Wielkość tekstu
Kontrast serwisu

Procedura: pełnomocnictwo i prokura w firmie

Prowadzenie działalności, niezależnie od formy, wymaga wchodzenia w różnorakie relacje gospodarcze, handlowe, a więc prawne z innymi osobami, jest związane z dokonywaniem czynności prawnych polegających na zwieraniu umów, składaniu ofert, przyjmowaniu zamówień czy sprzedaży każdego dnia. Z czasem, w szczególności, gdy firma się rozrasta lub poszerza zakres swojej działalności, coraz trudniej jest przedsiębiorcy samodzielnie dokonywać tych wszystkich czynności. Przedsiębiorca często też musi działać w obszarach wymagających konkretnej, specjalistycznej wiedzy lub umiejętności. W takich przypadkach przydatne okaże się delegowanie uprawnień na osoby zawodowo przygotowane. Tu znajdują zastosowanie instytucje pełnomocnika albo prokurenta. Jeżeli bowiem udzielisz pełnomocnictwa lub prokury innej osobie, będzie ona mogła działać w Twoim imieniu i na Twoją rzecz, a więc nie Ty będziesz dokonywał czynności osobiście, ale jej skutki będą dotyczyć bezpośrednio Twojej firmy.

  1. Istota pełnomocnictwa

Instytucja pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych została określona w art. 98 – 109 k.c.[1]. Istota pełnomocnictwa polega na upoważnieniu pełnomocnika do działania w imieniu i ze skutkami dla mocodawcy czyli na tzw. jego rachunek (koszt i ryzyko). Zakresem umocowania mogą być objęte zarówno czynności prawne, jak i inne zgodne z prawem zachowania. Fundamentem stosunku pełnomocnictwa jest zaufanie. Mocodawca udzielając pełnomocnictwa, czyni to co prawda po to, aby działała za niego inna osoba, ale w sposób realizujący jego wolę i zgodnie z jego interesem.

  1. Zakres umocowania

W warunkach małego przedsiębiorstwa indywidualnego przedsiębiorcy, delegowanie uprawnień i umocowanie do działania w imieniu i na jego rachunek, wiąże się uprzednio lub równolegle z powierzeniem funkcji np. dyrektora handlowego, kierownika zaopatrzenia i zbytu lub sklepu, albo warsztatu, sprzedawcy, zaopatrzenia itp. Z tym związane jest adekwatne udzielenie pełnomocnictwa umożliwiającego realizację powierzonych zadań, a więc obowiązków i odpowiedzialności.

Nieodłącznym elementem udzielenia pełnomocnictwa jest określenie przez mocodawcę zakresu umocowania. Ze względu na zakres umocowania można wyróżnić (art. 98 k.c.):

  1. pełnomocnictwo ogólne do czynności zwykłego zarządu;

Ten rodzaj pełnomocnictwa obejmuje umocowanie do dokonywania wszelkich czynności zwykłego zarządu w imieniu mocodawcy. Będą to zarówno czynności prawne, jak i inne faktyczne związane z prowadzeniem spraw przedsiębiorstwa. Należy tu wskazać, jakie czynności mieszczą się w zakresie zwykłego zarządu.

Ogólnie za czynności zwykłego zarządu będą uznawane czynności podejmowane w celu ochrony przedmiotu przedsiębiorstwa (tzw. czynności zachowawcze), związane z jego normalną eksploatacją,  administracją czy też osiąganiem normalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo ma przynosić. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, iż jakiekolwiek uogólnienia są trudne do wyprowadzenia i mogą być czynione jedynie celem określenia wskazówek dla kwalifikacji konkretnej czynności, jako czynności zwykłego zarządu. Ta sama (identyczna) czynność może bowiem mieć w określonych okolicznościach faktycznych charakter czynności zwykłego zarządu, a w innych może już podlegać zakwalifikowaniu do czynności przekraczających zwykły zarząd. Zatem rozważenia z jakiego rodzaju czynnością mamy do czynienia, będzie musiało następować zawsze w okolicznościach konkretnego stanu faktycznego. Dla przykładu uznania za czynności zwykłego zarządu można wskazać, na co do zasady te, które służą utrzymaniu przedsiębiorstwa w ruchu czyli realizowania produkcji lub usług w dotychczasowym rozmiarze i przy zachowaniu dotychczasowego udziału w zysku oraz możliwości kontynuacji działalności w przyszłości. Tak więc wymiana zniszczonej maszyny na nową, reinwestycja- będzie zwykłym zarządem, a kupno nowej do dodatkowej produkcji już inwestycją poza zwykłym zarządem. Pełnomocnictwa ogólne otrzymują najczęściej, i takie trzeba im udzielać, dyrektorzy kierownicy, szefowie zaopatrzenia i zbytu.

Z kolei przeniesienie własności nieruchomości jest uznawane na gruncie orzecznictwa za czynność przekraczającą zwykły zarząd (np. Wyrok Sądu Najwyższego  z 4 listopada 1998 r., II CKN 866/97).

  1. pełnomocnictwo do czynności prawnych określonego rodzaju ( tzw. pełnomocnictwo rodzajowe);

Pełnomocnictwo rodzajowe, w odróżnieniu od przedstawionego wyżej, powinno określać rodzaj czynności prawnej objętej umocowaniem oraz jej przedmiot[2]. Będzie konieczne jeżeli przedsiębiorca będzie chciał umocować daną osobę do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu lub ograniczyć upoważnienie do jej zakresu obowiązków n.p. dla szefowej kadr do czynności określonych prawem pracy, a ustawa nie będzie wymagała pełnomocnictwa szczególnego (patrz: pkt 3). W pełnomocnictwie rodzajowym trzeba określić przede wszystkim kategorię czynności prawnie rozpoznawalnych, do jakich pełnomocnik będzie umocowany. Takie pełnomocnictwo może obejmować umocowanie do np.: zawierania umów sprzedaży, zaciągania zobowiązań handlowych, poręczeń wekslowych i n.p.  ustalania i przyjmowania świadczeń innych podmiotów (np. pieniężnych tytułem zapłaty), składania ofert w tym: w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Należy również pamiętać, o wskazaniu co jest przedmiotem skategoryzowanych czynności prawnych objętych pełnomocnictwem.

Oczywiście, jako mocodawca możesz takie umocowanie ograniczyć poprzez dookreślenie, jakie dodatkowe cechy mają spełniać czynności prawne danej kategorii, aby pełnomocnik mógł ich dokonać (np. wskazanie dodatkowych cech przedmiotu umowy tj. zawieranie umów sprzedaży produktów oferowanych przez przedsiębiorcę o wartości łącznej w jednej umowie do 10 000 zł albo dookreślenie podmiotowe – zawieranie umów z konsumentami albo tylko innymi przedsiębiorcami).

  1. pełnomocnictwa do poszczególnych czynności prawnych (tzw. pełnomocnictwo szczególne);

Pełnomocnictwo do poszczególnej czynności  będzie konieczne zawsze w przypadkach przepisanych prawem, ale i w sytuacjach umocowania jednorazowego do konkretnej czynności. Do dokonania czynności wymagających pełnomocnictwa rodzajowego możesz, także zawsze umocować udzielając pełnomocnictwa do konkretnej czynności np. zawarcia konkretnej umowy sprzedaży, jednakże już dla umocowania pełnomocnika do dokonania czynności, dla których ustawa wprost wymaga pełnomocnictwa szczególnego, pełnomocnictwo rodzajowe nie będzie wystarczające. Czynności prawne, dla których dokonania przez pełnomocnika konieczne jest umocowanie do tej szczególnej czynności prawnej wymieni m.in. art. 1093 k.c, i są to: zbycie przedsiębiorstwa; czynności, na podstawie których następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, oraz  zbywanie i obciążanie nieruchomości.

  1. Jak udzielić pełnomocnictwa?

Udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną. Trzeba bardzo uważnie redagować treść zwracając uwagę na to, jak inni mogą odczytać zawarte w nim upoważnienie.

Po pierwsze, należy zakres umocowania, jaki obejmie pełnomocnictwo. Co zależy, od tego jakiej funkcji towarzyszy oraz czy przepisy wymagają dla umocowania jakiegoś konkretnego rodzaju pełnomocnictwa (rodzajowego czy też szczególnego) oraz jaki zakres swobody ma mieć pełnomocnik (nawet wobec braku nakazu prawnego, możesz umocować pełnomocnika do dokonania tylko konkretnej czynności prawnej).

Po drugie, należy sformułować wyrażenie o woli umocowania konkretnej osoby do dokonywania, w określonym zakresie czynności w Twoim imieniu i na Twoją rzecz.

Wyrażenie woli, co do zasady może nastąpić w każdy sposób ujawniający ją w dostateczny sposób. Dopuszczalne, aczkolwiek nie wskazane,  jest nawet udzielenie pełnomocnictwa w sposób dorozumiany, np. milczące akceptowanie czynności pełnomocnika, chyba że powinno być udzielone w formie szczególnej.[3] Jednakże w większości przypadków przepisy, a także twój interes wymagają, aby pełnomocnictwo zostało udzielone w określonej formie, a mianowicie, gdy:

  • ma to być pełnomocnictwo ogólne, art. 99 ust. 2 k.c, wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności,
  • do ważności czynności prawnej zastrzeżono formę szczególną, pełnomocnictwo do jej dokonania powinno zostać udzielone w takiej samej formie.: np. pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi dla zbycia udziałów w spółce z o.o. - art. 180 k.s.h.; formy aktu notarialnego dla zawarcia spółki z o.o. - art. 157 § 2 k.s.h., statutu spółki akcyjnej - art. 301 § 2 k.s.h. [4]

 Po trzecie, należy określić, na jaki czas pełnomocnictwo ma zostać udzielone. Może to wynikać z samego rodzaju czynności np. jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone dla dokonania poszczególnej czynności wygaśnie po jej dokonaniu. Jeżeli mocodawca nie określi czasu na jaki pełnomocnictwo zostało udzielone będzie ono w mocy do czasu, gdy nie zostanie odwołane (art. 101 § 1 k.c.), nie upłynie czas na jaki zostanie udzielone, czynność je obejmująca nie zostanie dokonana, bądź dopóty, dopóki nie nastąpi śmierć albo ustanie osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej posiadającej zdolność prawną będącej mocodawcą lub pełnomocnikiem (art. 101 § 2 k.c.), choć ustawa wyraźnie tego nie stanowi, to należy przyjąć, że ustanie osoby prawnej ( likwidacja- wykreślenia z KRS) traktowane jest równoznacznie ze śmiercią osoby fizycznej.). Mocodawca może i w zasadzie z ostrożności powinien więc, określić wprost termin, okres czasu lub też zdarzenie z jakiego upływem pełnomocnictwo wygaśnie, a z drugiej strony może także zarzec się możliwości odwołania pełnomocnictwa lub zastrzec, że nie wygaśnie ono z chwilą  śmierci jego lub pełnomocnika. Zrzeczenie się odwołania pełnomocnictwa musi być uzasadnione treścią stosunku prawnego istniejącego pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem. W przypadku jego braku, zrzeczenie się odwołania pełnomocnictwa będzie bezskuteczne. Z kolei zastrzeżenie niewygasalności pełnomocnictwa nie może nastąpić w oderwaniu od treści stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. W przedsiębiorstwie indywidualnego przedsiębiorcy będzie to uzasadnienie potrzeby utrzymania ruchu przedsiębiorstwa, aby nie powstały przestoje lub zatrzymanie działalności.

Należy również wybrać osobę pełnomocnika (albo osoby) i jeżeli wola została wyrażona na piśmie – przekazać jej dokument obejmujący umocowanie. Owo przekazanie nie jest elementem koniecznym, warunkującym skuteczność udzielenia pełnomocnictwa, jednakże w praktyce potwierdza i umożliwia wykazanie umocowania wobec osób trzecich. Pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, przede wszystkim osoba prawna[5]. Jeśli chodzi o osoby fizyczne, to pełnomocnictwo może zostać udzielone, z pewnymi ograniczeniami, osobom mającym przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych (tj. małoletnim od 13 roku życia oraz ubezwłasnowolnionym częściowo.). Należy jednak zawsze pamiętać, iż udzielenie pełnomocnictwa sprawia, iż działania tej osoby, w jego granicach będą dokonywane z bezpośrednim skutkiem dla mocodawcy. Stąd u jego podstaw powinno leżeć zaufanie i przekonanie mocodawcy, że pełnomocnik będzie działał zgodnie z jego wolą lub w jak najlepszym jego interesie.

Żaden przepis nie określa, jakie elementy powinno zawierać pełnomocnictwo. Jednakże udzielając pisemnie pełnomocnictwa powinno się, w jego treści określić: dane identyfikujące mocodawcę i jednoznacznie pełnomocnika, zakres umocowania, wskazać datę. Jeżeli taka będzie decyzja mocodawcy również elementy dodatkowe, a więc określenie czasu na jaki pełnomocnictwo zostało udzielone, oświadczenia woli w zakresie odwołalności lub niewygasalności. Pełnomocnictwo podpisuje osobiście i odręcznie mocodawca (chyba, że dysponuje certyfikowanym podpisem elektronicznym).

 

[1] Pełnomocnictwo z art. 98 k.c. obejmuje umocowanie do dokonywania czynności materialnoprawnych. Należy je odróżnić od pełnomocnictwa procesowego upoważniającego do występowania w imieniu mocodawcy w postępowaniu przed sądami lub organami administracji.

[2] Tak Sąd Najwyższy w wyroku z 4 listopada 1998 r., II CKN 866/97.

[3] W przypadku dorozumianego udzielenia pełnomocnictwa, zakres umocowania wynika ze znaczenia, jakie na gruncie przyjętych w stosunkach danego rodzaju zasad przypisuje się zachowaniu mocodawcy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 3 lipca 1992 r. I ACr 323/92).

[4] Udzielenie pełnomocnictwa bez zachowania formy szczególnej wymaganej pod rygorem nieważności dla dokonania czynności objętej umocowaniem powoduje nieważność udzielonego pełnomocnictwa. Oznacza to, że osoba dokonująca czynności prawnej w imieniu mocodawcy działa bez umocowania, co nie pociąga za sobą automatycznie nieważności tej czynności. 

[5] tak np.  Sąd Najwyższy w Uchwale z dnia 23 września 1963 r. (sygn. akt III CO 42/63).


Może zaoszczędzimy Ci czasu? Może podejmiesz szybciej lepszą decyzję?
przekaż darowiznę Pomóż młodym mikro firmom.

6% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób fizycznych
10% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób prawnych
Dlaczego warto?
Dowód wpłaty jest dokumentem uprawniającym do odliczeń w rocznym zeznaniu podatkowym (podstawa - Ustawa o PIT)

 
Akademia Liderów Fundacja dr Bogusława Federa
Przedsiębiorczość i Innowacje
Rozwijamy Mikro Firmy

Pomóż Nam Działać Szybciej !
Przekaż ico-1procent-min Wpisz KRS 0000318482

Porady i wzory dokumentów przygotowywane na zlecenie Fundacji Akademii Liderów w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego są finansowane z 1 % Podatku otrzymanego od użytkowników serwisu.

Porady i wzory dokumentów opracowywane na zlecenie Fundacji przez zespól prawników Kancelarii Juris są zgodne z obowiązującym prawem i podlegają ochronie prawa autorskiego.
Zarządzający serwisem Mikroporady.pl nie odpowiadają za opinie i poglądy autorów.

 
 

Pomóż Nam Działać Szybciej. Jeśli nie My razem, to kto? Bo kiedy, jeśli nie teraz?

Mikroporady.pl w miesiącu odwiedza ponad 40000 unikalnych użytkowników

Przekaż ico-1procent Podatku PIT

KRS: 0000318482 - Wpisz w Deklaracji

Dlaczego warto?

przekaż darowiznę

• do 6% dochodu - osoby fizyczne
• do 10% dochodu - osoby prawne

Przekaż darowiznę on-line:

dalej
Wypełnienie pól oznaczonych gwiazdką (*) jest obowiązkowe.
 

Zapisz się na Biuletyn

Co tydzień bezpłatny Biuletyn Aktualizacyjny z nowymi wzorami dokumentów, instrukcjami, poradami, przygotowywanymi przez zespół prawników z aktualnym stanem prawnym.

Fundacja Akademia Liderów i Mikroporady ® udzielają pomocy mikro firmom bezpłatnie i bez ograniczeń.
Nie wyświetlamy żadnych reklam, nie pobieramy opłat od użytkowników, nie udostępniamy pozostawionych danych.