Porady

Pracownik na stronie www - jak można informować o swoich pracownikach

Bezpłatny Program Do Rozliczenia PIT za 2018

Ważne:

Nie każdą informację dotyczącą zatrudnionych pracowników możesz umieszczać na swojej stronie internetowej.

Pracownik-na-stronie-www

Nieliczne informacje mogą być upubliczniane bez zgody pracownika, a inne bezwzględnie takiej zgody wymagają. Poniższa rekomendacja pomoże Ci rozróżnić informacje dotyczące pracowników, które możesz umieszczać na stronie internetowej bez ich zgody oraz te, które bez takiej zgody ujawniane być nie mogą.

Internet jako źródło informacji ma coraz większy zasięg i coraz większe znaczenie. Zapewnia dostęp do określonej informacji ogromnej liczbie osób i jest formą upublicznienia informacji. Informowanie o pracownikach na stronie internetowej staje się standardem. W każdym przypadku informowanie na stronie internetowej o swoich pracownikach wiąże się nierozłącznie z problematyką ochrony danych osobowych. Zakres i wymogi związane z ujawnianiem informacji o pracownikach na stronie internetowej zależą od pozycji, stanowiska pracownika i rodzaju tych informacji oraz celu, w jakim są ujawnianie.

Informacje dotyczące konkretnego pracownika będą stanowiły zawsze dane osobowe w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tj. Dz. U. z 2016 r. poz. 922) (dalej: „Uodo").

 

Pojęcie danych osobowych

Zgodnie z art. 6 ust. 1 i 2 przywołanej Ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania (tzw. oznaczoną co do tożsamości) jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się np. na numer identyfikacyjny albo np. na fotografię, czyli co najmniej jeden lub kilka specyficznych czynników pozwalających określić jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

LINK Rejestracja zbiorów danych osobowych w GIODO krok po kroku

Pojęcie "dane osobowe" na gruncie prawa polskiego obejmuje wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, jeśli możliwe jest określenie jej tożsamości i zidentyfikowanie. Dane osobowe to zespół wiadomości (komunikatów) o konkretnym człowieku na tyle zintegrowany, że pozwala na jego zindywidualizowanie.

Obejmuje co najmniej informacje niezbędne do identyfikacji (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania), jednakże do tego się nie ogranicza, bowiem mieszczą się w nim również dalsze informacje, wzmacniające stopień identyfikacji. Do informacji takich należą zdjęcia osoby fizycznej, chociażby wykonane w przeszłości, umożliwiające jej identyfikację. W sytuacji gdy zdjęcie takie jest umieszczone wraz z imieniem i nazwiskiem osoby na nim występującej w miejscu dostępnym dla nieograniczonej liczby podmiotów, należy uznać, iż stanowi ono dane osobowe podlegające ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015, poz. 2135). [Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 listopada 2009 r., sygn. akt I OSK 667/09]

Ważne:

Jeżeli zamierzasz umieścić chociażby zdjęcie lub zindywidualizowaną informację o swoich pracownikach na stronie internetowej, powinieneś pamiętać, iż takie informacje zawsze stanowić będą dane osobowe. Wobec tego umieszczenie takich informacji na stronie www powinno być wykonane zgodnie rygorami jakie nakłada Ustawa o ochronie danych osobowych.

Ważne:

Jeżeli pojawia się zagadnienie umieszczenia danych osobowych pracownika na Twojej stronie www, to powinieneś kolejno ustalić:

- na jakim stanowisku i z jakim zakresem czynności jest pracownik zatrudniony?
- czy nie ma szczególnych zastrzeżeń lub okoliczności które wyłączają możliwość powołania się na ogólne ustawowe dopuszczenia? (patrz dalej)
- czy zakres publikacji danych osobowych wchodzi w zakres dozwolonego ujawniania?
- czy ujawnienie danych jest związane z zamieszczeniem wizerunku/fotografii pracownika?
- czy ujawnianie danych ma być powiązane z udostępnieniem kontaktu innego niż w miejscu pracy?
- jakie zgody pracownik udzielił w zakresie udostępniania jego danych osobowych i/lub wizerunku?

Mając powyższe informacje można ocenić, czy dla konkretnej sytuacji umieszczenie nowych danych, zmiany już umieszczonych, konieczna jest dodatkowa zgoda pracownika, czy też przedsiębiorca może takiego umieszczenia dokonać bez uzyskiwania nowej zgody pracownika.

Aby móc przejść powyższą procedurę, zapoznaj się z poniższymi uwarunkowaniami i regulacjami, które pozwolą na zidentyfikowanie okoliczności, o kutych wyżej mowa.

 

Warunki dopuszczalności ujawniania danych osobowych pracownika na stronie internetowej

Zakres dopuszczalności ujawnienia podstawowych danych osobowych określony został w art. 23 Uodo. Co do zasady, informowanie o swoich pracownikach, tj. przetwarzanie danych osobowych pracowników, w tym umieszczanie informacji ich identyfikujących będzie możliwe w dwóch przypadkach.

Po pierwsze, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę (art. 23 ust. 1 pkt 1 Uoso). Jednakże zgoda pracownika nie jest wymagana w przypadku usuwania danych dotyczących pracownika.

Po drugie, jeżeli jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawcę (jako administratora danych) albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Sytuacja ta będzie miała zatem miejsce przy spełnieniu kumulatywnie dwóch warunków, tj. usprawiedliwionych zadań realizowanych przez pracodawcę, przy jednoczesnym braku naruszenia praw i wolności pracownika. Przypadek ten dotyczy również celów związanych z marketingiem bezpośrednim własnych produktów lub usług pracodawcy (art. 23 ust 1 pkt 5).

 

Informacje o pracowniku nie wymagające jego zgody na ujawnienie na stronie www

Bez wątpienia na stronie internetowej pracodawca uprawniony jest w większości przypadków bez zgody pracownika udostępnić takie dane osobowe jak: imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko służbowe, numer telefonu służbowego oraz adres służbowej poczty elektronicznej, tj. e-mail, jeżeli ze stanowiska, powierzonego zakresu czynności wynika konieczność, czy możliwość kontaktu z klientem. Są to bowiem informację umożliwiające nawiązanie kontaktu z osobami uprawnionymi do czynności informacyjnych, odbioru korespondencji lub reprezentującymi przedsiębiorstwo. Tak ograniczone informacje dotyczące pracowników będą miały na celu również prezentację samego przedsiębiorcy i jego przedsiębiorstwa poprzez wskazanie danych kontaktowych i personifikacji firmy.

Umieszczenie takich podstawowych danych możliwe zatem będzie dla potrzeb kontaktu bez zgody pracownika na zasadzie art. 23 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 23 ust. 4 pkt 1 Ustawy o ochronie danych osobowych.

Brak konieczności uzyskania przez pracodawcę zgody pracownika na ujawnienie jego imienia i nazwiska potwierdził w wyroku z dnia 19 listopada 2003 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt I PK 590/02) wykładając, iż

nazwisko i imię jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika. (…) Najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – kontrahentami, klientami (...). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (...). Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, ze zgodnie powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.

Informacje o pracowniku wymagające jego zgody na ujawnienie na stronie www

Natomiast już opatrzenie takiej podstawowej informacji fotografią pracownika (jego wizerunkiem) lub innymi informacjami dotyczącymi konkretnego pracownika, jak np. zdobyte wykształcenie, doświadczenie zawodowe, czy wiek, będzie co do zasady wymagało zgody pracownika. Wymóg uzyskania zgody pracownika będzie jednak uzależniony od okoliczności danej sprawy, czyli charakteru wykonywanej przez pracownika pracy. Jeżeli bowiem z uwagi na zakres obowiązków pracownika i wykonywany przez niego zawód jest konieczna dalsza identyfikacja pracownika, wówczas uzyskanie zgodny nie będzie konieczne, a ujawnienie wizerunku pracownika będzie możliwe na postawie art. 23 ust. 1 pkt 5 Uodo, tj. z uwagi na zadania realizowane przez pracodawcę i stanowisko (funkcję) pracownika.

To samo dotyczy informacji jeszcze bardziej wkraczających w sferę prywatną pracownika, jak np. fotografie z miejsca wykonywania pracy, czy dano o zainteresowaniach, hobby lub zdjęcia z imprez integracyjnych, na których opublikowanie w sieci definitywnie potrzebna jest zgoda pracownika, co najmniej dorozumiana.

 

Forma wyrażenia zgody przez pracownika

Sposób wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych uzależniony jest od rodzaju udostępnianych danych. Jeżeli będą to dane „zwykłe”, to wystarczy że pracownik wyrazi zgodę dorozumianą, tj. co najmniej nie zgłosi sprzeciwu na udostępnianie takich danych. Zaznaczyć przy tym należy, iż zgoda na przetwarzanie danych osobowych zawsze musi być udzielana dobrowolnie. Oznacza to, że pracownik nie poniesie konsekwencji zawodowych w związku z nieudzieleniem zgody na np. na ujawnienie swojego wizerunku na stronie internetowej pracodawcy. Oczywiście z punktu widzenia zabezpieczenia interesów pracodawcy, istotnym jest, aby taka zgoda była wyrażona na piśmie. Wówczas, w przypadku ewentualnych roszczeń zgłaszanych przez pracownika z tytułu nieuprawnionego udostępnienia danych osobowych pracodawca będzie miał zabezpieczenie.

Jednakże należy przy tym pamiętać, iż zgoda na udostępnienie danych osobowych może być zawsze przez pracownika cofnięta w każdym czasie . Innymi słowy raz wyrażona zgoda nie daje pracodawcy gwarancji, iż pracownik takiej zgody nie cofnie.

Ponadto zgoda nie może być nadmiernie lakoniczna, powinna wskazywać, jakie dane osobowe, w jakim zakresie i czasie pracownik zgadza się na upublicznienie.

Istnieją dodatkowo takie rodzaje danych osobowych, których ujawnienie zawsze wymaga bezwzględnie pisemnej zgody pracownika. Są do dane sensytywne (wrażliwe) i obejmują dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub orientacji seksualnej oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

 

Konsekwencje informowania na stronie www o pracowniku bez wymaganej zgody

W przypadku ujawnienia, na stronie internetowej, bez wymaganej zgody pracownika, informacji dotyczących pracownika, pracodawca naraża się na zarzut bezprawnego przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z 49 Uodo kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Innymi słowy czyn taki stanowi przestępstwo, za które grozi nawet kara pozbawienia do dwóch lat.

Jeżeli takie bezprawne ujawnienie dotyczy danych sensytywnych, tj. danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym, wówczas sprawca podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3.

Ważne:

Konieczność wyrażenia zgody przez pracownika na wykorzystanie jego wizerunku przez pracodawcę wynika również z przepisów Kodeksu cywilnego. Kodeks cywilny wyróżnia bowiem wizerunek człowieka, jako dobro osobiste, które podlega ochronie (art. 23 k.c). Na tej podstawie pracownik, którego dobro osobiste (w postaci wizerunku) zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia pracownik może również żądać, aby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków, w szczególności ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w kodeksie pracownik może żądać zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny (art. 24 § 1 kc). Jeżeli zaś wskutek naruszenia dobra osobistego zostanie pracownikowi wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 24 § 2 kc).


Podsumowanie

Reasumując, bez zgody pracownika dopuszczalne jest publikowanie przez pracodawcę informacji ściśle związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych i funkcją. Co do zasady na stronie internetowej można zamieścić imię i nazwisko, funkcję lub stanowisko, zakres zadań, numer telefonu służbowego albo służbowy adres e-mailowy pracownika. Nie ma przeszkód w umieszczeniu na stronach internetowych pracodawcy informacji o pracownikach, jeśli dane te są potrzebne dla realizacji celów, a więc działalności pracodawcy. Publikowanie natomiast na stronie internetowej informacji dotyczącej sfery prywatnej wymaga zawsze wyrażenia przez pracownika zgody na takie udostępnienie. W przypadku danych sensytywnych zgoda musi zostać bezwzględnie wyrażona na piśmie. W interesie przedsiębiorcy jest jednak, aby dysponował każdorazowo zgodą wyrażoną w formie pisemnej, czy to na upublicznianie zwyczajnych danych osobowych, czy też tych sensytywnych, tak aby zabezpieczyć się przez potencjalnym zarzutem bezprawnego przetwarzania danych osobowych pracowników.

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny

Zobacz powiązany tekst