Wielkość tekstu
Kontrast serwisu

Procedura: kiedy i jak można informować o konsumentach i kontrahentach na stronie www

1. Kwestie wstępne.

Przedsiębiorcy często informują na swoich stronach internetowych o swych klientach i kontrahentach. Tego rodzaju informacje mogą zwykle mieć charakter rekomendacji od klientów lub kontrahentów. Należy pamiętać, iż przedsiębiorca zawsze powinien zachować ostrożność przy zamieszczaniu tego rodzaju informacji na stronie www, czyli tym samym ujawniając je praktycznie nieograniczonemu kręgowi odbiorców.

Za klienta uznajemy konsumenta, ale także kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą, czyli osobę nabywającą towary lub usługi od danego przedsiębiorcy; najczęściej klientem będzie osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (czyli konsument – art. 221 Kc). Za kontrahenta uznajemy zaś osobę prawną, jednostkę posiadającą zdolność prawną lub innego przedsiębiorcę z którym danego przedsiębiorcę łączą więzi gospodarcze.

Jeżeli ujawniane informacje dotyczą zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osób fizycznych, to stanowią dane osobowe w rozumieniu art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2016 poz. 922) i to bez względu na to, czy te osoby fizyczne są konsumentami czy kontrahentami danego przedsiębiorcy.

W pierwszej kolejności należy wskazać na kwestie prawne wynikające z powszechnie obowiązującego prawa, a w szczególności z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, które mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez przedsiębiorców. Obowiązki przedsiębiorców związane z rejestracją zbioru danych osobowych opisuje porada jak rejestrować zbiór danych osobowych pod adresem: Rejestracja zbiorów danych osobowych w GIODO krok po kroku

Podstawowym przepisem dotyczącym danych osobowych jest art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym:

  1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
    1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
    2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
    3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
    4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
    5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

2.Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 1, może obejmować również przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. 2. a Podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1, uważa się za jednego administratora danych, jeżeli przetwarzanie danych służy temu samemu interesowi publicznemu.

3.Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe,  przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe.

4.Za prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, uważa się w szczególności:

1.marketing bezpośredni własnych produktów lub usług ;

  1. dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.

Niezależnie od powyższego należy podkreślić, iż zastosowanie będą miały zawsze –wobec wszystkich podmiotów (a więc również i innych niż osoby fizyczne) –przepisy Kodeksu cywilnego o ochronie dóbr osobistych.

 

2. Procedura.

2.1. Kwestie wstępne

Rozważając kwestię informowania na stronie www., w katalogach lub ulotkach, prospektach, przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności wziąć pod uwagę przedmiot działalności czyli dostawy lub charakter świadczonych usług. Jest oczywistym, iż w przypadku niektórych produktów lub usług nie może być jakiegokolwiek informowania o klientach bądź kontrahentach ponieważ zachodzić będzie szczególna ochrona prywatności lub umowna klauzula o poufności.

Jeżeli dany rodzaj działalności pozwala zwyczajowo na informowanie o klientach lub kontrahentach, to przedsiębiorca musi precyzyjnie określić jaki jest cel oraz sposób tego informowania i na tej podstawie wstępnie zadecydować, jakie konkretnie informacje miały by być ujawnione.

Przedsiębiorca powinien ustalić jakie dane miały by być publikowane (najczęściej imię, nazwisko – w przypadku osób fizycznych bądź firma lub nazwa i oznaczenie formy prawnej – w przypadku innych podmiotów), także czy to jest to tzw. „logo” czyli znak słowno graficzny zarejestrowany także jako znak towarowy.

Następnie przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy obowiązujące powszechnie przepisy dopuszczająujawnianie danych informacji o jego klientach. Przede wszystkim należy zwrócićuwagęna przepisy:

  • Kodeksu cywilnego (art. 23 i 24 w zw. z art. 43 Kc) oraz
  • przepisy regulujące prowadzenie danej działalności gospodarczej[1].

Jeżeli ograniczenie lub zakaz nie wynika z przepisów ogólnych to należy sprawdzić umowę, czy dopuszcza określony zakres upublicznienia danych klienta.

 

2.2. Zgoda podmiotów

Niezależnie od tego, czy przepisy prawa dopuszczają informowanie o klientach lub kontrahentach, należy zweryfikować treść umów łączących przedsiębiorcę z jego klientami co do zastrzeżenia w poufności faktu zawarcia umowy lub określonych jej treści i zawarcia zgody na informowanie o kliencie i przedmiocie umowy.

W przypadku gdy w tych umowach jest zastrzeżony obowiązek zachowania kontraktu w poufności, to bez ich uprzedniej zmiany nie będzie możliwe zamieszczanie na stronie informacji o stronach tych umów (klientach lub kontrahentach). Jeżeli już w umowie przewidziano upublicznienie faktu zawarcia kontraktu, to należy domniemywać, że jest zgoda na ujawnienie klienta.

W przypadku braku konkretnej zgody w umowie, należy przyjąć, iż konieczne będzie uprzednie uzyskanie zgody klientów na zamieszczanie informacji o nich na stronie internetowej. Może to być aneks do umowy lub oświadczenie zawarte na piśmie klienta do przedsiębiorcy, a może być to również przedmiot odrębnego uzgodnienia – po wykonaniu usługi lub dostawie towaru. Przedsiębiorca zwracając się o udzielenie zgody musi precyzyjnie poinformować jakie konkretnie dane oraz informacje chciałby zamieścić. Mogą to być następujące informacje;

  • imię, nazwisko lub firma albo nazwa i oznaczenie formy prawnej,
  • przedmiot dostaw lub świadczonych usług,
  • czas dostaw lub okres świadczenia,
  • opinię danego podmiotu o jakości produktów lub usług danego przedsiębiorcy,

Przedsiębiorca ma obowiązek również poinformować o adresie strony www. lub materiałach informacyjnych na których zamierza zamieścić w/w dane oraz okresie ich publikacji. Przedsiębiorca powinien też uzgodnić z klientem bądź kontrahentem zasady aktualizowania danych. Może chodzić tu o takie sytuacje jak zaprzestanie współpracy z danym przedsiębiorcą, zmianę formy prawnej klientów lub kontrahentów jego firmy lub przedmiotu działalności bądź zmianę składu osobowego wspólników lub władz np. zarządu. W szczególności w przypadku odwołania członka zarządu przedsiębiorcy będącego kontrahentem, jej nowe kierownictwo przykładowo może sobie nie życzyć eksponowania w tekście informacji lub dokumentu podpisanego przez poprzedniego członka ich zarządu.

W przypadku zawarcia odrębnej umowy o informacji należy w niej określić:

  • strony,
  • kogo jakiego podmiotu i osób (np. skład zarządu) będzie dotyczyćinformacja,
  • co będzie ta informacja obejmować,
  • na jakiej stronie / stronach będzie zamieszczona (adres), oraz
  • przez jaki okres będzie eksponowana,
  • zasady modyfikowania informacji w szczególności w jakim czasie przedsiębiorca eksponujący informacjępowinien doprowadzićdo zmian na stronie / stronach internetowych.

Sąto podstawowe kwestie jakie powinny zostaćuzgodnione.

2.3. Publikacja i ochrona informacji

Przedsiębiorca zamieszczając informacje na swojej stronie internetowej powinien zadbać o jej aktualizację oraz bezpieczeństwo – celem uniknięcia zniekształcenia lub zmiany danych w wyniku nieuprawnionej ingerencji – w szczególności w sposób prowadzący do naruszenia dóbr osobistych jego, czy podmiotów, których dane zamieścił na swej stronie.

Przedsiębiorca powinien także w odpowiednim czasie reagować na żądanie usunięcia lub modyfikacji danych lub informacji ze strony klienta lub kontrahenta. Powinien też powiadamiać o każdej zmianie jakiej dokonuje w zakresie formy i treści informacji o kliencie.

 

[1] Przykładowo, w przypadku adwokatów obowiązuje tajemnica adwokacka – obejmująca w szczególności informacje komu adwokat udzielił pomocy prawnej.

Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 1, może obejmować również przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. 2. a Podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1, uważa się za jednego administratora danych, jeżeli przetwarzanie danych służy temu samemu interesowi publicznemu.

Może zaoszczędzimy Ci czasu? Może podejmiesz szybciej lepszą decyzję?
przekaż darowiznę Pomóż młodym mikro firmom.

6% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób fizycznych
10% od dochodu - odlicza płatnik podatku od osób prawnych
Dlaczego warto?
Dowód wpłaty jest dokumentem uprawniającym do odliczeń w rocznym zeznaniu podatkowym (podstawa - Ustawa o PIT)

 
Akademia Liderów Fundacja dr Bogusława Federa
Przedsiębiorczość i Innowacje
Rozwijamy Mikro Firmy

Pomóż Nam Działać Szybciej !
Przekaż ico-1procent-min Wpisz KRS 0000318482

Porady i wzory dokumentów przygotowywane na zlecenie Fundacji Akademii Liderów w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego są finansowane z 1 % Podatku otrzymanego od użytkowników serwisu.

Porady i wzory dokumentów opracowywane na zlecenie Fundacji przez zespól prawników Kancelarii Juris są zgodne z obowiązującym prawem i podlegają ochronie prawa autorskiego.
Zarządzający serwisem Mikroporady.pl nie odpowiadają za opinie i poglądy autorów.

 
 

Pomóż Nam Działać Szybciej. Jeśli nie My razem, to kto? Bo kiedy, jeśli nie teraz?

Serwis Mikroporady.pl od ponad 2 lat cotygodniowo wysyła 2 biuletyny aktualizacyjne z nowymi wzorami dokumentów i poradami do 60.000 zarejestrowanych użytkowników

Przekaż ico-1procent Podatku PIT

KRS: 0000318482 - Wpisz w Deklaracji

Dlaczego warto?

przekaż darowiznę

• do 6% dochodu - osoby fizyczne
• do 10% dochodu - osoby prawne

Przekaż darowiznę on-line:

dalej
Wypełnienie pól oznaczonych gwiazdką (*) jest obowiązkowe.
 

Zapisz się na Biuletyn

Co tydzień bezpłatny Biuletyn Aktualizacyjny z nowymi wzorami dokumentów, instrukcjami, poradami, przygotowywanymi przez zespół prawników z aktualnym stanem prawnym.

Fundacja Akademia Liderów i Mikroporady ® udzielają pomocy mikro firmom bezpłatnie i bez ograniczeń.
Nie wyświetlamy żadnych reklam, nie pobieramy opłat od użytkowników, nie udostępniamy pozostawionych danych.