Porada: Alternatywne metody rozwiązywania sporów- umowa i ugoda mediacyjna

Nadchodzące zmiany w postępowaniu administracyjnym:

W toku zaawansowanych prac legislacyjnych jest projekt Ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, który ma wprowadzić do Kodeksu postępowania administracyjnego rozdział 5a dotyczący nowej instytucji w ramach postępowania administracyjnego tj. mediacji. Aktualny stan prawny nie posiada w postępowaniu administracyjnym odpowiednika mediacji z postępowania cywilnoprawnego.

Zgodnie z założeniem ustawodawcy planowana mediacja może mieć istotne znaczenie w szczególności w przypadku następujących rodzajów konfliktów rozwiązywanych w ramach postępowania administracyjnego m.in

• w sprawach, w których występuje wielość stron,
• w sprawach, w których może być zawarta ugoda,
• w sprawach, w których organ ma zamiar wydać decyzję na niekorzyść adresata i może się spodziewać odwołania (organ będzie wówczas także stroną mediacji),
• w sprawach, w których wniesiony został środek odwoławczy od orzeczenia wydanego w pierwszej instancji (organ będzie wówczas stroną mediacji),
• w sprawach, w których może być zawarta umowa administracyjna (w tym przypadku, organ też będzie stroną mediacji).

Aktualnie postępowanie mediacyjne w prawie administracyjnym następować mogło tylko pomiędzy organem a uczestnikiem postępowania zgodnie z ustawą prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, proponowane zmiany dopuszczą możliwość by mediacja mogła występować zarówno między stronami postępowania, jak i między stronami postępowania a organem administracji publicznej, przed którym postępowanie się toczy.

Ze względu na fakt, że w układzie horyzontalnym organ administracji jest także uczestnikiem mediacji, nowa regulacja posługuje się pojęciem „uczestnik mediacji”, w odróżnieniu od pojęcia „strona”.

Po wprowadzeniu zmian mediacja  według twórców projektu ustawy może stanowić bardzo ważny czynnik w  postępowaniu wyjaśniającym, w szczególności w sprawach złożonych i skomplikowanych (np. ustalenie warunków zabudowy albo wydanie pozwolenia na budowę w tym w przypadku dużych i kontrowersyjnych społecznie inwestycji infrastrukturalnych, ustalenie dopuszczalnego sposobu użytkowania obiektu budowlanego itp.), ponadto posiadać może charakter prewencyjny (uniknięcie skierowania sprawy do sądu administracyjnego poprzez wyjaśnienie przesłanek i podstawy prawnej rozstrzygnięcia),  i przede wszystkim będzie mogła  stanowić polubowny sposób osiągnięcia rozstrzygnięcia w postępowaniu poprzez zawarcie umowy administracyjnej.

Planowane wejście w życie zmian określone jest na 1 czerwca 2017.

Zmiany polegać mają na wprowadzeniu do prawa administracyjnego możliwości zawarcia ugody lub umowy administracyjnej, po przeprowadzeniu dobrowolnej mediacji w sytuacjach w których charakter sprawy to umożliwia.

Po wprowadzeniu planowanych zmian mediacja następować będzie z urzędu lub na wniosek stron, w sprawach, w których może być zawarta ugoda.

Mediacja przeprowadzana ma być przez bezstronnego mediatora będącego osobą fizyczną mająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca w pełni z praw publicznych, w szczególności będą to mediatorzy wpisani na listę stałych mediatorów lub do wykazu osób uprawnionych do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego.

Nowe przepisy nakładają na organ administracji publicznej obowiązek przekazania mediatorowi danych kontaktowych uczestników mediacji oraz ich pełnomocników, w szczególności numery telefonów i adresy poczty elektronicznej, o ile je posiada.

Mediator po zapoznaniu się z aktami sprawy będzie miał prawo wykonywania z nich odpisów, chyba że uczestnik mediacji nie wyrazi zgody na zapoznanie się mediatora z aktami.

Wprowadzone postępowanie mediacyjne nie będzie jawne. Mediator oraz uczestnicy postępowania mediacyjnego będą obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie informacje, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, a propozycje ugodowe, ujawnione informacje lub oświadczenia złożone w trakcie postępowania mediacyjnego  nie będą mogły być wykorzystywane po jej zakończeniu. Wyjątek stanowić będą ustalenia dokonane w protokole. Mediacja będzie mogła być  zakończona się na kilka sposobów m. in

• zawarcie ugody między stronami postępowania,
• zawarcie umowy administracyjnej między stroną a organem,
• wycofanie przez stronę albo zmodyfikowanie wniosku/ żądania, 
• wycofanie przez stronę wniesionego środku odwoławczego lub zrezygnować z jego wniesienia.

Po zakończeniu postępowania mediacyjnego mediator będzie miał obowiązek niezwłocznie przedłożyć protokół z przebiegu mediacji organowi administracji w celu włączenia go do akt sprawy i doręczyć odpis protokołu uczestnikom mediacji. Jeżeli w wyniku mediacji poczynione zostaną ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy, sprawa zostaje załatwiona zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2016.1822 j.t),
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30 listopada 2005r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotom wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. nr 239, poz. 2018),
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 roku - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.pdf (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r. poz. 718),
• Projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw.