Jak wybrać źródła i otrzymać dofinansowanie na otwarcie działalności gospodarczej krok po kroku

1. Planując rozpoczęcie działalności gospodarczej w pierwszej kolejności powinniśmy określić jej przedmiot. Przede wszystkim to od rodzaju działalności będzie uzależnione oszacowanie środków niezbędnych na starcie. Przyszły przedsiębiorca powinien zatem oszacować ich wielkość dokonując właściwej kalkulacji kosztów jakich będzie potrzebowała na uruchomienie własnej działalności. Warto pamiętać, że do podstawowych kosztów należeć będą:

• opłaty związane z rejestracją działalności gospodarczej,
• koszty związane z wynajęciem lokalu i/lub przystosowaniem własnego mieszkania,
• koszty związane z zakupem lokalu,
• koszty związane z zakupem towaru/ów i/lub materiałów.

Kolejnym krokiem jest znalezienie źródła finansowania i zapoznanie się z warunkami pozyskania środków tak, aby oszacować i właściwie zaplanować regulację zobowiązań oraz zachować bieżącą płynności finansową już w trakcie funkcjonowania firmy.

Co do zasady źródła finansowania mogą stanowić środki własne albo pochodzić z zewnątrz (środki obce).

Do tej pierwszej kategorii zalicza się przede wszystkim:

• oszczędności,
• sprzedaż składników majątkowych,
• zysk wypracowany z innej działalności gospodarczej.

Natomiast środki pozyskane z zewnątrz to:

• dotacje i dofinansowanie pochodzące ze środków publicznych, w tym przede wszystkim środki z funduszy unijnych.
• kredyty bankowe i pożyczki prywatne,
• leasing.

2. Jednym z dobrych sposobów na znalezienie i pozyskanie środków finansowych do uruchomienia własnej firmy jest dofinansowanie unijne, będące finansowaniem bezzwrotnym, dostępnym i realizowanym na podstawie i w ramach tzw. programów operacyjnych. Programy operacyjne w rozumieniu regulacji UE to jedne z najważniejszych dokumentów będą zbiorem poszczególnych priorytetów operacyjnych, według których realizowane jest dysponowanie środkami pieniężnymi stanowiącymi pomoc unijną.

Warto pamiętać, że programy operacyjne przyjmują formy:

• krajowych programów operacyjnych,
• regionalnych programów operacyjnych albo
• sektorowych programów operacyjnych.

Wszystkie programy rozpisywane są na osie priorytetowe (priorytety), które realizują konkretne cele rozwojowe sprecyzowane branżowo lub geograficznie i tematycznie.

Dla przyszłego przedsiębiorcy, który chce zostać beneficjentem pomocy unijnej i skorzystać z dofinansowania z tego źródła, programy operacyjne są dokumentami, w których można znaleźć odpowiedź na pytanie czy można ubiegać się w ramach danego programu operacyjnego o pozyskanie środków na rozpoczęcie i/lub prowadzenie działalności gospodarczej, na konkretny cel. Realizacja udostępniania środków finansowych z programów unijnych przebiega na podstawie konkursów lub ogłoszeń naborów na poszczególne przedsięwzięcia działań.

3. Przed podjęciem decyzji co do pozyskania dofinansowania unijnego na rozpoczęcie działalności gospodarczej, trzeba pamiętać, że każdy projekt, który jest współfinansowany ze środków unijnych nie jest finansowany przez Unię Europejską w całości. Każdy ubiegający się o przyznanie dofinansowania UE powinien mieć wkład własny.

Co do zasady, poziom wkładu własnego zależy głównie od rodzaju projektu. Te, które mają w swoim założeniu generowanie zysku, z reguły dostają większe dofinansowanie i potrzebują mniejszego wkładu własnego. Ważne jest to, że wkładu własnego nie muszą stanowić środki finansowe zgromadzone na swoim koncie. Możliwe jest bowiem skorzystanie z kredytu lub pożyczki.

4. Pozyskanie środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej w ramach dofinansowania unijnego wiąże się z przejściem przez określoną procedurę. Aby zrobić to sprawnie i skutecznie, ważne jest, jeszcze przed przystąpieniem do formalnej aplikacji, dokonanie właściwego rozpoznania w obszarze pomocowym.

4.1. W tym celu, w pierwszej kolejności, należy zidentyfikować jakie projekty są aktualnie realizowane w regionie lub województwie, w którym będzie prowadzona planowana działalność gospodarcza i rozruch firmy. Pozwoli to określić, czy projekt mieści się w zakresie przedmiotowym i podmiotowym Programów Regionalnych PARP lub NCBR.

Źródłem pozyskania wiedzy w powyższym zakresie jest wykaz dostępnych projektów publikowany m.in. na stronie internetowej Funduszy Europejskich, gdzie przy każdym z nich określone zostało, dla kogo dany projekt został skierowany oraz jakie kryteria należy spełniać, aby możliwe było wzięcie w nim udziału. Informacji można również poszukiwać w Wojewódzkim Urzędzie Pracy, Urzędzie Marszałkowskim, regionalnej jednostce wdrażającej programy albo Punkcie Informacyjnym Funduszy Europejskich.

Ważne jest też, że projekty unijne często realizowane są przez prywatne podmioty, które wygrały konkurs prowadzony dla tzw. wdrażających na ich realizację. Konkursy takie ogłaszane są także przez Wojewódzkie Urzędy Pracy, a jednostka wygrywająca konkurs podpisuje umowę z Urzędem i ogłasza nabór na dany projekt.

4.3. Po znalezieniu odpowiedniego projektu i podjęciu decyzji o pozyskaniu środków z tego tytułu, a jeszcze przed przystąpieniem do właściwej aplikacji, warto rozważyć możliwość skontaktowania się z realizatorem projektu. Taki kontakt podawany jest przy danym ogłoszeniu projektu i umożliwia on zadawanie pytań i uzyskiwanie wyjaśnień zarówno w kwestiach merytorycznych, jak i formalnoprawnych, co może być istotne już na etapie złożenia aplikacji z punktu widzenia kompletności i poprawności składanych dokumentów wnioskowych (patrz dalej). Można również skorzystać z prowadzonych spotkań otwartych, które zazwyczaj prowadzone są dla osób zainteresowanych wzięcia udziału w projekcie i otrzymaniem dotacji na rozpoczęcie działalności. Zgromadzone w ten sposób informacje pozwolą na podjęcie decyzji o udziale w danym projekcie.

4.4. Kolejnym krokiem jest zapoznanie się z regulaminem projektu i złożenie wniosku w postaci formularza zgłoszeniowego. Dokumenty te są dostępne na stronie internetowej organizatora projektu lub bezpośrednio u niego.

Podstawowe dane, które z reguły są wymagane do wypełnienia formularza zgłoszeniowego, to:

• dane osobowe i dane kontaktowe,
• sytuacja społeczno-demograficzna (status na rynku pracy, wykonywany zawód, wykształcenie, sytuacja gospodarstwa domowego, niepełnosprawność),
• oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem projektu,
• inne oświadczenia dotyczące spełniania kryteriów programu,
• uzasadnienie pomysłu na działalność.

Ilość dokumentów oraz treść formularza zgłoszeniowego wymaganego do przystąpienia do danego projektu może być różna dla różnych projektów i zależy od jego organizatora.

5. Przed przystąpieniem do wypełnienia wniosku o dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej ze środków Programów Operacyjnych Unii Europejskiej, należy w pierwszej kolejności zapoznać się z instrukcją jego wypełnienia, najczęściej dostępną na stronie internetowej danego programu. Jak już wskazano powyżej, nie ma jednego ogólnego wzoru formularza. Formularze mogą różnić się pewnymi elementami, w zależności od przedmiotu i zakresu danego programu.

Co do zasady, dane, które stanowią elementy wspólne w różnych formularzach, to:

• tytuł projektu,
• dane wnioskodawcy,
• lokalizacja inwestycji,
• szczegółowy opis projektu,
• harmonogram realizacji inwestycji,
• cele danego projektu, które muszą być zgodne z wybranym programem,
• koszty i źródła finansowania,
• korzyści z realizacji projektu,
• trwałość inwestycji,
• analiza finansowa, ekonomiczna i prawna, z której będzie wynikać, że planowana działalność i dochody z tego tytułu będą realne do uzyskania,
• szczegółowy biznesplan.

Z reguły sam wniosek wymaga dołączenia załączników, których ilość i rodzaj zależy od danego programu.

6. Konkursy o dofinansowanie unijne co do zasady są ogłaszane przez cały rok. Nie oznacza to jednak, że wnioski można składać przez cały rok. W większości przypadków określany jest jeden, konkretny termin (np. przedział czasowy). Dlatego ważny jest monitoring ewentualnego ogłoszenia terminu naboru wniosków tak, aby w przepisanym terminie (kryterium formalne) złożyć wniosek wraz z wymaganymi załącznikami do instytucji zajmującej się przyjmowaniem wniosków. wniosek został przyjęty do procedowania. Z reguły wniosek można złożyć w wersji papierowej lub za pomocą systemu teleinformatycznego. W przypadku, gdy wymagane będzie złożenie wniosku w obu tych formach, ważne jest aby były one spójne i zgadzały się ze sobą.

7. Złożony wniosek podlega ocenie właściwego organu tj. Komisji Oceny Wniosków. Procedura rozpatrywania wniosku trwa z reguły od 1 do 3 m-scy. Rozpatrując wniosek, Komisja ocenia wniosek w pierwszej kolejności pod kątem zgodności z wymogami formalnymi (czy we wniosku są wymagane podpisy, czy wniosek jest kompletny i zawiera wszystkie załączniki itp.), a następnie wniosek podlega ocenie merytorycznej wg kryteriów:

• sprawdzenia treści projektu oraz tego, czy i w jakim stopniu projekt realizuje cel programu, z którego przedsiębiorca chce otrzymać dofinansowanie,
• oceny możliwości wykonania projektu,
• zbadania zgodności wniosku z wymogami merytorycznymi.

Wniosek o dofinansowanie z Unii Europejskiej na rozpoczęcie działalności gospodarczej oceniany jest na podstawie karty oceny wniosku, w której przyznawane są punkty podlegające sumowaniu. Suma uzyskanych punktów, jako ostateczny wynik oceny, stanowi podstawę do decyzji o przyznaniu dofinansowania.

Pierwszym etapem rozpoznawania wniosku jest jego ocena, w której brane są pod uwagę:

1. informacje o beneficjencie - w tej części pod uwagę brane są wymagania formalne takie jak: czy formularz został złożony w wymaganym terminie, czy ma wszystkie załączniki i dokumenty, czy wnioskodawca złożył konkretne oświadczenia, a także określone zostaje czy wniosek jest rekomendowany do oceny merytorycznej, poprawy formalnej czy do odrzucenia,
2. ponowna ocena formalna - w przypadku braków formalnych określonych w części I, wniosek zostaje poddany uzupełnieniu, po czym komisja sprawdza czy nadaje się on do kontroli merytorycznej,
3. ocena merytoryczna - w tej części oceniane są konkretne czynniki mające wpływ na atrakcyjność planowanej działalności w danym regionie:

• opis planowanej działalności gospodarczej - sektor/branża w jakim będzie prowadzona dana działalność, mocne strony planowanego przedsięwzięcia, charakterystyka rynku, na którym przedsiębiorstwo ma funkcjonować,
• doświadczenie zawodowe - czy jest związane z profilem podejmowanej działalności, wykształcenie lub dodatkowe kwalifikacje,
• planowane koszty inwestycji - nakłady finansowe, ocena racjonalności i efektywności wydatków w odniesieniu do planowanego profilu działalności gospodarczej,
• konkurencja rynkowa - możliwie szczegółowe dane o głównych konkurentach na rynku, propozycja strategii konkurowania na rynku,
• przygotowanie inwestycji - środki techniczne do rozpoczęcia prowadzenia działalności lub inne zasoby, zaplanowane inwestycje zrealizowane po założeniu działalności gospodarczej.

8. Pozytywnie rozpoznany wniosek o przyznanie dotacji z UE stanowi podstawę do podpisania z przedsiębiorca umowy o dofinansowanie rozpoczęcia działalności, określającej szczegółowe zasady na jakich zostały przyznane środki finansowe, obowiązki z tym związane oraz zasady rozliczenia.

Zabezpieczenie może być dokonane na wartość nie mniejszą niż 140% kwoty udzielonego dofinansowania i może mieć formę:

• weksla z poręczeniem,
• poręczenia zwykłego,
• zastawu na prawach lub rzeczach,
• ograniczonego prawa rzeczowego na nieruchomości,
• gwarancji bankowej,
• blokady rachunku.

Zabezpieczenie może być dokonane w jednej lub kilku dopuszczalnych formach jw.

9. Do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy związanych z otrzymaniem dofinansowania UE będą należały:

• założenie i rejestracja własnej działalności gospodarczej,
• stosowania się do warunków umowy, których niedotrzymanie może skutkować koniecznością zwrotu dotacji wraz z odsetkami,
• przeznaczenie środków, które są przyznane zgodnie z celami i założeniem wskazanym we wniosku, zapisami umowy oraz wytycznymi programu,
• rozliczenie projektu (z reguły w terminie do 30 dni od dnia zakończenia wykorzystywania przyznanych środków) polegające na przedstawieniu dokumentów, którymi są wniosek o płatność wraz z załącznikami (rozliczenie wg wzoru i najczęściej faktury z potwierdzeniem zapłaty). We wniosku o płatność należy określić okres, za który następuje rozliczenie oraz informacje o strukturze wydatków, kosztach rozliczanych, źródłach finansowania.
• złożenie wniosku o płatność końcową, po zakończeniu projektu, w terminie określonym w umowie, co stanowi podstawę dla całkowitego rozliczenia projektu i może wiązać się z kontrolą ze strony Instytucji, z którą podpisana została umowa o dofinansowanie. Celem kontroli jest weryfikacja poprawności wykonania projektu i prawidłowości wydatkowania środków unijnych.
• zapewnienie i zrealizowanie wkładu własnego,
• właściwe prowadzenie ksiąg i kwalifikowanie kosztów zarówno projektu, jak i ogólnych, zarządu.