Zakupy majątku trwałego

Niniejsza porada dotyczy zakupu majątku trwałego. Możecie dowiedzieć się Państwo o składnikach majątku oraz ich klasyfikacji, o zarządzaniu procesami zakupu ,źródłach finansowania oraz pozyskiwania składników majątku trwałego oraz uzyskać odpowiedź na pytanie jak najtrafniej dokonać wyboru sposobu finansowania.

Majątek trwaływ przedsiębiorstwie to składniki funkcjonujące w tej samej postaci przez długi czas, obsługujące wiele cykli gospodarczych, które zużywają się stopniowo. Do tej grupy należą te składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania wynosi ponad rok.

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi zasoby przedsiębiorstwa spełniające równocześnie trzy następujące warunki: przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, są kompletne i zdatne do użytku oraz przeznaczone są na potrzeby jednostki. Zaliczamy do nich m.in. nieruchomości, maszyny, środki transportu, urządzenia oraz inwentarz żywy.

Stwierdzenie „kompletnie i zdatne do użytku” oznacza, iż nie uznaje się za środki trwałe poszczególnych, oddzielnie zakupionych obiektów lecz dopiero ich zespół przyjęty do użytkowania jako kompletny obiekt. Nie uznaje się również za środki trwałe składników, które przed przyjęciem do użytkowania należy poddać naprawie, gdyż te z kolei nie spełniają warunku „zdatne do użytku”.

 

Składniki majątku i ich klasyfikacja

Mówiąc o majątku trwałym przedsiębiorcy, a więc aktywach trwałych przedsiębiorstwa, trzeba dla usystematyzowania tematu dokonać kilku doprecyzowań. Po pierwsze pojęcie majątku trwałego wynika z dychotomicznego podziału ogółu aktywów przedsiębiorstwa na składniki majątku trwałego i majątku obrotowego. Po drugie takie składniki majątku dzieli się na te które mają charakter rzeczowy i te które są wartościami niematerialnymi i prawnymi lub finansowymi składnikami, co w bilansach jest nazywane aktywami finansowymi przedsiębiorstwa. Wreszcie te trwałe rzeczowe składniki majątku dzieli się na:

Środki trwałe - to rzeczowe aktyw trwałe, kompletne i zdatne do użytku o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok przeznaczone na potrzeby przedsiębiorstwa

Są to np. nieruchomości, a więc grunty, budynki, lokale, obiekty inżynierii lądowej i wodnej, maszyny i urządzenia, środki transportu, inne przedmioty, w tym ulepszenia w obcych środkach trwałych i także inwentarz żywy.

Środki trwałe w budowie - to zaliczone do aktywów trwałych:

- przyszłe środki trwałe w okresie ich budowy oraz montażu,
- ulepszenia już istniejących środków trwałych ( w trakcie modernizacji czy budowy).

Natomiast w majątku trwałym nierzeczowe składniki stanowiące wartości niematerialne i prawne to m.in. majątkowe prawa autorskie, własność przemysłowa , prawa ochronne do znaków towarowych, wzorów przemysłowych oraz licencje uprawniające do korzystania z wymienionej własności intelektualnej. Są to przykładowo licencje na oprogramowania, licencje do korzystania z logo- znaku towarowego w ramach umów franchisingu, licencje patentowe czy też na korzystanie z wzorów użytkowych.

Dla praktyki wystarczające jest rozróżnianie takich rzeczowych składników, których okres używania lub zużycia będzie wynosił więcej niż rok czasu i będą to jak wyposażenie, maszyny i urządzenia, instalacje i sieci stanowiące odrębny przedmiot własności jak np. wentylacyjne, grzewcze, gazowe, elektryczne czy wreszcie środki transportu, lokale stanowiące odrębny przedmiot własności i nieruchomości , w tym użytkowanie wieczyste gruntów.

 

Zarządzanie procesami zakupu

Z natury rzeczy większość tych składników ma wyższą wartość przy czym istotne jest czy koszt wytworzenia lub nabycia, a więc cena, wynagrodzenie płacone za nabycie są wyższe niż 3,5 tys. zł.

Bowiem w istocie tylko powyżej tej wartości składniki majątku trwałego muszą być jako także wykazywane i umarzane oraz amortyzowane, w okresie dłuższym niż rok, poza nielicznymi wyjątkami.

Ta bariera czy też kryterium zaliczania do środków trwałych ma te znaczenie, że nie można od razu kosztu wytworzenia bądź ceny nabycia zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów , lecz finansować trzeba z zysku wliczając do kosztów uzyskania przychodu, w proporcjonalnej do czasu używania/zużycia części (odpisy amortyzacyjne).

Właśnie ten fakt jest tak ważny dla przedsiębiorcy, gdyż musi on angażować na początku środki finansowe po opodatkowaniu , a dopiero z czasem w trakcie amortyzacji w okresie przeważnie 3-5 lat włączać do kosztów „odzyskując” w ten sposób zapłacony od zysku podatek.

Dla rozważenia tych okoliczności przedsiębiorcy czasami powołują odpowiednie służby, odpowiedzialnych pracowników do oceny celowości nabycia określonego składnika majątku trwałego, sposobu tego nabycia, źródeł finansowania , jak i obciążeń majątkowych dodatkowych, w przypadku sukcesywnej spłaty lub zryczałtowanych opłat za korzystanie. W większych spółkach, u średnich lub dużych przedsiębiorców przyjmuje to postać komitetów inwestycyjnych i wprowadzania jako regulacji wewnętrznych „procedur” przedkładania i rozpatrywania przez te komitety „wniosków inwestycyjnych” , a więc propozycji zakupu składników majątku trwałego składanych poprzez poszczególne komórki organizacyjne czy tez kierowników jednostek takich jak np. poszczególne zakłady, sklepy, wydziały, oddziały, warsztaty itp.

U mikro i małych przedsiębiorców nie ma oczywiście potrzeby tworzenia tego typu organów jak komitety czy komisje lub zespoły dla oceny i akceptacji poważniejszych zakupów inwestycyjnych , a rozstrzygają sami właściciele-przedsiębiorcy czy też wspólnicy samodzielnie. Jednakże, aby właściciel przedsiębiorstwa mógł podjąć racjonalną decyzję powinien mieć postawy do oceny proponowanego zakupu. Dlatego też może być racjonalnym wprowadzenie zasad nabywania składników majątku trwałego przedsiębiorstwa lub mini instrukcji w tym zakresie, tak aby ułatwić decyzje przedsiębiorcy lub wspólnikom i je zoptymalizować.

 

Racjonalność zakupu składnika majątku trwałego - przesłanki wyboru

Dokonując oceny racjonalności zakupu składnika majątku trwałego powinno się brać pod uwagę :

• okres przewidywanego korzystania i intensywność wykorzystania tj. porównanie okresu naturalnego zużycia z okresem formalnej amortyzacji (planowanej i możliwej wg przepisów podatkowych),
• dostępność własnych środków na sfinansowanie zakupu tj. wypracowanego a nie rozdzielonego i nieskonsumowanego zysku zakumulowanego w przedsiębiorstwie lub przewidywanego wypracowania do końca roku, który będzie do dyspozycji przedsiębiorcy lub wspólników,
• możliwość podniesienia kapitału zakładowego, wniesienia dopłat przez wspólników lub sfinansowania zakupu ze środków własnych przedsiębiorcy,
• rozpoznanie i porównanie warunków kredytowania lub pożyczkowych dla danego składnika majątku trwałego przy uwzględnieniu okoliczności możliwości zabezpieczenia przez zastaw lub przewłaszczenie, na tym nabywanym składniku majątku. Należy się w tym miejscu zastanowić czy to jedyna możliwość;
• rozpoznanie możliwości finansowania w formie leasingu operacyjnego lub finansowego z porównaniem warunków dla obu form,
• rozpoznanie warunków uzyskania danego składnika majątku trwałego w drodze (na podstawie) umów dzierżawy, albo najmu, licencji wyłącznej lub niewyłącznej,
• rozpoznanie możliwości i warunków nabycia na współwłasność do wspólnego korzystania przez kilku przedsiębiorców lub z innym podmiotem nie będącym przedsiębiorcą lub na warunkach współdzierżawy, bądź z możliwościami podnajmu albo poddzierżawy, dla obniżenia kosztów własnych nabycia i korzystania z danego składnika majątku,
• warunki i koszty ewentualnego ubezpieczenia zarówno samej transakacji nabycia, dostawy jak i z punktu widzenia ew. wad i ryzyka nieprzydatności do korzystania nabywanego, leasingowanego czy też dzierżawionego składnika majątku.

Większość z wyżej wymienionych czynności rozpoznania, zebrania informacji, porównań, zbierania ofert i ocen, mogą dokonać wyznaczeni pracownicy bądź te osoby, które mają uprawnienie do składania wniosków w zakresie zakupów składników majątku trwałego. Oczywiście nie musza to być pracownicy specjalnie do tego zatrudniani, ale kadra kierownicza i pracownicy, którym w ramach ich zadań można przypisać obowiązki dokonywania takich czynności w związku z ich stanowiskami pracy i zakresami czynności. Mogą to być np. główny księgowy, kierownik czy też specjalista od spraw zaopatrzenia, czy kalkulowania cen i kontrolingu lub też osoba, której przypisano zadania inwestycyjne. Jednak warto już wcześniej pomyśleć komu przypisać czynności rozpoznania i zbierania informacji, dokonywania porównań ofert i ich oceny, w zakresie racjonalności zakupu danego składnika majątku trwałego, tak aby można było później wymagać dokonania odpowiednich rozpoznania, zebrania informacji, ofert , dokonania ocen i przedłożenia wniosków, tak aby ułatwić podjecie decyzji przedsiębiorcy czy tez wspólnikom.

Jeżeli w przedsiębiorstwie zakupy składników majątku trwałego, a wiec o wartości wyższej niż 3,5 tys. zł zdarzają się więcej niż np. raz w miesiącu i obejmują różne składniki o wyższych wartościach, to warto jednak pomyśleć o instrukcji i procedurze, w tym zakresie, tak aby wniosek o zakup przechodził odpowiednią drogę i był opiniowany m.in. w zakresie okresu przewidywanego korzystania oraz intensywności wykorzystania wraz z zebraniem ewentualnych ofert i z dokonaniem oceny źródeł pozyskania i form finansowania mając na uwadze najlepsze efekty podatkowe, najniższy koszt uzyskania i ograniczenie ryzyk związanych z jakością lub możliwością utraty danego składnika majątku trwałego.

 

Źródła finansowania oraz pozyskiwania składników majątku trwałego

Mając na uwadze to, że przedsiębiorcy przeważnie nie dysponują zbytnim nadmiarem wolnych środków finansowych, które mogą przeznaczać na inwestycje, ważne jest korzystanie z także innych rozlicznych źródeł finansowania, pozyskiwania składników majątku trwałego dla przedsiębiorstwa.

Pierwszym z nich jak już to wyżej wskazano jest zysk przedsiębiorstwa tak zwany netto, a więc po opodatkowaniu, pozostający w dyspozycji właściciela bądź spółki, a więc jej wspólników, komplementariuszy, komandytariuszy akcjonariuszy, którzy w ramach kompetencji dysponowania zyskiem jako zgromadzenie wspólników np. mogą zadysponować zyskiem bądź to na kapitały i fundusze własne, w tym fundusz celowy-inwestycyjny , jak też wprost na zakup konkretnego składnika bądź sprecyzowanych co do rodzaju składników majątku np. maszyn, technologii, nieruchomości itp.

Innymi źródłami finansowania majątku trwałego są: leasing, pożyczki, dopłaty do kapitału, kredyty, jak też pozyskiwanie takich skalników na zasadzie licencji bądź dzierżawy.

Oczywiście kluczową sprawą pozostają terminy spłaty, warunki finansowania, odsetki i wreszcie fakt czy nabywam dany składnik docelowo do przedsiębiorstwa na własność , czy też tylko do korzystania i/lub czerpania pożytków.

Dlatego przedsiębiorca lub wspólnicy komandytariusze i komplementariusze, czy też udziałowcy lub akcjonariusze musze podejmować decyzje uwzględniające zarówno rzeczywistą potrzebę nabycia takiego, a nie innego składnika majątku trwałego jak i swoje możliwości finansowe uwzględniając dodatkowe koszty finansowania.

 

Kredyt bankowy a leasing operacyjny i finansowy – co porównać

Przedsiębiorca powinien przeanalizować formy finansowania nabycia środków trwałych, czyli tradycyjny kredyt bankowy i leasing operacyjny lub finansowy. Jeśli wybierze kredyt bankowy na zakup wówczas nabywa dany składnik na własność. Ten kredyt udzielany jest tylko i wyłącznie przez bank i tylko na określone cele takie jak: modernizacja obiektów, zakup samochodu lub nabycie nowych technologii. Należy udokumentować sytuację finansową firmy aby stwierdzić opłacalność przedsięwzięcia. W zależności od wysokości kapitału wymagane są zabezpieczenia np. w postaci hipoteki na nieruchomości. Kredytu takiego udziela się na określony z góry czas. Dzięki kupnie na kredyt przedsiębiorca staje się od razu właścicielem, a więc może tym składnikiem dowolnie dysponować.

W przypadku leasingu operacyjnego korzystamy z danego przedmiotu za opłatą , a udostępniany jest przez firmy leasingowe. w ramach umowy leasingu jedna ze stron przekazuje drugiej stronie (korzystającemu) prawo do korzystania z określonego dobra, rzeczy (np. samochód). W zamian za korzystanie z przedmiotu leasingu zobowiązujemy się płacić określone w góry wynagrodzenie. Po okresie leasingu mamy prawo możliwość wykupu danego przedmiotu. Przyjęto, że minimalny okres leasingu to 40% normatywnego okresu amortyzacji. Usługa leasingu jest opodatkowana VAT natomiast umowa kredytu bankowego nie. Wynagrodzenie zarówno w przypadku kredytu jak i umowy leasingu składa się z kapitału jak i oraz części odsetkowej.

Okres amortyzacji w przypadku np; samochodu osobowego to ok. 3-5 lat. W przypadku kredytu bankowego sytuacja jest o tyle bardziej korzystna, iż czas na jaki rozłożymy spłatę kredytu bankowego zależy od naszych możliwości spłaty.

Poza tym z umową leasingu operacyjnego wiąże się opłata wstępna oraz opłaty miesięczne, a nabywając rzecz w leasing przedsiębiorca nie jest właścicielem a jedynie korzysta z przedmiotu podobnie jak dzierżawca. Umowy dzierżawy i warunki płatności są podane jak przy leasingu operacyjnym tylko, że przeważnie nie ma opcji na wykup po jakimś okresie i czas umowy ani raty nie są związane z okresem spłaty wartości dzierżawionego przedmiotu.

Natomiast leasing finansowyjestto taki rodzaj leasingu, gdy jedynie część odsetkowa raty leasingowej, stanowi koszt uzyskania przychodu leasingobiorcy. Przy tej formie finansowania przedmiot leasingu zalicza się do składników majątkowych leasingobiorcy, a zatem to leasingobiorca dokonuje odpisów amortyzacyjnych, które wraz z częścią odsetkową rat leasingowych zalicza do kosztów uzyskania przychodu. VAT płatny jest w całości z góry przy pierwszej racie leasingowej po dokonaniu odbioru przedmiotu. W leasingu finansowym nie ma wykupu. Wraz z zapłatą ostatniej raty leasingowej klient staje się właścicielem przedmiotu nabywanego w ten sposób.

 

Rekomendacje

Dokonując wyboru sposobu finansowania, pozyskania lub nabycia majątku trwałego do przedsiębiorstwa, zawsze musisz rozważyć dany zakup na dwu płaszczyznach. Po pierwsze czy niezbędnym jest, aby nabywany przedmiot był własnością Twoją czy też spółki i będzie mógł być używany dłużej niż okres amortyzacji. Po drugie, czy ważniejsze jest finansowanie nabycia od początku w koszty bez angażowania zysku , czy też środków własnych, bądź też ważniejszy jest niższy finalny koszt pozyskania danego składnika majątku, a dopiero po 3-5 latach odpisanie w koszty uzyskania przychodu poprzez amortyzację. Jeżeli masz problem i nie potrafisz dokonać właściwego porównania zwróć się do odpowiedniego doradcy, który wyliczy koszty różnego typu finansowania.