Wielkość tekstu
Kontrast serwisu
Bezpłatny Program PIT 2017

Porada: zbieranie danych osobowych a zbiory danych osobowych

1. Wstęp.

Zbieranie danych osobowych (zachowywanie, utrwalanie) jest traktowane jako przetwarzanie danych w rozumieniu art. 7 pkt. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2016, poz. 922), dalej u.o.d.o. Przepis ten wymienia bowiem przykładowe czynności, które mogą być potraktowane jako przetwarzanie danych osobowych. Są to m. in. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych, co oznacza, że zatrzymanie danych (np. cv, kwestionariusz osobowy, dane adresowe, mailowe) będzie przetwarzaniem, o ile nie jest dozwolone na mocy ustawy.

Zbiorem danych natomiast, zgodnie z art. 7 pkt. 1 u.o.d.o., jest każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

W niniejszej poradzie przedstawimy pokrótce jakie czynności mające za przedmiot dane osobowe, należy traktować jako przetwarzanie danych, co tym samym zobowiązuje do stosowania regulacji zawartej w omawianej ustawie.

2. Kiedy dochodzi do przetwarzania danych osobowych.

W zasadzie każda czynność mająca za przedmiot dane osobowe, nawet niewymieniona w art.7 ust. 2 u.o.d.o. może być uznana za przetwarzanie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce nawet wewnątrz samego przedsiębiorstwa, np. może polegać na przekazywaniu danych innym pracownikom, nawet w okresie dysponowania dla celu, w którym udostępniono dane (np. cv do czasu rozmowy kwalifikacyjnej).

Ustawa o ochronie danych osobowych ściśle określa przypadki, w których przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne. Są to:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;

4) jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

3. Zbieranie danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych w postaci ich „zbierania” zostało uregulowane szerzej i bardziej szczegółowo w art. 24 i 25 u.o.d.o. Obowiązki administratora danych są zależne od tego, czy dane są pobierane od osoby, której dane dotyczą. W przypadku zbierania danych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować tę osobę m. in. o:

  • adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku;
  • celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych;
  • prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;
  • dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.

Powyższe obowiązki nie dotyczą jedynie sytuacji, gdy przepis innej ustawy zezwala na przetwarzanie danych bez ujawniania faktycznego celu ich zbierania. Istotne jest to, iż w przypadku zbierania danych od swoich pracowników lub kandydatów starających się o zatrudnienie również te informacje przedsiębiorca powinien przekazać.

W przypadku zbierania danych osobowych nie od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany przekazać wszystkie ww. informacje, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, a poza dodatkowo informacje o:

  • źródle danych;
  • uprawnieniu każdej osoby do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zawartych w zbiorach danych oraz prawie do wniesienia pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną sytuację.

Również w tym przypadku obowiązki te nie muszą być zachowane, gdy przepis innej ustawy zezwala na przetwarzanie danych bez ujawniania faktycznego celu ich zbierania. Poza tym nie ma obowiązku przekazywania tych informacji, gdy dane są niezbędne do badań naukowych, dydaktycznych, historycznych, statystycznych lub badania opinii publicznej, gdy ich przetwarzanie nie narusza praw lub wolności osoby, której dane dotyczą, a spełnienie ww. wymagań wymagałoby nadmiernych nakładów lub zagrażałoby realizacji celu badania.

Dla stosowania tych przepisów nie ma znaczenia, w jaki sposób dane są zbierane (czy przy bezpośrednim kontakcie czy np. mailem lub przez telefon), w jaki sposób są utrwalane ani też jaki charakter ma zbiór. Udzielenie przez administratora informacji wskazanych wyżej jest warunkiem legalności zbierania danych.

4. Zgłoszenie zbioru danych osobowych.

Tak jak wskazaliśmy na wstępie, zbiór danych osobowych to zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Każdy zbiór danych podlega obowiązkowemu zgłoszeniu do Generalnego Inspektora. W zgłoszeniu tym należy określić m.in. sposób zbierania i udostępniania danych (art. 41 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o.), a więc przykładowo czy zostały zebrane bezpośrednio od osób, których dotyczą, czy też z innych źródeł, jak również co do formy zbierania - przez bezpośredni kontakt, telefonicznie, drogą mailową.

5. Zbieranie danych osobowych a zbiór danych osobowych.

Wątpliwości budzi to, czy obowiązki informacyjne, które przedstawiliśmy w pkt. 3 wyżej uzależnione są od istnienia zbioru lub - co najmniej - od zamiaru zbudowania zbioru, czy też są to dla stosowania tych przepisów okoliczności nieistotne. Innymi słowy, czy każde zbieranie danych, nawet jeżeli nie będą one służyły dla stworzenie zbiorów danych, wiąże się z obowiązkami informacyjnymi administratora. Należy bowiem wskazać, że zakres stosowania ustawy dotyczy przetwarzania danych osobowych jedynie w zbiorach danych.

Przeważa pogląd, iż w każdym przypadku informacje te należy przekazać, nawet jeżeli zbiór danych nie istnieje, ani prawdopodobnie nie powstanie na podstawie zbieranych danych. Przemawiają za tym również interesy osób, których dotyczą dane. Trudno byłoby bowiem wyjaśnić, dlaczego ochrona tych interesów miałaby być uzależniona od tego, czy zbierającemu dane uda się stworzyć zestaw o odpowiedniej strukturze. Dlatego z ostrożności przesłankę tworzenia zbioru danych należy traktować pomocniczo, a nie jako decydującą

Może zaoszczędzimy Ci czasu? Może podejmiesz szybciej lepszą decyzję?
Pamiętaj o rozliczeniu podatku PIT za 2016

Pobierz Bezpłatny Program PIT 2017 i Wyślij e-Deklarację

Program Rozlicza: PIT 28 PIT 36 PIT 36L PIT 37 PIT 38 PIT 39

 
Akademia Liderów Fundacja dr Bogusława Federa
Przedsiębiorczość i Innowacje
Rozwijamy Mikro Firmy

Pomóż Nam Działać Szybciej !
Przekaż ico-1procent-min Wpisz KRS 0000318482

Porady i wzory dokumentów przygotowywane na zlecenie Fundacji Akademii Liderów w ramach nieodpłatnej działalności pożytku publicznego są finansowane z 1 % Podatku otrzymanego od użytkowników serwisu.

Porady i wzory dokumentów opracowywane na zlecenie Fundacji przez zespól prawników Kancelarii Juris są zgodne z obowiązującym prawem i podlegają ochronie prawa autorskiego.
Zarządzający serwisem Mikroporady.pl nie odpowiadają za opinie i poglądy autorów.

 
 

Pomóż Nam Działać Szybciej. Jeśli nie My razem, to kto? Bo kiedy, jeśli nie teraz?

Mikroporady.pl w miesiącu odwiedza ponad 40000 unikalnych użytkowników

Przekaż ico-1procent Podatku PIT

KRS: 0000318482 - Wpisz w Deklaracji

Dlaczego warto?

przekaż darowiznę

• do 6% dochodu - osoby fizyczne
• do 10% dochodu - osoby prawne

Przekaż darowiznę on-line:

dalej
Wypełnienie pól oznaczonych gwiazdką (*) jest obowiązkowe.
 

Zapisz się na Biuletyn

Co tydzień bezpłatny Biuletyn Aktualizacyjny z nowymi wzorami dokumentów, instrukcjami, poradami, przygotowywanymi przez zespół prawników z aktualnym stanem prawnym.

Fundacja Akademia Liderów i Mikroporady ® udzielają pomocy mikro firmom bezpłatnie i bez ograniczeń.
Nie wyświetlamy żadnych reklam, nie pobieramy opłat od użytkowników, nie udostępniamy pozostawionych danych.

 
x

baner rozlicz pit za 2016 300x300