

2. Spółka cywilna.

Przedsiębiorcy niżej określeni,

........................ (imię i nazwisko - firma) wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej pod nr………..........zamieszkały………..............................., NIP……………………………….

reprezentowany/a przez:

Przedsiębiorcę osobiście/ Właściciela we własnej osobie,

Pełnomocnika,

Pełnomocnika, który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez Przedsiębiorcę / Właściciela/ Pełnomocnika wpisanego do CEIDG……………….

(jeżeli wspólnik jest podmiotem podlegającym wpisowi do KRS)

………………….... (firma) wpisany do KRS ……………………………………., Sąd Rejonowy w…………………………………, NIP …………………………………, z siedzibą w ……………………………………..

reprezentowany/a przez:

Przedsiębiorcę osobiście/ Właściciela we własnej osobie,

Pełnomocnika,

Pełnomocnika, który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez Przedsiębiorcę / Właściciela/ Pełnomocnika wpisanego do CEIDG……………….

prowadzący wspólnie na podstawie umowy spółki cywilnej………………………. (wpisać nazwę spółki cywilnej) działalność gospodarczą zakresie……… (wpisać rodzaj, branżę lub PKD)/ warsztat/ sklep/ zakład * pod nazwą ……………………* (wpisać nazwę własną, jeżeli jest) z siedzibą w……………………….. (wpisać miejscowość) pod adresem…………………, posiadająca adres do doręczeń …………………………….* (wpisać jeżeli Przedsiębiorcy posiadają taki adres).

(Jeżeli Przedsiębiorcy reprezentowani są wspólnie, użyj poniższej klauzuli)

Reprezentowani wspólnie przez:

Pełnomocnika……………………………… (wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez Przedsiębiorców określonych jak wyżej.

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony)

3. Spółka osobowa

……………………..(wpisać firmę, dokładnie taką jak wpisana do KRS) z siedzibą w ………………………(wpisać miejscowość) pod adresem………………………………………. posiadająca adres do doręczeń …………………………….* (wpisać jeżeli przedsiębiorcy posiadają taki adres), prowadzący działalność gospodarczą w zakresie ……………………. (wpisać rodzaj, branżę lub PKD) wpisana do KRS pod nr……………………………., Sad Rejonowy w………………………………, NIP…………………………………………….

reprezentowana przez:

Wspólnika……………/ Komplementariusza…………../ Komandytariusza uprawnionego do reprezentacji…………………………./

Wspólników…………………/ Komplementariuszy………………………./

Prokurenta/ Pełnomocnika wpisanego do KRS…………………………….

(jeżeli łączna) działających łącznie: Wspólnika……………/ Komplementariusza…………../ Komandytariusza uprawnionego do reprezentacji………………………….(za pełnomocnictwem)/Wspólników…………………/Komplementariuszy………………………./ Prokurenta……./ Pełnomocnika wpisanego do KRS……………………………. z Wspólnikiem……………/ Komplementariuszem…………../ Komandytariuszem uprawnionym do reprezentacji …………………………./ Wspólnikami…………………/ Komplementariuszami………………………./ Prokurentem……………../ Pełnomocnikiem wpisanymi do KRS…………………………….

Pełnomocnika niewpisanego do KRS ……………………………… (wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (wpisać osobę/y uprawnione do reprezentacji, wskazane w lit. a- d).

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony)

4. Spółka kapitałowa

…………………….. (wpisać firmę, dokładnie taką jak wpisana do KRS) z siedzibą w ……………………… (wpisać miejscowość) pod adresem………………………………………. posiadająca adres do doręczeń …………………………….* (wpisać jeżeli przedsiębiorcy posiadają taki adres), prowadzący działalność gospodarczą w zakresie……………. (wpisać rodzaj, branżę lub PKD), wpisana do KRS pod nr……………………………., Sąd Rejonowy w………………………………,o kapitale zakładowym w wysokości….………………., NIP…………………………….

reprezentowany przez:

Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu/ Radę Dyrektorów ………………………….samodzielnie.

b) Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu łącznie z Członkiem Zarządu………./ Prezesem Zarządu………………/ Prokurentem…………./ Pełnomocnikiem wpisanym do KRS…………………

c) Pełnomocnika niewpisanego do KRS ………………………………(wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (wpisać osobę/y uprawnione do reprezentacji, wskazane w lit. a-b)

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony).

5. Spółdzielnia

…………………….. (wpisać firmę, dokładnie taką jak wpisana do KRS) z siedzibą w ……………………… (wpisać miejscowość) pod adresem………………………………………. posiadająca adres do doręczeń …………………………….* (wpisać jeżeli Przedsiębiorcy posiadają taki adres), prowadząca wspólnie działalność gospodarczą na rzecz swoich członków w zakresie……………. (wpisać rodzaj, branżę lub PKD), wpisana do KRS pod nr……………………………., Sąd Rejonowy w………………………………, o kapitale zakładowym w wysokości….………………., NIP…………………………….

reprezentowany przez:

Członka Zarządu …………………………. wraz z członkiem Zarządu …………………..

Członka Zarządu …………………………..i Pełnomocnika..............................wpisanego do KRS/ Pełnomocnika niewpisanego do KRS ……………………………… (wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (osoby wymienione, uprawnione do reprezentacji w lit. a i b)

Jeżeli Zarząd spółdzielni jest jednoosobowy, może również zachodzić poniższa reprezentacja:

Pełnomocnika..............................wpisanego do KRS/ Pełnomocnika niewpisanego do KRS ………………………………(wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez …………………………….(zarządcę jednoosobowego- Prezesa Zarządu)

i Pełnomocnika..............................wpisanego do KRS/ Pełnomocnika niewpisanego do KRS ……………………………… (wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (Prezesa sprawującego zarząd jednoosobowo i drugiego pełnomocnika)

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt. 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony).

6. Wspólnota mieszkaniowa (dotyczy każdej wspólnoty właścicieli lokali, tak w budynku mieszkalnym, jak i w budynku, w którym nie ma ani jednego lokalu mieszkalnego)

Wspólnota mieszkaniowa „ ………….” (wpisać nazwę) dla nieruchomości…………. przy ul.……………. w………………… REGON……………………………. NIP……………………………………

reprezentowana przez:

Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu ………………………….samodzielnie.

b) Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu łącznie z Członkiem Zarządu………./ Prezesem Zarządu………………/ Pełnomocnikiem wpisanym do KRS…………………

c) Pełnomocnika niewpisanego do KRS ………………………………(wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (wpisać osobę/y wskazane w lit. a-b upoważnione przez Wspólnotę do reprezentacji)

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony).

7. Fundacje/ Stowarzyszenia posiadające osobowość prawną

…………………….. (wpisać firmę, dokładnie taką jak wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS) z siedzibą w …………………(wpisać miejscowość) pod adresem……………. posiadająca adres do doręczeń …………………………….* (wpisać gdy posiada taki adres), zawierający niniejszą Umowę w zakresie działalności statutowej.................../działalności statutowej pożytku publicznego/ statutowej działalności gospodarczej polegającej na……………………. (wpisać rodzaj, branżę lub PKD) wpisana do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej/ oraz rejestru przedsiębiorców* KRS pod nr……………………………., Sad Rejonowy w………………………………, NIP……………………………

reprezentowany/ a przez:

Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu ………………………….samodzielnie.

b) Prezesa Zarządu…………………/ Członka Zarządu łącznie z Członkiem Zarządu………./ Prezesem Zarządu………………/ Prokurentem…………./ Pełnomocnikiem wpisanym do KRS…………………

c) Pełnomocnika niewpisanego do KRS ………………………………(wpisać imię i nazwisko), który przedstawia i załącza do niniejszej Umowy pełnomocnictwo udzielone i podpisane przez ……………………………. (wpisać osobę/uprawnione do reprezentacji wskazane w lit. a-b)

zwana dalej: …………… (wpisać odpowiednio z pkt 1 albo 2 Wzoru Umowy nazwę Strony).

Forma umowy

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, umowa najmu może być zawarta w dowolnej formie, w tym ustnej. Jednak w praktyce zaleca się zawarcie umowy w formie pisemnej. Zgodnie z art. 660 k.c. umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Ponadto forma pisemna pozwala jasno określić prawa i obowiązki stron.

Co powinno znaleźć się w umowie najmu lokalu użytkowego?

Aby umowa najmu była kompletna i zabezpieczała interesy obu stron, powinna zawierać następujące elementy:

1. Dokładne oznaczenie stron – z podaniem danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP, REGON).
2. Opis lokalu – adres, powierzchnia, numer lokalu, piętro, numer księgi wieczystej, wyposażenie, stan techniczny.
3. Przeznaczenie lokalu – np. do prowadzenia sklepu, biura, gabinetu lekarskiego, magazynu.
4. Czas trwania umowy – umowa może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony.
5. Wysokość czynszu – określenie stawki czynszu netto/brutto, termin i sposób płatności.
6. Opłaty eksploatacyjne – kto ponosi koszty mediów, sprzątania, ochrony, itp.
7. Kaucja – wysokość i warunki zwrotu.
8. Obowiązki stron – np. utrzymanie lokalu w należytym stanie, dokonywanie napraw, dostosowanie lokalu do przepisów BHP.
9. Zasady rozwiązywania umowy – wypowiedzenie, rozwiązanie za porozumieniem stron.
10. Postanowienia dodatkowe – np. zakaz podnajmu, zgoda na modernizacje, kary umowne.

Charakterystyczne cechy umowy najmu lokalu użytkowego

• Brak szczególnej ochrony najemcy – w przypadku lokali użytkowych nie mają zastosowania przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, które zapewniają najemcom lokali mieszkalnych szerokie gwarancje, takie jak ograniczenia w możliwości wypowiedzenia umowy przez wynajmującego, wymogi dotyczące standardu lokalu czy obowiązek zapewnienia lokalu zamiennego. Oznacza to, że najemca lokalu użytkowego nie może liczyć na taką samą ochronę i musi sam zadbać o zabezpieczenie swoich interesów poprzez dokładne uregulowanie warunków najmu w umowie.
• Swoboda kontraktowa – strony umowy najmu lokalu użytkowego mogą w szerokim zakresie kształtować postanowienia umowne zgodnie z zasadą swobody umów wyrażoną w art. 353(1) Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że mogą ustalić np. niestandardowe terminy płatności, wysokość kaucji, warunki podnajmu, zakres odpowiedzialności za naprawy czy nawet szczegółowe procedury rozwiązywania sporów. Ograniczeniem tej swobody są jedynie przepisy bezwzględnie obowiązujące, zasady współżycia społecznego oraz natura stosunku najmu. Tak duża elastyczność sprawia, że każda umowa najmu lokalu użytkowego może być indywidualnie dostosowana do potrzeb konkretnych przedsiębiorców.

Prawa i obowiązki wynajmującego

Wynajmujący powinien:

• udostępnić lokal w stanie umożliwiającym umówione użytkowanie,
• umożliwić najemcy niezakłócone korzystanie z lokalu,
• dokonywać napraw należących do jego obowiązków (np. naprawa dachu, instalacji głównych),
• nie naruszać miru domowego najemcy.

Prawa i obowiązki najemcy

Najemca:

• użytkuje lokal zgodnie z przeznaczeniem,
• ponosi koszty bieżącego utrzymania lokalu,
• może dokonywać zmian za zgodą wynajmującego,
• zobowiązany jest do terminowego regulowania należności.

Kaucja zabezpieczająca

Powszechną praktyką jest pobieranie przez wynajmującego kaucji, która zabezpiecza jego roszczenia wobec najemcy. Wysokość kaucji jest dowolna, ale najczęściej odpowiada jednokrotności lub dwukrotności czynszu. Po zakończeniu umowy i rozliczeniu ewentualnych należności, kaucja powinna być zwrócona najemcy.

Rozwiązanie i wypowiedzenie umowy

Umowa najmu lokalu użytkowego może być rozwiązana:

• za porozumieniem stron,
• poprzez wypowiedzenie (zgodnie z terminami określonymi w umowie lub kodeksie),
• ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy.

W przypadku najmu na czas oznaczony, możliwość wypowiedzenia przed jego upływem musi wynikać wprost z zapisów umowy.

Podatek VAT i inne aspekty finansowe

Najem lokali użytkowych może podlegać opodatkowaniu VAT. Wynajmujący będący czynnym podatnikiem VAT ma prawo doliczyć VAT do czynszu, jeśli lokal służy celom komercyjnym. Strony powinny również określić, kto ponosi koszty mediów i czy będą one refakturowane z VAT.

Ubezpieczenie lokalu

Choć nie jest to obowiązkowe, zaleca się, aby lokal był objęty ubezpieczeniem. Najemca może też być zobowiązany do wykupienia polisy OC za szkody wyrządzone w lokalu lub osobom trzecim w związku z prowadzoną działalnością.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Dobrym zwyczajem jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przy przekazaniu lokalu. Powinien on zawierać opis stanu technicznego, spis wyposażenia, liczników, ewentualne uszkodzenia. Pozwala to uniknąć sporów przy zwrocie lokalu.

Podsumowanie

Umowa najmu lokalu użytkowego to dokument o kluczowym znaczeniu dla bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Choć z pozoru prosta, wymaga dokładności i świadomości prawnej. Dobrze przygotowana umowa zabezpiecza interesy obu stron i minimalizuje ryzyko konfliktów. W razie wątpliwości warto skonsultować jej treść z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Współczesne realia gospodarcze i zmieniające się przepisy sprawiają, że profesjonalne podejście do najmu staje się nie tylko koniecznością, ale i wyrazem odpowiedzialności biznesowej.