Uwaga #6: E-faktura - paragraf 3 E-Umowa o dzieło - mikroPorady.pl

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami jedyne co odróżnia fakturę elektroniczną od faktury „zwykłej" (papierowej) to sposób wprowadzenia jej do obrotu, tj. za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W przedmiotowej uwadze wskazujemy, w jaki sposób zgodnie z prawem przesyłać faktury droga elektroniczną, w związku z czym w pierwszej kolejności przywołujemy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Z 2010 r. nr 249, poz. 1661), które obowiązuje do 1 stycznia 2013 roku. W dalszej części uwagi przywołujemy treść nowego rozporządzenia, które obowiązywać będzie właśnie od 1 stycznia 2013 r., a które w istotny sposób zmienia zasady przesyłania „e-faktur". Radzimy również zapoznać się z instrukcją zabezpieczenia „e-faktur", która jest obowiązkowa i porządkuje procedurę prowadzenia rozliczeń w ten sposób, znajdziesz ją tu: http://mikroporady.pl/wszystkie-wzory-umow-i-regulaminow-2/item/1135-procedura-e-faktury.html.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury (art. 3 ust. 1 rozporządzenia). A dalej ust. 2 niniejszego rozporządzenia stanowi, że akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Jeśli zatem w umowie wskażemy fakturę elektroniczną, jako właściwą dla udokumentowania transakcji będzie to oznaczać, że obie strony akceptują, w myśl przedmiotowego rozporządzenia, właśnie ten sposób przesyłania faktur. Powyższe pozwala zatem na zrezygnowanie z przechowywania faktur w formie papierowej, m.in. w celu udostępniania ich organom podatkowym. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że zgodnie z art. 8 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie powinny być udostępniane organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jednak następują tu dalsze zmiany liberalizujące stosowanie e-faktury (patrz niżej). Pytanie rodzi się, jaki format powinna przyjąć faktura, aby organ podatkowy uznał, że zachowana została jej autentyczność i integralność. Przyjmuje się zatem, że musi to być taki rodzaj pliku, który uniemożliwia ingerencję w jego treść oraz taki, który jest dodatkowo zabezpieczony. Dla przykładu do takich plików można zaliczyć:
- pliki zapisane w formie obrazu – np. pliki „pdf", „jpg", „tiff"
- pliki tekstowe – np. „doc", „xls", „odt", zabezpieczone hasłem przed dostępem do nich innych osób.

Powrót do dokumentu