Wielkość tekstu
Kontrast serwisu

Mikroporady są czymś wyjątkowym. Są jak poradniki na półce każdego polskiego mikro przedsiębiorcy. W świecie Internetu są małym zakamarkiem praktycznej wiedzy, w którym można znaleźć prawie wszystko o prowadzeniu małej firmy.

Aby chronić naszą niezależność, nigdy nie publikowaliśmy i nie będziemy publikować reklam. Utrzymujemy się z darowizn o średniej wysokości 20 zł, w tym także z wpłat z 1% Podatku.

Proszę, pomóż nam zbierać pieniądze i ulepszać Mikroporady. Czytaj więcej...

Ewidencja i rozliczanie kosztów samochodu osobowego (prywatnego) w ramach prowadzenia działalności gospodarczej

Pytanie z dnia 12 czerwca 2017

Przedstawiony problem prawny: ewidencja i rozliczanie kosztów samochodu osobowego (prywatnego) w ramach prowadzenia działalności gospodarczej

Odpowiedź na problem prawny:

Przedsiębiorca może do celów działalności gospodarczej wpisać swój samochód jako środek trwały przedsiębiorstwa, nie jest to obowiązek, a jedynie wybór podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.

Przedsiębiorca, który chce wykorzystywać zakupiony przez siebie samochód do celów gospodarczych może zarówno posiadać go w majątku osobistym, jak i wprowadzić go do majątku przedsiębiorstwa tzw.: wpis do ewidencji środków trwałych, jednak o tym powinna rozstrzygnąć potrzeba i zamiar, co do zakresu korzystania z samochodu, co oznacza czy i w jakim zakresie samochód będzie wykorzystywany zarówno w celach osobistych jak i gospodarczych (do prowadzenia działalności gospodarczej). Pojazd pozostający w  majątku osobistym może być wykorzystywany do celów działalności gospodarczej i wówczas obowiązywać będzie tzw. „kilometrówka”.

Samochód firmowy, a ewidencja

Za środki trwałe, które podlegać mogą amortyzacji zgodnie z art. 22a ust. 1 Ustawy z dnia  26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj.: Dz. U. 2016 poz. 2032) uznaje się środki:

  • stanowiące własność lub współwłasność podatnika;
  • nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
  • kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;

2) maszyny, urządzenia i środki transportu;

3) inne przedmioty;

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Zgodnie z art. 22n ust. 1 ewidencja środków trwałych powinna zawierać m.in.:

  • datę przyjęcia do używania (wprowadzenie do działalności gospodarczej);
  • określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
  • symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
  • wartość początkową;
  • stawkę amortyzacyjną;
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów;
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
  • datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Na marginesie należy dodać, że jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zakup samochodu firmowego (spełniającego definicję środka trwałego – patrz szerzej wyżej) powinien od razu wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz poddawać amortyzacji. Jeżeli przedsiębiorca nabył swój samochód do celów prywatnych, a następnie chce go wprowadzić do firmy to powinien dokonać takiego przeniesienia.

Samochód prywatny a obowiązek prowadzenia rejestru kilometrówek

Ażeby koszty związane z użytkowaniem „prywatnego” samochodu osobowego w przedsiębiorstwie mogłyby być uznane i zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, niezbędne jest prowadzenie przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą ewidencji przebiegu pojazdu – dalej jako: „kilometrówki”.

Co ważne, ewidencja przebiegu takiego samochodu osobowego (nie wprowadzonego do ewidencji) powinna być potwierdzana przez podatnika na koniec każdego miesiąca, a wydatki zaliczane są do kosztów wyłącznie do wysokości wynikającej z limitu kilometrówki. Limit ten ustala się jako iloczyn stawki odpowiedniej dla danej pojemności pojazdu na 1 kilometr oraz liczby faktycznie przejechanych kilometrów.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 14 marca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2011 nr 61 poz. 308) koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1.dla samochodu osobowego:

a)pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, 

b)o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

W związku z powyższym, ewidencjonowanie przebiegu pojazdu powinno być prowadzone gdy w firmie wykorzystywany jest „prywatny” samochód osobowy, stanowiący własność przedsiębiorcy, pracownika lub osoby trzeciej. Co oznacza, że „kilometrówka” może być stosowana, gdy używany samochód nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w firmie.

Należy jednak pamiętać, że prowadzenie kilometrówki nie zwalnia osoby prowadzącej działalność gospodarczą z konieczności dokumentowania innych wydatków związanych z eksploatacją samochodu nie objętych „kilometrówką”. Bowiem do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko te wydatki, które zostały faktycznie poniesione w związku z wykorzystywaniem danego samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej. Wysokość tych wydatków ustala się na podstawie faktur i rachunków, które wprost wynikają z kosztów użytkowania samochodu.

Dodatkowo, koszty poniesione w danym miesiącu, które bezpośrednio są związane z eksploatacją samochodu, czyli wydatki z faktur, rachunków (paliwo, oleje, płyny), itp. przekroczą limit wynikający z kilometrówki, to przedsiębiorca możne je rozliczyć z następnych miesiącach. Należy jednak pamiętać, że przenoszenie tych kosztów jest możliwe jedynie w obrębie konkretnego roku podatkowego. Nie jest możliwe przeniesienie ich na rok następny. Koszty dodatkowe nie objęte „kilometrówką” mogą by zaliczane do kosztów wówczas gdy wykaże się, że są związane z uzyskiwaniem przychodu.

Reasumując, jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą wykorzystuje w prowadzonej działalności samochód, który nie zostało wprowadzony do ewidencji środków trwałych i nie prowadzi do niego „kilometrówki”, wówczas do kosztów podatkowych nie może zaliczyć wydatków związanych z jego użytkowaniem.

Dodatkowo patrz również:

Porada: Samochód w mikroprzedsiębiorstwie

 

Podstawa prawna:

1.art. 22a ust. 1, 22n ust. 1 i inne Ustawy z dnia  26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj.: Dz. U. 2016 poz. 2032);

2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 14 marca 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2011 nr 61 poz. 308);

3.Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj.: Dz. U. 2016 poz. 1047).

Stan prawny aktualny na dzień 16 czerwca 2017 r.

WYŚLIJ ZAPYTANIE

Zarządzający i prowadzący Mikroporady nie odpowiadają za opinie i poglądy autorów
Może zaoszczędzimy Ci czasu? Może podejmiesz szybciej lepszą decyzję?
 

Porady i wzory dokumentów przygotowane przez zespół prawników w ramach nieodpłatnej
działalności pożytku publicznego Fundacji Akademii Liderów podlegają ochronie prawa autorskiego.

 

Odpowiedzi na porady prawne są przygotowywane zgodnie z obowiązującym stanem prawnym przez zespół prawników Kancelarii Juris

 

Pomóż Nam Działać Szybciej. Jeśli nie My razem, to kto? Bo kiedy, jeśli nie teraz?

Serwis Mikroporady.pl od ponad 2 lat cotygodniowo wysyła 2 biuletyny aktualizacyjne z nowymi wzorami dokumentów i poradami do 60.000 zarejestrowanych użytkowników

Przekaż ico-1procent Podatku PIT

KRS: 0000318482 - Wpisz w Deklaracji

Dlaczego warto?

przekaż darowiznę

• do 6% dochodu - osoby fizyczne
• do 10% dochodu - osoby prawne



Określ kwotę i przekaż darowiznę

dalej
 
x

Jeśli czytasz teraz nasze Porady i pomagają, wspomóż nas darowizną 10 zł.