Trzeba wiedzieć

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

W związku z wejściem w życie w dniu 1 stycznia 2019 roku Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369) (dalej: Rozporządzenie), zmianie uległy przepisy Kodeksu pracy, określające okresy, w jakich pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą. 

800x400m

10-letni termin przechowywania dokumentacji

Co do zasady, obecnie pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez cały okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli więc pracownik zatrudniony był od dnia 2 stycznia 2019 roku do 2 stycznia 2020 roku, to jego dokumentacja powinna być przechowywana do końca 2030 roku.

Ważne:

Nowy, 10-letni termin obowiązuję pracodawcę co do przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Dotychczasowy, 50-letni termin przechowywania dokumentacji - fakultatywny

W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku obowiązuje dotychczasowy, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Jednak pracodawca ma możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat, jeśli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie oraz oświadczenie ZUS OSW – wtedy 10-letni okres biegnie od końca roku, w którym pracodawca złożył raport informacyjny. Nie dłużej jednak niż upływ 50-letniego terminu.

Ważne:

Mimo złożenia takiego raportu, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy w przypadku pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych jeszcze przed 1 stycznia 1999 roku jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.

Dokumentacja pracownicza jako dowód w postępowaniu

Jednak jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania, to przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa powyżej, przy czym pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika. 

Podobna sytuacja jest w przypadku, gdy pracodawca powziął jedynie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem

W sytuacji, gdy z tym samym pracownikiem zostanie nawiązany ponownie stosunek pracy przed upływem 10-letniego terminu od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym wypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Na temat pozostałych zmian, jakie wprowadziło Rozporządzenie, pisaliśmy tutaj:

https://mikroporady.pl/trzeba-wiedziec/nowe-przepisy-dotyczace-sporzadzania-prowadzenia-przetwarzania-i-przechowywania-dokumentacji

Podstawa prawna:

  1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369);
  2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. nr 24 poz. 141);
  3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. 1996 nr 62 poz. 286);
  4. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 nr 137 poz.887).

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny