Porady

Zatrudnianie pracowników do pracy zdalnej: jak zatrudniać pracownika do pracy zdalnej, plusy i minusy- jakie obowiązki ciążą na pracodawcy i prawa pracownika

Z uwagi na aktualne warunki rynkowe, potrzeby pracodawcy czy też charakter pracy, praca wykonywana przez pracownika nie musi być wykonywana w siedzibie pracodawcy, ani w prowadzonym przez niego zakładzie, oddziale. Pracodawca zawierając umowę z pracownikiem może uzgodnić z nim inne miejsce lub forma wykonywania pracy. Coraz częściej pracodawcy umawiają się z pracownikami na pracę tzw. zdalną.

Obok pracy tzw. chałupnictwa (rękodzieło), telepracy (marketing, usługi elektroniczne) także aktualnie coraz więcej zadać można wykonywać przez świadczenie pracy na odległość tzw. Online.

 

1. Forma umowy

Pracodawca zatrudniający pracownika, powinien dopasować umowę jaką planuje z nim zawrzeć do rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy.

Pracodawcy zatrudniający pracowników do pracy zdalnej często decydują się na zawarcie umowy zlecenia, dzieła bądź licencji z uwagi na brak możliwości kontrolowania pracownika w trakcie wykonywanej przez niego pracy.

Przesłanką zawarcia umowy o pracę zgodnie z Kodeksem Pracy jest wykonywanie jej

  • na rzecz pracodawcy;
  • pod jego kierownictwem 
  • w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie

co w pierwszej chwili wydaje się sprzeczne z wykonywaniem pracy „zdalnej”, która nie jest wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Ustawodawca wyszedł jednak naprzeciw potrzebom dzisiejszych pracodawców i pracowników wprowadzając do kodeksu pracy regulację szeroko rozumianej telepracy.

Telepraca szczegółowo została opisana w art. 675 Kodeksu Pracy.

Art. 675 stanowi że:

  1. „Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).
  2. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W związku z powyższym należy wskazać iż pracodawca może zatrudniać pracowników do pracy zdalnej na podstawie każdej wybranej przez nich umowy.

Nie ma bowiem przeszkód by pracownik zatrudniony był na umowie o pracę, ale obowiązki służbowe wykonywał z domu lub z innego miejsca, jeżeli efekty jego pracy są przekazywane pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, np. Internet lub mailem, a praca wykonywana jest regularnie. Pracownik zatrudniony na podstawie „telepracy” posiada swobodę w zarządzaniu czasem pracy i decyduje o dniach i porach wykonywania zadań, pomimo wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z Kodeksem Pracy w przypadku telepracy powinna być ona świadczona regularnie, nie ma jednakże znaczenia jak często jest świadczona, nie ma także zastrzeżeń by praca była wykonywana np. co drugi/trzeci dzień bądź w porze uznawanej za nocną.

Strony mają prawo ustalić, że praca będzie wykonywana zdalnie:

  • w trakcie zawieraniu umowy o pracę;
  • w trakcie trwającego już zatrudnienia (aneks do umowy).

Jeżeli pracownik jest już zatrudniony w przedsiębiorstwie zmiana warunków wykonywania przez niego pracy może nastąpić poprzez:

  • porozumienie stron, 
  • z inicjatywy pracownika;
  • z inicjatywy pracodawcy;
  • w drodze aneksu lub wypowiedzenia zmieniającego.

Ważne:

Pamiętaj jednak, że jeżeli to Ty zaproponujesz pracownikowi który jest już zatrudniony w przedsiębiorstwie zmianę sposobu wykonywania pracy na telepracę, a pracownik odmówi, odmowa ta nie może być podstawa dla rozwiązania stosunku pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinien on szczegółowo określić w układzie zbiorowym, regulaminie wewnętrznym, regulaminie pracy bądź porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą oraz zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
W odrębnej umowie pracodawca i pracownik mają prawo do określenia:

  • zakresu ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, 
  • zasad porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na „stanowisku pracy”;- dyspozycyjność pod adresem poczty elektronicznej lub spersonifikowaną domeną w sieci przedsiębiorcy,
  • sposóbu i formy kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Praca zdalna może być wykonywana zgodnie z postanowieniami umowy albo regularnie albo sukcesywnie (periodycznie) lub doraźnie.

Praca wykonywana doraźnie występuje, gdy pracownik w wyjątkowej sytuacji (np. gorsze samopoczucie, problematyczny dojazd) zwraca się do pracodawcy o możliwość dokończenia powierzonej mu pracy poza lokalem przedsiębiorstwa bądź pracodawca z własnej inicjatywy wykaże taką potrzebę.

Patrz szerzej wzory umów możliwych do zawarcia:
https://mikroporady.pl/zatrudnianie/item/1479-umowa-o-prace-swiadczona-poza-lokalem-przedsiebiorstwa.html
https://mikroporady.pl/wzory-dokumentow/zatrudnianie/item/25-umowa-zlecenia.html - wariant III dotyczy umowy zlecenia pracy wykonywanej poza siedzibą przedsiębiorstwa.
https://mikroporady.pl/wzory-dokumentow/zatrudnianie/item/17-umowa-o-dzielo.html

 

2. Obowiązki pracodawcy:

Pracodawca, który zatrudnia pracownika w formie pracy zdalnej, poza obowiązkami które posiada jako pracodawca, posiada także dodatkowe obowiązki z tytułu zatrudniania pracownika w formie telepracy.
Pracodawca zatrudniając pracownika zdalnie ma obowiązek:

  • dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, 
  • ubezpieczenia sprzętu przekazanego teleprcownikowi;
  • pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu z którego korzysta pracownik;
  • zapewnienia telepracownikowi niezbędnej pomocy technicznej oraz właściwego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Pracodawca i pracownik mogą jednak umówić się inaczej w powyższym zakresie.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że powierzony przez pracodawcę sprzęt nie jest własnością pracownika, stanowi tylko i wyłącznie przedmiot powierzony do używania i eksploatacji w związku z wykonywaną przez pracownika pracą. W przypadku uszkodzenia lub utraty sprzętu pracodawca ma prawo do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności, za uszkodzenie sprzętu przysługuje pracodawcy odszkodowanie od pracownika, jak i od ubezpieczyciela. Natomiast, jeżeli używany sprzęt należy do pracownika, to według § 2 pkt 1 strony mogą określić zakres tego ubezpieczenia.

W przypadku gdy praca wykonywana jest w domu pracownika, pracodawca powinien realizować wobec niego, obowiązki dotyczące służby bezpieczeństwa i higieny pracy.

 

3. Prawa pracodawcy

Pomimo iż praca wykonywana przez pracownika jest wykonywana poza siedzibą/lokalem przedsiębiorstwa, Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu jej wykonywania.

W ramach kontrolowania pracy może on:

  • przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy;
  • przeprowadzić kontrolę w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, 
  • przeprowadzić kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

kontrole mogą być przeprowadzone po otrzymaniu co do czasu/terminu zgody telepracownika (zgoda może być wyrażona na piśmie, wyrażona poprzez środki komunikacji elektronicznej, wyrażona przez wybrane przez strony środki indywidualnego porozumiewania się na odległość).

Pracodawca przeprowadzając kontrolę powinien dostosować sposób jej wykonania zarówno do miejsca w którym praca jest wykonywana jak i do charakteru wykonywanej przez pracodawcę pracy.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pracodawca zawierając umowę powinien szczegółowo określić zasady dotyczące częstotliwości w jakiej pracownik sprawdza służbową skrzynkę e-mail, czy odbiera telefony. W wielu wypadkach niemożliwe jest kontrolowanie bieżących wyników pracy zdalnej, dlatego w takim wypadku warto wyznaczać jasne i łatwe do zmierzenia cele.

Ważne:

Pamiętaj, że pierwsza kontrola powinna zostać przeprowadzona przed przystąpieniem pracownika do pracy. 

4. Prawa pracownika

Pracownik, zatrudniony na podstawie telepracy nie powinien być traktowany inaczej niż pracownicy, którzy wykonują pracę w lokalu przedsiębiorcy. W szczególności odmienny nie powinien być zakres nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunki zatrudnienia, warunki i zasady awansowania, możliwość dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Ważne:

Pamiętaj, że pracownik wykonujący pracę zdalnie nie może być w żaden sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy zdalnej, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Rekomendujemy przy podpisywaniu umowy zawrzeć także regulamin dotyczący pracy zdalnej.

Możesz przygotować swój własny wzór bądź skorzystać z przygotowanego przez Nas Regulaminu.

https://mikroporady.pl/zatrudnianie/item/1364-regulamin-pracy-%C5%9Bwiadczonej-poza-lokalem-przedsi%C4%99biorstwa-online.html

 

5. Plusy telepracy/pracy zdalnej

Jako pierwszy nadrzędny plus należy wskazać redukcje kosztów jakie pracodawca ponosi w związku z utrzymaniem stanowiska pracy (lokal, sprzęt biurowy).

Największym plusem dla pracownika jest redukcja czasu poświęcanego poza domem, który nie jest zaliczany stricte do czasu pracy (czas na dojazdy i transport). Praca zdalna często jest wybierana przez młodych rodziców chcących łączyć prace z wychowaniem dziecka. Pracownik zarządza też swoim czasem samodzielnie może więc wykonywać prace także np. w godzinach wieczornych jeżeli uznaje iż jego efektywność wzrasta w tym czasie.

 

6. Minusy telepracy/pracy zdalnej

W przypadku wykonywania pracy poza lokalem przedsiębiorstwa pracodawca powinien partycypować w kosztach jakie w związku z wykonywaniem pracy ponosi pracownik (np. opłaty za prąd, opłaty za internet). Z uwagi iż ciężko jest właściwie rozłożyć takie koszta, należałoby wcześniej ustalić te kwestie w porozumieniu zawieranym w trakcie umowy określającej pracę jako telepracę.

Wyjątkowo problematycznym zagadnieniem jest wystąpienie wypadku przy pracy.

Ciężko może być udowodnić zarówno iż wypadek nastąpił w trakcie wykonywania pracy jak i wskazać właściwe argumenty na poparcie odwrotnej tezy.

Utrudnione jest także w takim przypadku określenie okoliczności wypadku przez zespół powypadkowy. Można argumentować, że zatrudniony musi uprzednio wyrazić zgodę na tego typu wizytę w jego domu.


Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U 2018.917)

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny

Zobacz powiązany tekst