Finanse spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Użytkownik serwisu odkrył w dokumentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której jest wspólnikiem, faktury wzbudzające jego wątpliwości co do rzeczywistego wykonania objętych nimi usług. W związku z powyższym użytkownik serwisu zdał pytanie kto odpowiada za weryfikację otrzymywanych przez spółkę faktur i jakie jest ryzyko w wypadku stwierdzenia, że w istocie spółka płaciła za usługi, które nigdy nie były faktycznie wykonywane na jej rzecz.

1. Domniemanie kompetencji zarządu

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością generalną kompetencję do prowadzenia spraw spółki ma zarząd. Domniemanie to wynika wprost z brzmienia art. 201 § 1 Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm., dalej jako: „k.s.h.”), zgodnie z którym zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. To zarząd jest zatem co do zasady organem zajmującym się bieżącą (codzienną) działalnością spółki w tym zawieraniem umów, kontrolą ich wykonania i opłacenia.

W oczywisty sposób część z tych zadań może być delegowana przez członków zarządu poprzez udzielanie stosownych pełnomocnictw lub zlecanie ich wykonania pracownikom, takim jak księgowy spółki. Nawet w takim przypadku na zarządzie wciąż jednak ciąży szczególna odpowiedzialność i obowiązek dochowania należytej staranności w prowadzeniu spraw spółki. W szczególności decyzja o opłaceniu wystawionej wobec spółki faktury, zwłaszcza w wypadku kwot istotnych z perspektywy prowadzonej działalności, powinna zostać podjęta przez członka zarządu.

W wypadku zawinionego niedochowania należytej staranności lub celowego działania członka zarządu dotyczącego dokonywania przez spółkę płatności za usługi, które nie zostały realnie wykonane, spółka może dochodzić od takiego członka zarządu naprawienia powstałej szkody.

2. Prawo kontroli wspólnika

Należy wskazać, że zgodnie z art. 212 § 1 k.s.h. każdemu wspólnikowi przysługuje indywidualne prawo kontroli spraw spółki. W tym celu wspólnik, jak również wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą (chociażby doradcą prawnym bądź księgowym) może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku.

Wspólnik może również żądać, aby zarząd udzielił mu wyjaśnień. W tym trybie wspólnik spółki może chociażby wezwać zarząd do przedstawienia wyjaśnień w sprawie wątpliwych faktur.

3. Odpowiedzialność zarządu za powstałą szkodę

Podstawą roszczenia spółki względem członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, z tytułu naprawienia wyrządzonej szkody może być w pierwszej kolejności art. 293 k.s.h., zgodnie z którym członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi on winy.

Należy jednak pamiętać ze dodatkowym warunkiem dochodzenia roszczeń o naprawienie szkody powstałej przy sprawowaniu zarządu albo nadzoru jest poprzedzenie takich działań uchwałą wspólników w myśl art. 228 pkt 2 k.s.h.

Ponadto, zgodnie z art. 300 k.s.h. wskazane wyżej przepisy kodeksu spółek handlowych nie wyłączają możliwości dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Należy przez to rozumieć w szczególności odpowiedzialność cywilną:

• ex contractu określoną w art. 471 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm, dalej jako: „k.c.”), wedle którego dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi;
• ex delicto określoną w art. 415 k.c., zgodnie z którym, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia.

Warto też mieć na uwadze, że w wypadku nieskorzystania przez spółkę z możliwości wytoczenia powództwa o naprawienie wyrządzonej przez członka zarządu szkody w terminie roku od dnia ujawnienia czynu wyrządzającego szkodę, każdy wspólnik może wnieść pozew o naprawienie szkody wyrządzonej spółce zgodnie z art. 295  1 k.s.h.

4. Możliwość dochodzenia zwrotu kwoty opłaconej pustej faktury

W wypadku opłacenia pustej faktury, kluczowa jest możliwość odzyskania nienależnie zapłaconej przez spółkę kwoty. Jeśli wystawienie faktury było elementem oszustwa, możliwe jest złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa opisanego w art. 286 Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 z późn. zm, dalej jako: „k.k.”). Uzyskanie wyroku skazującego wiąże się z możliwością orzeczenia przez sąd karny obowiązku naprawienia szkody przez sprawcę stosownie do art. 46 k.k. Wskazany tryb pozwala uniknąć kosztów związanych z prowadzeniem sporu cywilnego.

Równocześnie należy wskazać, że spółce przysługuje droga klasycznego powództwa cywilnego o zapłatę nienależnie uiszczonej kwoty. Szczególnie w przypadku omyłkowego wystawienia pustej faktury podstawą roszczenia może być art. 410 k.c., ustanawiający instytucję bezpodstawnego wzbogacenia w związku z art. 410 k.c., który określa warunki zachodzenia przypadku świadczenia nienależnego.

5. Puste faktury z perspektywy kosztów nabywcy usługi

Z perspektywy nabywcy usługi, poza opłaceniem faktury, kluczową kwestią jest możliwość odliczenia podatku VAT związanego z tymi usługami oraz potraktowanie udokumentowanego fakturą kosztu jako kosztu uzyskania przychodu. W wypadku tzw. pustych faktur czyli faktur VAT, które nie odzwierciedlają rzeczywistego zdarzenia, nie ma możliwości takiego odliczenia.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 4 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w przypadku gdy:

• stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
• podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 k.c. – w części dotyczącej tych czynności.

Innymi słowy, nawet w wypadku opłacenia pustej faktury, nie ma możliwości odliczenia kwoty VAT wskazanej na tej fakturze, a dokonanie takiego odliczenia może się wiązać z nałożeniem sankcji związanej z nieprawidłowym wypełnieniem deklaracji podatkowych oraz uszczupleniem należnego podatku. Dodatkowo potraktowanie kwoty wskazanej na takiej fakturze jako kosztu może skutkować sankcjami na gruncie regulacji dotyczących podatku dochodowego.

W wypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z zaksięgowanymi fakturami wystawianymi przez kontrahentów konieczne będzie zatem dokonanie odpowiednich korekt i sprostowań, celem uniknięcia lub minimalizacji zakresu odpowiedzialności skarbowej oraz na karnoskarbowej.

Porada została przygotowana przez prawników Kancelarii Gessel, Koziorowski Sp. k.

Podstawa prawna (stan na dzień 12.08.2021):

• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 408 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 z późn. zm.).

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.