Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Jeśli prowadzimy lub zamierzamy założyć własną działalność gospodarczą, a nie znamy nikogo, kto mógłby zająć się kompleksową obsługą rachunkowo-podatkową w naszym imieniu to w pewnym momencie będziemy musieli poszukać biura rachunkowego. Jak w morzu ofert wyłowić tę najlepszą? Na podstawie jakich kryteriów powinniśmy podjąć ostateczną decyzję?

Podstawowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje

Prowadzenie księgowości to bardzo odpowiedzialne zadanie dlatego też powinniśmy sprawdzić czy biuro posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie, by świadczyć profesjonalne usługi. Choć w świetle przepisów prawnych biuro rachunkowe może prowadzić każdy to jednak certyfikaty, zezwolenia oraz ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej są dokumentami, o których posiadanie powinniśmy zapytać.

Dawniej, by móc otworzyć biuro rachunkowe trzeba było posiadać certyfikat Ministerstwa Finansów, który potwierdzał możliwość usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zwany również Świadectwem Kwalifikacyjnym. Obecnie nie jest ono już wymagane. Pozostaje jednak pytanie czy chcielibyśmy aby osoba, która go nie posiada zajmowała się naszymi finansami.

Miejmy świadomość tego, że taki certyfikat nigdy nie jest wydawany na całe biuro, ale imienne. Kontaktując się z konkretną osobą, która będzie prowadziła naszą rachunkowość zapytajmy o to czy posiada ona certyfikat oraz ewentualnie kiedy został on wystawiony, co również świadczy o doświadczeniu oraz umiejętnościach księgowego.

Warto również zorientować się czy biuro współpracuje z osobami, które posiadają licencje doradców podatkowych, ponieważ ich wiedza jest znacznie szersza od tej, która jest potrzebna do uzyskania certyfikatu.

 

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

Od 2004 roku każde biuro jest zobowiązane do tego, by posiadać polisę od odpowiedzialności cywilnej. Ponadto poszczególni doradcy podatkowi powinni posiadać indywidualne ubezpieczenie. Zanim podejmiemy ostateczną decyzję o wyborze biura sprawdźmy jednak nie tylko to czy posiada ono ubezpieczenie od wydarzeń, które są objęte tradycyjną polisą, ale również inne działania jak rozliczanie ZUS-u, Księgi Przychodów i Rozchodów czy ubezpieczenie utraty dokumentacji. Istotne jest również to w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym została wykupiona taka polisa, a w szczególności jej wysokość, co decyduje o tym czy będzie ona mogła pokryć straty, które ewentualnie poniesiemy.

 

Ochrona danych personalnych

Pierwszego stycznia weszła w życie reforma ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z najnowszymi zapisami część obowiązków, które były realizowane przez GIODO jest przeniesiona na administratorów danych osobowych, a co się z tym wiąże administratorów bezpieczeństwa informacji. Decydując się na usługi konkretnego biura upewnijmy się czy wdrożyło ono już stosowne procedury zapewniając skuteczną ochronę naszych danych personalnych. Wbrew pozorom jest to bardzo istotne, ponieważ brak ochrony danych może nieść ze sobą szereg przykrych konsekwencji.

 

Opłaty

Dla wielu przedsiębiorców cena jest decydującym kryterium wyboru biura rachunkowego. Rozsądny wybór nie polega jednak na tym, by wybrać biuro oferujące najniższe czy najwyższe ceny, ale takie, które oferuje proporcjonalną do ceny jakość usług i przy tym nie odstaje za bardzo od cen rynkowych.

Każde obniżenie ceny wiąże się z oszczędnością na którymś aspekcie działania biura, a w praktyce są to od 70 do nawet 80% koszty pracy ludzkiej. Niższe koszty mogą się wiązać z mniejszym zakresem usług lub przeciążonymi ilością obowiązków księgowymi, które albo nie posiadają odpowiednich kompetencji do wykonywania powierzonych im obowiązków albo realizują pracę z dużym opóźnieniem czasowym.

Zatem nie kierujmy się wyłącznie ceną. Najlepiej wybierzmy się do biura sami, sprawdźmy zakres oferowanych usług, możliwości kontaktu czy sposób w jaki archiwizowane są dokumenty w danym biurze rachunkowym.

 

Zakres świadczonych usług

Na rynku funkcjonuje bardzo wiele biur, które oferują zarówno rachunkowość podatkową, jak i finansowo-zarządczą czy obsługę kadrowo-płacową. Inne specjalizują się w węższym zakresie usług, ale za to praktykują indywidualne podejście do klienta. Warto więc zastanowić się czego my oczekujemy od biura: wyłącznie prowadzenia księgowości czy może zależy nam na tym, by biuro zaoferowało nam szerszy zakres usług. Jeśli prowadzona przez nas działalność wymaga pracy sztabu specjalistów, to zdecydujmy się na usługi dużego biura rachunkowego. Jeśli potrzebujemy głównie usług księgowych, oczekujemy indywidualnego podejścia i nieszablonowych rozwiązań to rozważmy usługi małego biura rachunkowego.

 

Doświadczenie i pozycja na rynku

Opinii na temat konkretnego biura rachunkowego możemy szukać w sieci lub pytać o nią znajomych. Bynajmniej nigdy nie będziemy pewni tego gdzie leży prawda, zwłaszcza, że takie opinie są często sprzeczne. Niektóre biura, nawet te o bardzo dobrej renomie, ze względu na to, że obsługują duże grono klientów mogą nie uwzględniać naszych indywidualnych potrzeb jako klienta, czego możemy oczekiwać.

Najczęściej największym zaufaniem darzymy to biuro, które dobrze prosperuje już od wielu lat. Miejmy jednak świadomość tego, że nie zawsze to jak długo biuro działa na rynku świadczy o doświadczeniu prowadzącego. Często księgowi po latach pracy na etacie zakładają własne firmy. W związku z tym nawet dopiero co powstałe biuro może być prowadzone przez osobę z bogatym doświadczeniem.

 

Przekazywanie i przechowywanie dokumentacji, legalność oprogramowania

Niezwykle istotny jest sposób przekazywania nam dokumentów tj. czy będą nam one doręczane pocztą, wysyłane drogą elektroniczną czy będziemy zobowiązani stawić się po nie osobiście. Tę kwestię warto uzgodnić już na samym początku współpracy, bo jeśli okaże się, że każdy dokument będziemy musieli odbierać osobiście to w pewnym momencie może okazać się to dla nas kłopotliwe.

Kolejna sprawa to sposób archiwizacji naszych dokumentów. Zazwyczaj przechowuje je biuro. Jest to dla klienta wygodne rozwiązanie, ponieważ daje pewność, że dokumenty nie zostaną zniszczone czy zgubione, a w razie kontroli np. ze strony Urzędu Skarbowego księgowa przedstawi je do wglądu na podstawie udzielonego jej przez nas pełnomocnictwa.

Inną kwestią jest to czy biuro dysponuje legalnym oprogramowaniem i konsekwencje, które się z tym wiążą. Wprawdzie nie możemy za bardzo wnikać w legalność oprogramowania komputerowego, z którego korzysta konkretne biuro, ale w razie kontroli i konfiskaty dysku twardego nasze dokumenty, jeśli są przechowywane wyłącznie elektronicznie mogą zostać usunięte.

Ponadto oprogramowanie niskiej jakości lub jeszcze gorzej – nieaktualne zwiększa ryzyko błędów w obliczeniach, a brak aktualizacji i dopasowania do przepisów zwiększa ryzyko nałożenia kar na biuro rachunkowe, co nie rzadko przekłada się również na koszty, którymi obciążony zostaje klient.

 

Wybieraj biuro rachunkowe świadomie

Znaleźć biuro, które będzie w 100% odpowiadało naszym potrzebom jest bardzo ciężko. Różne sytuacje, które pojawiają się w trakcie współpracy sprawiają, że często żałujemy, że nie wszystkie ważne kwestie zdążyliśmy czy pamiętaliśmy wcześniej uzgodnić. Przystępując do poszukiwań i wyboru biura sprecyzujmy jakie są nasze oczekiwania, porównajmy oferty. Dobry wybór biura rachunkowego to gwarancja owocnej współpracy na długie lata.

 

Artykuł powstał przy współpracy z biurem rachunkowym Tax Expert 24, stworzonym z myślą o potrzebach firm z sektora MSP, start-upów, spółek prawa handlowego oraz firm z udziałem kapitału zagranicznego