Rozliczanie czasu pracy, usprawiedliwienia nieobecności oraz ewidencja nadgodzin

Rozliczanie czasu pracy to nie tylko obowiązek nałożony przez prawo pracy, ale również zabezpieczenie Twoich interesów. Znając zasady rozliczania czasu pracy w poszczególnych systemach czasu pracy, przyczyn, na podstawie których pracownik może usprawiedliwić swoją nieobecność w pracy oraz sposób ewidencjonowania nadgodzin możesz uniknąć lub szybko zweryfikować ewentualne roszczenia podnoszone przez pracowników.

Czas pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pozostawanie przez pracownika w dyspozycji oznacza nie tylko rzeczywiste wykonywanie pracy przez pracownika, ale również gdy pozostaje w gotowości do jej świadczenia.

Oznacza to tym samym, iż w czas pracy wliczany jest nie tylko czas faktycznego świadczenia umówionej pracy, ale i faktycznej gotowości pracownika do jej świadczenia.

Sposób rozliczania czasu pracy uzależniony jest od przyjętego okresu rozliczeniowego dla danego systemu czasu pracy. Okresem rozliczeniowym jest okres wyznaczający maksymalne przeciętne normy czasu pracy.

Jeżeli chcesz racjonalnie zarządzać czasem pracy w swoim przedsiębiorstwie, to powinieneś z jednej strony zapewnić odpowiednie regulacje, począwszy od regulaminu pracy, a kończąc na przyjmowanych systemach czasu pracy dla poszczególnych grup pracowników, stanowisk lub jednostek (sklepy, zakłady usługowe), natomiast z drugiej strony w systemie rozliczeń czasu pracy wprowadzić sprawne „mikroprocedury” usprawiedliwienia nieobecności i prowadzenia ewidencji nadgodzin lub pracy w niedzielę i święta.

Aby właściwie rozliczać czas pracy, a co za tym idzie bezkonfliktowo ustalać wysokość wynagrodzeń konieczne jest dokonanie optymalnych wyborów systemów pracy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w zakładzie pracy obowiązywało kilka systemów, nawet gdyby miały obowiązywać niektóre z nich dla jednego stanowiska, czy jednego punktu usługowego zatrudniającego tylko trzech pracowników.

Poniżej przedstawiamy podstawowe i szczególne systemy czasu pracy, a następnie zasady sporządzania rozkładu czasu pracy, ewidencji nadgodzin i ich rozliczenia oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy.

Krok pierwszy – zapoznaj się z rodzajami systemów czasu pracy i zastanów się, który lub które z nich będą odpowiednie dla potrzeb Twojego przedsiębiorstwa.

 

Systemy czasu pracy

Można rozróżnić podstawowy system czasu pracy oraz systemy szczególne. Pierwszy z nich obowiązuje z mocy prawa, o ile nie został wprowadzony system szczególny.

Systemy i rozkłady czasu pracy, a także przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Patrz też Regulamin pracy

W podstawowym systemie czasu pracy maksymalną normą jest, iż czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Z zastrzeżeniem systemów czasu pracy omówionych poniżej.

Natomiast, pośród szczególnych systemów czasu pracy można wyróżnić:

- system równoważnego czasu pracy;

- system pracy w ruchu ciągłym;

- system przerywanego czasu pracy;

- system zadaniowego czasu pracy;

- system skróconego tygodnia pracy;

- system pracy weekendowej;

Nawet, jeżeli uznasz, iż podstawowy system czasu pracy nie odpowiada w pełni charakterowi pracy świadczonej w Twoim przedsiębiorstwie i celowym będzie wprowadzenie jednego lub kilku ze szczegółowych systemów czasu pracy, to i tak zapoznaj się z procedurą obliczania wymiaru czasu pracy, ponieważ będzie miała odniesienie do obliczania wymiaru czasu pracy w niektórych szczególnych systemach czasu pracy.

Procedura obliczania wymiaru czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy.

Zgodnie z art. 129 § 1 kodeksu pracy obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany na postawie normalnego systemu czasu pracy oblicza się w sposób następujący.

Po pierwsze należy pomnożyć tygodniową normę 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Następnie do otrzymanej liczby godzin należy dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Należy przy tym zaznaczyć, iż każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Innymi słowy, przyjmując za trzymiesięczny okres rozliczeniowy pierwszy kwartał 2020 r.,

tj. styczeń – luty – marzec 2020 r., wyliczenie czasu pracy powinno wyglądać w sposób następujący: 40 godzin należy pomnożyć przez 12 tygodni, co daje nam 480 godzin. W podanym przypadku do końca okresu rozliczeniowego pozostaje 5 dni przypadających od poniedziałku do piątku, które należy pomnożyć razy 8 godzin, co daje nam dodatkowe 40 godzin. Następnie należy zsumować 480 godzin i 40 godziny, co łącznie wynosi 520 godzin. Jednakże w analizowanym okresie rozliczeniowym występują dwa święta, które przypadają w dni inne niż niedziela (1 stycznia 2020 r. – środa oraz 6 stycznia 2020 r. – poniedziałek). Wobec tego od wyliczonych 520 godzin należy odjąć 16 godzin (2 x 8 godzin), co w sumie daje 504 godziny w analizowanym trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym.

Dodatkowo, należy mieć na uwadze, iż wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, przedstawiony powyżej, ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Należy przy tym pamiętać, iż tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie znajduje jednak zastosowania do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Szczególne systemy czasu pracy

Poniżej przedstawiamy standaryzowane systemy czasu pracy.

 

System równowżonego czasu pracy

Jeżeli w natężenie pracy w Twoim przedsiębiorstwie jest nierównomierne, np. waha się i w niektórych dniach bądź tygodniach jest większe niż w innych, to system równoważnego czasu pracy jest dla Ciebie. Z uwagi na swoją „elastyczność” system ten znajduje bowiem najczęściej zastosowanie, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. Istotną cechą równowżonego systemu czasu pracy jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Innymi słowy jeżeli pracownika obowiązuje system równoważnego czasu pracy, to pracownika nadal obowiązuje norma 40 godzin pracy w przeciętnie 5 dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ale dobowy wymiar czasu pracy może wynosić więcej niż 8 godzin, a nie więcej niż 12 godzin.

Przykładowo, jeżeli pracownik w równoważnym systemie pracy przepracował trzy dni w wymiarze po 12 godzin dziennie (3 x 12 godzin), to pozostaje mu do przepracowania w danym tygodniu jeszcze 4 godziny (40 godzin – 36 godzin (12 x 3) = 4 godziny). Jednakże biorąc pod uwagę, iż okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc, to w jednym tygodniu może przepracować do 36 godzin, a w następnym np. 44 godziny. Istotne jest, aby w całym okresie rozliczeniowym nie przekroczyć wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Miesięczny okres rozliczeniowy równoważnego casu pracy może być w szczególnych przypadkach przedłużony, nie więcej jednak niż do 3 miesięcy. Natomiast w pracach uzależnionych od pory roku (zbieranie owoców) lub warunków atmosferycznych (odśnieżanie) okres rozliczeniowy może zostać wydłużony, aż do 4 miesięcy.

Wariantem równoważnego systemu czasu pracy jest jego modyfikacja odnosząca się do pracy polegającej na dozorze urządzeń oraz pozostawaniu w pogotowiu do pracy. Tym samym przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (w szczególnych wypadkach okres ten może być wydłużony maksymalnie do 3 miesięcy).

W takim przypadku pracownikowi przysługuje, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od 11 godzinnego dobowego odpoczynku. Innymi słowy, jeżeli pracownik przepracował 16 godzin dozorując urządzenia, to bezpośrednio po ukończeniu pracy ma prawo do 16 godzinnego dobowego wypoczynku. Niezależnie od tego przysługuje mu prawo nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu w wymiarze co najmniej 35 godzin.

Kolejnym wariantem zrównoważonego systemu czasu pracy jest wariant odnoszący się do pracy w zakresie ochrony osób i mienia, straży pożarnej, czy służb ratowniczych. Do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (z możliwością wydłużenia do 3 miesięcy, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, lub do 4 miesięcy w przypadku prac uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych). Analogicznie, jak przy dozorze lub pozostawaniu w pogotowiu do pracy – pracownikom pracującym w tym systemie pracy przysługuje prawo do wypoczynku po zakończeniu pracy, w wymiarze przepracowanych godzin – tj. po 24 godzinnym dniu pracy nastąpić powinien 24 godzinny odpoczynek pracownika.

 

Praca w ruchu ciągłym

Drugim rodzajem szczególnego systemu czasu pracy jest praca w ruchu ciągłym i znajduje zastosowanie przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane. W takim przypadkach można zastosować system czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy nawet do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin. Za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia.

System czasu pracy w ruchu ciągłym stosuje się także w przypadku, gdy praca nie może być wstrzymana ze względu na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności.

W przypadku pracy ruchu ciągłym obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:

Po pierwsze mnożąc 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym, z wyłączeniem niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

W drugiej kolejności zaś dodając do otrzymanej liczby liczbę godzin odpowiadającą przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy.

Liczba godzin odpowiadająca przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy nie może przekraczać 4 godzin na każdy tydzień okresu rozliczeniowego, w którym następuje przedłużenie czasu pracy.

 

System przerywanego czasu pracy

Trzecim rodzajem szczególnego systemu czasu pracy jest system przerywanego czasu pracy. System ten przewiduje zastosowanie według z góry ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Pamiętaj, że Kodeks pracy wyłącza możliwość zastosowania takiego systemu w ramach wszystkich wariantów równoważnego czasu pracy, oraz systemu czasu pracy w ruchu ciągłym, systemu skróconego tygodnia pracy oraz systemu pracy weekendowej.

Jeżeli zdecydujesz się na ten system rozliczania czasu pracy, to wprowadzenie go przebiega nieco inaczej, aniżeli pozostałych systemów czasu pracy. Pamiętaj, że system przerywanego czasu pracy wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. U pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, system przerywanego czasu pracy może być stosowany na podstawie umowy o pracę. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas przerwy, jeżeli wynika to z umowy o pracę. Do rozliczenia czasu pracy przy zastosowaniu przerywanego systemu czasu pracy stosuje się analogicznie zasady obowiązujące w odniesieniu do podstawowego systemu czasu pracy.

System zadaniowego czasu pracy

Kolejnym rodzajem szczególnego systemu czasu pracy jest zadaniowy system czasu pracy. System ten znajduje zastosowanie w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (np. sprzątaczka, projektant). Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych dla podstawowego systemu czasu pracy.

 

System skróconego tygodnia pracy oraz system pracy weekendowej

Na pisemny wniosek pracownika może być stosowany system skróconego tygodnia pracy lub weekendowego tygodnia pracy. W pierwszym przypadku pracownik pracuje przez mniej niż 5 dni w tygodniu, przy równoczesnym wydłużeniu dobowego czasu pracy, jednak nie więcej niż do 12 godzin (np. pracownik pracuje przez cztery dni w tygodniu, przez dwa dni po 12 godzin, i przez dwa dni po 8). Analogicznie w systemie weekendowym, pracownik pracuje wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, nie więcej niż po 12 godzin na dobę. W obu przypadkach okres rozliczeniowy wynosi nie więcej niż miesiąc.

Zastosowanie tych dwóch szczególnych systemów czasu pracy pozwala na działalność zakładu pracy przez cały tydzień kalendarzowy, również w przypadku, gdy praca w nim nie ma charakteru pracy w ruchu ciągłym.

 

Ograniczenia w wydłużaniu czasu pracy ponad 8 godzin wobec niektórych grup pracowników

Musisz pamiętać, iż wobec niektórych grup pracowników istnieją ustawowe ograniczenia, co do zatrudniania ich na dłużej niż 8 godzin, nawet w systemach przewidujący dłuższy dobowy wymiar pracy. Dotyczy to w szczególności:

- pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,

- pracownic w ciąży,

- pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, bez ich zgody.

Ww. pracownicy zachowują prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy.

Kolejnym krokiem po wyborze systemu lub systemów czasu pracy najbardziej odpowiadającym charakterowi pracy świadczonej w Twoim przedsiębiorstwie, kolejnym krokiem jest ustalenie rozkładu czasu pracy.

 

Rozkład czasu pracy

W ramach poszczególnych systemów czasu pracy (z wyjątkiem systemu zadaniowego czasu pracy) dla każdego pracownika powinien zostać sporządzony rozkład czasu pracy. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca obowiązany jest przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.

Rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Ponadto rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Wykonywanie pracy zgodnie z rozkładami czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku. W rozkładach czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli przewiduje on rozkład czasu pracy obejmujący pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.

Musisz mieć na uwadze, iż ciążący na Tobie obowiązek sporządzenia rozkładu czasu pracy nie dotyczy następujących przypadków, gdy:

- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 k.p., albo z umowy o pracę;

- w porozumieniu z pracownikiem ustalisz czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych podstawowym systemie czasu pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,

- na pisemny wniosek pracownika ustalisz mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Jeżeli w danym miesiącu, ze względu na rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracownik nie ma obowiązku wykonywania pracy, przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów; w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego wynagrodzenia ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy.

 

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy

Kolejnym krokiem po ustaleniu systemów rozliczania czasu pracy, rozkładu czasu pracy jest ustalenie np. w regulaminie pracy sposobu usprawiedliwiania przez pracowników nieobecności.

Podstawowym obowiązkiem pracownika wynikającym z nawiązania stosunku pracy jest wykonywanie na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem określonego rodzaju pracy, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § kodeksu pracy). W szczególności zgodnie z art. 100 § 2 pkt 1 kodeksu pracy pracownik obowiązany jest przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Niestawienie się pracownika do pracy, a następnie nieusprawiedliwienie takiej nieobecności (jak ma to miejsce w przypadku porzucenia pracy), uprawnia pracodawcę do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, w tzw. trybie dyscyplinarnym

Sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz zakres przysługujących pracownikom zwolnień od pracy, w tym przypadki, w których za czas nieobecności w pracy przysługuje lub zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia określa Rozporządzenie Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

Zgodnie z art. 104(1) § 9 pkt 1 kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Patrz też: Regulamin pracy

 

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność

Przywołane wyżej Rozporządzenie jako przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy można podzielić na dwie kategorie: na wynikające z przepisów prawa pracy (np. zwolnienia związane z macierzyństwem, urlopy) oraz na inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy (poniżej).

Zgodnie z § 3 Rozporządzenia dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

1. zaświadczenie lekarskie, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159)
2. decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
3. oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza,
4. oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, albo kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem - w przypadku choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3: Dz.U.2021.75 t.j.
   , lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem,
5. imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
6. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

 

Sposób i czas usprawiedliwienia nieobecności

W przypadku, gdy przyczyna nieobecności pracownika w pracy jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, wówczas pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy.

W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje (i) osobiście lub (ii) przez inną osobę telefonicznie lub (iii) za pośrednictwem innego środka łączności albo (iv) drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Przypominamy, że od początku roku 2016 wprowadzono możliwość przedstawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy także w formie dokumentu elektronicznego.

 

Wydłużenie okresu rozliczeniowego

Jeżeli dopełniłeś obowiązku wprowadzenia w regulaminie pracy systemów rozliczania czasu pracy, rozkładu czasu pracy i sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, to pamiętaj, że w pewnych okolicznościach możesz wydłużyć okres rozliczeniowy. W takim przypadku zastosowanie znajdzie odrębna procedura.

W obecnym stanie prawnym istnieje możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego nawet do 12 miesięcy. Tak długi okres rozliczeniowy dopuszczalny jest w każdym systemie czasu pracy (w podstawowym i w szczególnych), o ile jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub też dotyczącymi organizacji pracy. Warunkiem jest jednak zachowanie ogólnych zasad dotyczących ochrony i bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

W przypadku przedłużenia do 12 miesięcy okresu rozliczeniowego obowiązany jesteś w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia w sprawie przedłużenia przekazać kopie takiego porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

 

Procedura ewidencjonowania nadgodzin

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Nigdy nie lekceważ obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy jest bowiem dowodem ilości przepracowanego przez pracownika czasu pracy. Jest to dokument szczególnie istotny w przypadku ewentualnego sporu sądowego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem o godziny nadliczbowe. Należy przy tym mieć tu na uwadze, iż jeżeli nie prowadzisz lub prowadzisz nieregularnie ewidencję czasu pracy, to pracownik będzie możliwymi sposobami starał się udowodnić przepracowane nadgodziny (np. zaznania świadków), wówczas taka karta ewidencji czasu pracy stanowi przeciwdowód na jego twierdzenia.  

Brak dokumentacji wynikający z zaniedbania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodu i przerzucenie na osobę zaprzeczającą udokumentowanym faktom, z których strona pozwana wywodzi skutku prawne.

[Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 665/98]

 

Pojęcie nadgodzin

Tzw. „nadgodziny” to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii lub szczególnych potrzeb pracodawcy.

Do kwestii sposobu wyrażenia przez pracodawcę szczególnych potrzeb uzasadniających pracę w godzinach nadliczbowych odniósł się Sąd Najwyższy w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2015 r., sygn. akt. II PK 294/14, gdzie stwierdził, iż „Przesłanką dopuszczalności pracy nadliczbowej, obok prowadzenia akcji ratowniczej (art. 151 § 1 pkt 1 k.p.), pozostają szczególne potrzeby pracodawcy (art. 151 § 1 pkt 2 k.p.). Przyjęło się uważać, że potrzeby te wyraża pracodawca poleceniem, choć można także wykonywać pracę nadliczbową za wiedzą i zgodą (choćby) milczącą pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie.”

 

Ograniczenia wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych

Jednakże szczególne potrzeby pracodawcy nie uzasadniają pracy przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.

Ponadto tzw. „szczególne potrzeby pracodawcy” nie mogą być powodem nieograniczonej liczny nadgodzin, ponieważ liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku z okolicznościami stanowiącymi „szczególne potrzeby pracodawcy” nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Jednakże w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych niż 150 godzin w roku kalendarzowym.

Należy dodatkowo wyjaśnić, iż nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych.

 

Nadgodziny w przypadku umowy na niepełny etat

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze pracy, strony w umowie o pracę ustalają dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia.

 

Dodatek do wynagrodzenia ze nadgodziny

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

- 100 % wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

(i) w nocy,

(ii) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

(iii) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

- 50 % wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w tej wysokości.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku za nadgodziny obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60 % wynagrodzenia.

W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za nadgodziny może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Te zasady obowiązują niezależnie od regulacji wewnętrznej.

 

Czas wolny za nadgodziny

Zamiast dodatku za nadgodziny na pisemny wniosek pracownika, pracodawca w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może udzielić w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Taka alternatywa może być zapisana w regulacji systemu czasu pracy.

 

Nadgodziny przepracowana w czasie wolnym od pracy

Pracownikowi wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

 

Rozliczenie nadgodzin pracowników zarządzających

Pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Jednakże kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy. To także powinien być zapis w procedurze rozliczania czasu pracy .

Należy jednak wskazać, iż zgodnie z jednolitym stanowiskiem wyrażonego w bogatym orzecznictwie Sądu Najwyższego, dotyczącym wykładni przepisu art. 1514 k.p. przyjęto, iż osoby zajmujące stanowiska kierownicze są uprawnione do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w sytuacji, gdy pracę tę wykonują stale i z powodu złego zorganizowania czasu pracy przez pracodawcę (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 14 grudnia 2004 r., II PK 106/04, z dnia 20 września 2005 r., II PK 56/05, II PK 326/07, lex nr 494026, z dnia 8 marca 2011 r., II PK 221/10, z dnia 6 kwietnia 2011 r., II PK 254/10, na co zwrócił także uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 marca 2015 r., II PK 135/13.