Porady eksperta

W jaki sposób można prowadzić ewidencję środków trwałych poczynając od stycznia br. oraz księgę przychodów i rozchodów? Czy można wykorzystać do tego celu program komputerowy, np. Excel?

Pytanie z dnia 17 stycznia 2018

Przedstawiony problem: W jaki sposób można prowadzić ewidencję środków trwałych poczynając od stycznia br. oraz księgę przychodów i rozchodów? Czy można wykorzystać do tego celu program komputerowy, np. Excel?

Odpowiedź: Zarówno ewidencja środków trwałych, jak i podatkowa księga przychodów i rozchodów mogą być prowadzone w pliku Excel. Przepisy przewidują jednak pewne wymogi, które należy spełnić, aby zachować prawidłowość sposobu prowadzenia dokumentacji księgowo-rachunkowej. Dostępne są też wzory i druki, które można wykorzystać.

 

1. Ewidencja środków trwałych

Zagadnienie regulują przepisy ustawy o rachunkowości oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zastosowanie ma także regulacja dotycząca podatku dochodowego, gdzie w art. 24a określono obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przepisy nie przewidują żadnej szczególnej formy prowadzenia spisu środków trwałych. Oznacza to, że taką ewidencję można sporządzać choćby ręcznie, na kartce papieru, lecz o standardzie dokumentu (daty wpisu, sporządzenia, podpis etc.) Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby skorzystać z programu komputerowego.

Ważne jest, aby spis zawierał co najmniej następujące informacje:

- liczbę porządkową,

- datę nabycia,

- datę przyjęcia do używania,

- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

- określenie środka trwałego,

- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT),

- wartość początkową,

- stawkę amortyzacyjną,

- zaktualizowaną wartość początkową (w przypadku gdy wystąpiła aktualizacja wyceny),

- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

 

Spis zawierający wszystkie wymienione wyżej elementy uznawany jest za prawidłowy dla celów ustaleń kosztów uzyskania przychodów, dochodu i podatku.

 

2. Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Warunki, jakim powinna odpowiadać księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, a także szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem oraz terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przede wszystkim podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia księgi w formie elektronicznej określone zostały w § 31 Rozporządzenia.

Aby księgi prowadzone elektronicznie zostały uznane za prawidłowe należy:

1) stworzyć pisemną szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg (np. Microsoft Excel, dostępny w Internecie program księgowy);

2) stosować taki program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3) przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji (w pamięci zewnętrznej) do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Należy pamiętać o sporządzeniu na koniec każdego miesiąca wydruku zapisów. Wydruk taki należy wykonać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Rozporządzenie zawiera dodatkowo dwa załączniki:

- załącznik nr 1: wzór księgi m.in. dla osoby fizycznej, spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskiej,

- załącznik nr 2: wzór księgi dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne.

Przydatne przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów powinny być objaśnienia do wzoru w załączniku nr 1 lub 2 (dotyczącego rolników). W objaśnieniach znajdują się m.in. informacje o tym, co powinny zawierać poszczególne kolumny księgi oraz opis sposobu dokonywania obliczeń.

Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej albo korzystający w poprzednim roku podatkowym ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzący księgi rachunkowe, mają obowiązek zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, takie zawiadomienie składa naczelnikowi urzędu skarbowego każdy ze wspólników.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2003 nr 152 poz. 1475)
  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350)

Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!

Czy wiesz, że aż 96% mikro firm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju?

A tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok bez dostatecznej wiedzy i znajomości przepisów.

A czy wiesz, że...

Ty też możesz coś zrobić, abyśmy mogli dalej działać i skutecznie Cię wspierać?

KRS 0000318482

Przejdź do Twój e-PIT